Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Регионы (добавочный обязательно):
8 (800) 550-71-06 (доб. 112, бесплатно)

На какой бумаге оформлять документы

Определение документа, его функции и классификация

Определение документа можно найти в стандартах ISO, государственных стандартах Российской Федерации (ГОСТах).

  • документ, документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими
    ее идентифицировать [1];
  • документ (document, records) – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и
    сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой
    деятельности [2].

Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино- и звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ
обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом и функций и т.д.
Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа. Документ выполняет две группы функций:
общую и специальную.

К общим функциям относятся: информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные
функции: управленческая, правовая, функция исторического источника (12-14% всех создаваемых в обществе документов).

Не существует документов, выполняющих лишь одну строго определенную функцию. Любой документ многофункционален. Поэтому разграничить
документы можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

Все многообразие документов разделяется, в первую очередь, на официальные и документы личного характера. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке,
называется официальным.

По стадии создания и оформления деловые документы разделяют на следующие виды:

  • Подлинник (оригинал) официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.
  • Проект документа – деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.
  • Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Существуют нотариальные,
    официально заверенные, простые заверенные, незаверенные, дипломатические и др. копии документов.
  • Дубликат документа – копия, имеющая силу подлинника, оформляется на документы, которые выпускаются в единственном экземпляре (аттестат,
    диплом, свидетельство о рождении и др.).
  • Выписка – копия части документа, оформленная и заверенная в установленном порядке.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские),
технологические, производственные и т.д.

В свою очередь, всю систему управленческой документации предприятия разделяют на:

  • организационно-правовые документы (устав, положение об организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция и др.);
  • организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление);
  • информационно-справочные документы (деловые письма и записки, заявление, протокол, акт и др.).

Существуют и другие классификации деловых документов.

Текст

(структура
текста представлена ниже)

  1. Общие
    положения.

  2. Основные
    задачи отдела.

  3. Функции
    отдела.

  4. Правила
    и обязанности.

  5. Ответственность.

  6. Взаимоотношения.
    Связи.

  7. Организация
    работы.

  8. Оценка
    работы.

На какой бумаге оформлять документы

Руководитель
отдела (подпись) И. О. Фамилия

Визы
согласования: должности, подписи, даты

С
Положением ознакомлены: подписи, даты

Рисунок
Е 2 – Структура документа

«Положение
об отделе управления персоналом банка»

НАИМЕНОВАНИЕ
ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель
организации

(подпись)
И. О. Фамилия

00.00.0000

Все
документы, обращающиеся в организациях,
мож­но классифицировать по следующим
признакам: видам деятельности,
наименованию, способу фиксации информации,
месту составления, степени сложности,
степени гласности (секретности), срокам
исполнения, юридиче­ской силе, стадиям
создания, происхождению, срокам хранения,
степени обязательности, степени
унификации и характеру содержания.

По
видам
деятельности(или
назначению) документы подразделяются
на научно-технические, конструкторские,
технологические, проектно-сметные,
нормативные, орга­низационно-распорядительные,
по личному составу, учеб­но-методические,
плановые, финансово-расчетные,
от­четно-статистические, по бухгалтерскому
учету, торговле, ценообразованию,
изобретениям и открытиям, социаль­ному
обеспечению и др.

По
наименованиюсуществует
множество разновиднос­тей документов.
Приведем лишь некоторые: научные от­четы,
чертежи, схемы, графики, технологические
и другие карты, приказы, распоряжения,
указания, планы и отче­ты, акты,
протоколы, договоры, уставы, инструкции,
справки, докладные, объяснительные
записки, служебные письма, факсы,
телеграммы, анкеты и т. д.

По
способуфиксации
информациидокументы
бывают: письменные (рукописные,
машинописные, типографские, подготовленные
на множительных аппаратах, электрон­ные),
графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По
месту
составлениядокументы
подразделяются на документы, используемые
для решения внешних и внут­ренних
вопросов. Внешняя документация, в свою
очередь, делится на входящую и исходящую
корреспонденцию.

На какой бумаге оформлять документы

По
степенисложностидокументы
классифицируют на простые и сложные
(многоаспектные). Простые — это документы,
в которых рассматривается один вопрос,
в сложных — несколько вопросов.

По
степени
гласностиразличают
документы открытые (несекретные) и
документы с ограниченным доступом
(со­вершенно секретные, секретные,
документы для служебно­го пользования,
с грифом «конфиденциально», «лично»).

По
юридическойсиледокументы
подразделяют на под­линные и подложные.
Подлинные документы в отличие от
подложных бывают действительные и
недействитель­ные. Недействительным
документ становится в результа­те
истечения срока действия или отмены
его другим доку­ментом.

По
срокам
исполнениядокументы
классифицируются на срочные и несрочные.
Срочными являются документы со сроком
исполнения, установленным соответствующими
правовыми актами, резолюцией руководителя,
а также телеграммы и другие документы
с грифом «срочно».

По
стадиям
подготовкидокументы
подразделяются на черновики и подлинники
(оригиналы). Подлинник — единственный
экземпляр документа, оформленный и
под­писанный с черновика в соответствии
с установленными требованиями.

На какой бумаге оформлять документы

С
подлинника могут быть изготовлены
копии, выпис­ки из документа и дубликат
подлинника.

Копия
— идентичное, заверенное должностным
лицом воспроизведение подлинника.
Выписка из документа — заверенная часть
текста подлинника. Дубликат — второй
экземпляр заверенного документа,
имеющего одинаковую силу с подлинником.

