Основные документы кадрового делопроизводства

Инструкции по кадровой работе

Пожалуй, самый большой объем кадровой работы связан с оформлением приема на работу нового сотрудника. Перечень документов кадровика, необходимых для трудоустройства, легче разбирать в соответствии с этапами приема на работу.

Документы соискателя

Оформление нового сотрудника начинается с проверки предоставленных им документов. При приеме на работу соискатель предоставляет:

  • паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
  • трудовую книжку (за исключением первого случая трудоустройства (ст. 65 ТК РФ) или работы на условиях совместительства);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (при наличии);
  • документ о получении образования (при оформлении на работу, требующую специальной подготовки);
  • документы воинского учета (для военнообязанных лиц);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (при необходимости);
  • заявление о приеме на работу (не обязательно, предоставляется только в случае, если кадровый документооборот организации предусматривает наличие такого документа).

Требования к хранению кадровых документов

Документы соискателя

Кадровые документы важны не только для внутренней отчетности, но и для соответствия трудовому законодательству РФ. Необходимые документы должны храниться в каждой организации, за что отвечают уполномоченные лица. Документацию систематически проверяет инспекция и при необходимости выносит наказание за несоблюдение требований трудового законодательства.

К примеру, нарушение требований ТК по охране труда может повлечь за собой административную ответственность, штраф при которой для должностных лиц колеблется от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, для ООО – от 30 тыс. до 50 тыс. рублей, а при серьезных нарушениях деятельность предприятия могут приостановить на 3 месяца в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Если должностному лицу вынесено повторное замечание за аналогичное нарушение законодательства о труде, он подвергнется дисквалификации на срок 1-2 года.

При нарушении требований законодательства касательно ведения, заполнения и хранения документов строгой отчетности и обязательных бумаг, перечисленных выше, работодатель и кадровый сотрудник несут административную и уголовную ответственность. Подробнее в ст. 419 ТК РФ. При отсутствии обязательных кадровых документов на предприятия работодателю выносится первоначальное замечание и назначается дата повторного визита инспекции по труду, в результате которого все обязательные документы должны быть заведены в соответствии с законодательством.

Статья 13.20 КоАП РФ диктует нормы ответственности за неправильное хранение обязательных документов, в том числе трудовых книжек, личных карточек работников и приказов разного характера.

Нарушение конфиденциальности сведений о сотруднике карается в соответствии со ст. 137 УК РФ. Штраф может достигать 200 тыс. рублей.

Ведение документооборота и хранение обязательных документов на предприятии – обязательное требование для кадровой службы. Контроль этого вопроса осуществляется Государственным архивом РФ и Рострудинспекцией, которые в любой момент имеют право приехать с проверкой на предприятие.

Документы кадровика при изменении оклада сотрудника

Основные документы кадрового делопроизводства

Принимая на работу нового сотрудника, кадровому специалисту нужно ознакомить его с локальными нормативными актами организации и документально подтвердить этот процесс. К локальным нормативным актам относятся: Правила внутреннего трудового распорядка, положения, приказы и регламенты, которые регулируют трудовую деятельность принимаемого работника.

Трудовой договор

Один из важнейших документов кадровика, оформляемых в процессе трудоустройства нового работника, — это трудовой договор. Это документ, который подтверждает наличие трудовых отношений. Трудовой договор необходимо составить в письменной форме в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, а другой передается сотруднику (ст. 67 ТК РФ).

Документы кадровика при оформлении нового сотрудника обязательно должны включать приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Для составления данного приказа можно использовать как существующие унифицированные формы, так и утвержденный в организации бланк. Оформление приказа производится в течение трех дней с момента фактического начала работы.

Данный документ оформляется в соответствии с унифицированной формой №Т-2 для каждого сотрудника компании. В личной карточке необходимо отразить следующие сведения о работнике: личные данные, образование, стаж работы, отношение к воинской службе, кадровые перемещения, отпуска. При заполнении личной карточки можно использовать анкету сотрудника на прием на работу. Данная анкета не является обязательным документом кадровика, но ее наличие значительно облегчает последующее заполнение документов.

Трудовая книжка

Еще один важный документ кадровика– трудовая книжка При оформлении трудоустройства кадровый специалист должен внести соответствующую запись в трудовую книжку нового сотрудника. Сделать это нужно не позднее чем через шесть дней после фактического начала работы (ст. 66 ТК РФ). Если для сотрудника это первый случай трудоустройства, то оформить трудовую книжку ему должен работодатель. Соответственно, к работе кадровика добавляется оформление титульного листа трудовой книжки.

Перейти  Перерасчет коммунальных услуг за какой период можно сделать платежей

Книга учета относится к документам кадровика, которые помогают отслеживать хранение трудовых книжек. В данный документ вносится дата приема трудовой книжки, серия и номер трудовой книжки и вкладыша в нее (при наличии), должность и структурное подразделение вновь принятого работника, а также данные лица, принявшего трудовую книжку у сотрудника.

Работодатель обязан направить сведения о принятом сотруднике, подлежащем воинскому учету, в военкомат. Сделать это необходимо в течение двух недель с оформления трудоустройства (Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом ВС РФ 11 апреля 2008 г.).

К документам кадровика, касающимся изменения оклада сотрудника, можно отнести приказ об изменении оклада или внесении изменений в штатное расписание, а также дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении оклада. Это документы необходимо оформлять, если происходит изменение условий трудового договора, касающихся заработной платы.

Размер оплаты труда является обязательным условием трудового договора. Соглашение сторон позволяет работодателю изменять условия договора с сотрудником (ст. 72 ТК РФ). В случае, когда инициатива по изменению условий трудового договора исходит от работодателя (за исключением трудовой функции), для этого должны существовать веские причины, связанные с изменением организационных или технологических условий труда.

Если определенные ранее условия трудового договора не могут быть сохранены, работодатель вправе внести изменения по своей инициативе (ст. 74 ТК РФ). При этом он обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца до внесения изменений в трудовой договор. Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся работу.

Для оформления увольнения кадровому специалисту необходимо оформить перечень обязательных документов кадровика, причем порядок их оформления будет зависеть от основания увольнения.

Если речь идет об увольнении по собственному желанию, то важно, в первую очередь, получить от сотрудника заявление об увольнении. Если основанием для увольнения считается соглашение сторон, то необходимо составить соглашение о расторжении трудовых отношений между сотрудником и работодателем.

Единственным документом кадровика, который необходимо оформить вне зависимости от причины увольнения, является приказ о расторжении трудового договора. К обязательным процедурам также относится внесение записи в трудовую книжку сотрудника и личную карточку работника. Для кадрового специалиста особенно важно получить подпись сотрудника о получении трудовой книжки. Эта подпись в книге учета и движения трудовых книжек свидетельствует о том, что сотрудник получил документ на руки.

К рекомендованным для каждой компании локальным актам можно отнести следующие положения:

  • положение об отпусках;
  • положение о командировках;
  • положение о работе с коммерческой тайной;
  • положение об аттестации работников и др.

Все перечисленные документы также находятся в ведении кадрового специалиста. Несмотря на то, что они не являются документами кадровика как таковыми, знание правил их оформления и применения важно для каждого специалиста.

Оформление перевода: обязательные документы кадровика

Для оформления отношений с руководителем потребуются те же документы кадровика, которые используются при приеме на работу рядового сотрудника. Однако трудовые отношения с руководителем имеют свои особенности. Все нюансы отношений с руководителем регламентируются главой 43 Трудового кодекса. Например, для руководителей существуют дополнительные основания расторжения трудового договора, которые предусмотрены статьей 278  Трудового кодекса.

Перейти  Подача заявления в ЗАГС правила оформления регистрация

К ним относятся: отстранение от должности руководителя организации-должника в соответствии с законодательством о несостоятельности (банкротстве); принятие уполномоченным органом юридического лица, либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о прекращении трудового договора.

Внешнее совместительство подразумевает работу сотрудника на двух разных работодателей. Внутреннее — позволяет сотруднику занимать две должности в одной организации. В любом случае, с сотрудником должно быть заключено два трудовых договора: на основной должности и по совместительству. При оформлении документов кадровика в случае совместительства, специалисту по персоналу необходимо помнить о том, что на таких условиях запрещена работа несовершеннолетних;

работа с вредными или опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями; другая работа в случаях, предусмотренных федеральными законами. Что касается руководящих должностей, то сотрудник может работать по совместительству у другого работодателя только с разрешения уполномоченного органа организации либо собственника имущества организации (ст. 276 ТК РФ).

Совмещение должностей нередко путают с внутренним совместительством. Тем не менее, они имеют ряд различий по порядку оформления, прекращения, оплате и иным признакам. Совмещение должностей предполагает выполнение сотрудником работы по другой должности наряду со своей основной работой в течение установленной продолжительности рабочего дня (ст. 60.2 ТК РФ).

Совместительство оформляется путем заключения отдельного трудового договора и издания приказа о приеме на работу. В этом случае рабочее время сотрудника находится за пределами установленной продолжительности рабочего времени. Сотруднику начисляется определенная трудовым договором заработная плата. При увольнении совместителя работодателю необходимо расторгнуть трудовой договор, оформив соответствующий приказ.