По
происхождениюдокументы
классифицируют на слу­жебные (деловые),
подготовленные на предприятиях, в
организациях, и личные письма граждан
с изложением жалоб, предложений, просьб.

По
срокамхранениядокументы
делятся на документы постоянного и
документы временного хранения. Доку­менты
временного хранения, в свою очередь,
подразделя­ются на документы со сроком
хранения до 10 лет и свы­ше 10 лет.

По
степени
обязательностидокументы
бывают инфор­мационные, содержащие
сведения и факты о производ­ственной
и иной деятельности организаций, и
директив­ные — обязательные для
исполнения, носящие характер юридической
или технической нормы.

По
степени
унификацииразличают
документы индиви­дуальные, типовые,
трафаретные, примерные (образцо­вые)
и унифицированные в виде анкеты или
таблицы.

Перейти  Какие документы нужны для РВП и квоты или получения разрешения без квот

Индивидуальные
документыпо
содержанию являются специфическими,
носящими характер разового докумен­та,
излагаемого деловым языком.

Типовымиявляются
документы, рассчитанные на изло­жение
однородных процессов и явлений: типовой
техно­логический процесс, типовые
правила внутреннего распо­рядка и т.
п.

Трафаретные
документыимеют
заранее напечатанный текст с пробелами,
которые заполняются при окончатель­ном
оформлении документа в зависимости от
конкретной ситуации.

Анкета
— способ
представления унифицированного документа
или текста, при котором постоянная
информа­ция располагается в левой
части листа, строками друг под другом,
а переменная вносится в документ в
процессе его составления в правую часть
листа.

Таблица—
форма подачи материала, когда постоянная
информация размещается в заголовках
граф и боковике (заголовки строк), а
переменная (в цифровом или словес­ном
выражении) — на пересечении соответствующих
граф и строк.

На какой бумаге оформлять документы

Примерные
документы(образцы)
носят ориентировоч­ный характер и
используются для составления и оформ­ления
документов по аналогии.

В
хозяйственной деятельности организаций
использу­ются разнообразные документы,
оформляющие взаимоот­ношения сторон,
вступающих в деловое сотрудничество.
Это, в частности, договоры (поставки,
выполнения работ или услуг, аренды и
др.), трудовые соглашения и т. п.

По
характеру
содержаниядокументы
бывают первич­ные и вторичные. Первичный
документ содержит исход­ную информацию,
которая суммируется, обобщается во
вторичных документах.

Распоряжение

00.00.0000№00

Место
издания

Заголовок
начинается с предлога «О…»

Текст
документа начинается с констатирующей
части (излагается цель или причина
издания распоряжения). Констатирующая
часть зачастую отсутствует.

Распорядительная
часть начинается словом

1.
Распорядительные пункты строятся по
схеме: исполнитель — действие — срок.

Контроль
выполнения распоряжения возложить на
(приводятся наименование структурного
подразделения или должности — инициалы,
фамилия).

Должность
лица,

подписавшего
документ (подпись) И. О. Фамилия

Гриф
согласования или визы

Исполнитель
(И. О. Фамилия)

Телефон Идентификатор

электронной
копии

На какой бумаге оформлять документы

В
дело 00-00 (подпись, дата) документа

(может
отсутствовать)

Рисунок
Д3 – Структура документа «Распоряжение»

РЕМОНТНО-МЕХАНИЧЕСКИЙ
ЗАВОД

КРМЗ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

На какой бумаге оформлять документы

23.06.2006
№ 39

г.
Красноярск

Об
использовании в 2007 г.

целевого
фонда амортизационных

отчислений

С
целью планомерного использования в
2007 году це­левого фонда амортизационных
отчислений и в соответ­ствии со ст.
13 «Положения о государственных
предприя­тиях»

1.
Начальника планового отдела Антонову
Ю. П. по согласованию с гл. бухгалтером
завода Белявкиной Н. И. представить до
30.10.2006 г. обоснованные данные о переходящих
на 2007 год остатках и о размере целевого
фонда амортизационных отчислений,
образуемых по плану завода на 2006 год.

2.
Главного инженера завода Либенсон Б.
И. представить согласованные с начальниками
цехов и отделов предложения о проведении
в 2007 году капитального ремонта зданий
и сооружений за счет фонда амортизационных
отчислений.

3.
Контроль исполнения настоящего
распоряжения возлагаю на заместителя
директора по хозяйственной части
Абдулаева С. И..

Директор Плутников
А.
Ф. Плутников

Рисунок
Д 4 – Образец распоряжения

Оформление деловых документов

На какой бумаге оформлять документы

Оформление деловых документов требует соблюдения правил, обеспечивающих, в первую очередь, их юридическую
силу.
Осуществляется оформление при помощи компьютерной техники. Отдельные внутренние документы и документы личного характера (заявления, доверенности, расписки,
объяснительные записки) допускается писать от руки.

Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата A4 через 1,5 — 2 межстрочных интервала, на бланках формата A5 и менее — через один межстрочный интервал,
шрифтом Times New Roman 14. Расстояние между отдельными реквизитами — от 1,5 (большинство деловых документов) до 3 межстрочных интервалов (телеграммы и телефонограммы).

Страницы делового документа подлежат нумерации. Если первая страница документа – бланк, то она считается, но не нумеруется. Все последующие страницы и считаются, и
нумеруются. В документах ограниченного допуска, имеющих соответствующий гриф, нумерации подлежат все страницы.

Номера страниц в деловых документах проставляются арабскими цифрами (без точек и тире) посередине верхнего поля