Что касается документов кадровика в случае совмещения, такие трудовые отношения оформляются путем издания приказа о совмещении. Сотрудник работает в пределах установленного рабочего времени и не освобождается от основной работы. Работодателю необходимо установить доплату для такого сотрудника и зафиксировать ее размер в дополнительном соглашении к трудовому договору. Такой сотрудник не подлежит увольнению. При прекращении совмещения работодателю нужно издать приказ об отмене совмещения и снятии доплаты.

Различают два вида материальной ответственности: полную или ограниченную. Полная материальная ответственность обязывает сотрудника возмещать причиненный работодателю ущерб в полном объеме. При этом при расчете точной суммы необходимо учитывать фактическую рыночную стоимость имущества. Перечень случаев, в которых работодатель вправе потребовать от сотрудника такого возмещения ущерба, приведен в ст. 243 ТК РФ.

При заключении договора о полной материальной ответственности имеет значение возраст работника (с несовершеннолетними сотрудниками, не достигшими 18 лет, запрещается заключать договор такого рода), а также вид деятельности, которую он осуществляет на своем рабочем месте. Договор о полной материальной ответственности относится к документам кадровика, которые оформляются для работников определенной категории: например для тех, кому для выполнения трудовой функции передаются определенные денежные или материальные ценности по должности, предусмотренной Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (утвержден постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85).

Перейти  Купила платье по каким причинам могу его вернуть в магазин

В других случаях ответственность работника ограничивается размером его среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Такая ответственность называется ограниченной материальной ответственностью.

В случаях, когда работодатель сталкивается с необходимостью перевода сотрудника на другую работу или должность, все условия перевода должны быть зафиксированы в соответствующих документах кадровика. Необходимо определить, является ли перевод работника временным (на срок до одного года или до выхода на работу сотрудника, обязанности которого временно возлагаются на другого специалиста) или постоянным (перевод на другую работу или должность у того же работодателя, либо к другому работодателю).

Для разных видов переводов существуют определенные особенности оформления. Постоянный перевод требует письменного согласия сотрудника, которое оформляется в виде заявления. Временный перевод работника в некоторых ситуациях (ст. 72.2 ТК РФ) возможен даже при отсутствии подобного согласия.

К отдельной категории переводов, имеющих специфическое отражение в документах кадровика, можно отнести переводы по состоянию здоровья. Возможность подобного перевода сотрудника регламентируется трудовым законодательством. Перевод по состоянию здоровья возможен если:

  • работник в соответствии с медицинским заключением нуждается во временном (сроком до четырех месяцев) переводе на другую работу;
  • работник нуждается во временном (продолжительностью более четырех месяцев) или постоянном переводе на другую работу по состоянию здоровья, не противопоказанную по условиям медицинского заключения;
  • работник — беременная женщина, нуждающаяся в переводе на работу, которая исключает воздействие вредных производственных факторов.

Что касается оформления необходимых для перевода документов кадровика, к ним можно отнести дополнительное соглашение о переводе и приказ по форме № Т-5. Если работник и работодатель пришли к согласию относительно перевода, им необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором оговариваются все условия перевода.

Кроме того, кадровый специалист должен внести в трудовую книжку сотрудника запись о постоянном переводе (ст. 66 ТК РФ). В личную карточку работника также необходимо внести все сведения о переводе, с той разницей, что сведения в этот документ вносятся независимо от вида перевода. Отметим, что с этой записью сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.

Правила оформления документов кадровика, касающихся командировок, значительно изменились еще в прошлом году. Оформление командировки в 2016 году не требует обязательного составления служебного задания и командировочного удостоверения. Работнику, в свою очередь, не обязательно оформлять отчет о выполненной работе.

Главным документом кадровика, определяющим очередность предоставления отпусков в компании, считается график отпусков (ст. 123 ТК РФ). Ведения графика обязательно для любого работодателя. График отпусков на будущий год составляется ближе к концу года и утверждается не позднее 17 декабря текущего года.

Работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск в соответствие с утвержденным графиком. Кроме того, необходимо оформить соответствующее уведомление и направить его сотруднику не позднее, чем за две недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ). К документам кадровика, обязательным для оформления отпуска также относится приказ о предоставлении отпуска. Кроме того, необходимо заполнение личной карточки сотрудника, в которой отражаются сведения об отпуске.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Что касается документов со стороны сотрудника, трудовое законодательство не обязывает его предоставлять работодателю заявление на отпуск в тех случаях, когда время отпуска соответствует утвержденному графику. То же правило распространяется и на льготные категории сотрудников, которым работодатель должен предоставить отпуск в удобное для них время.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector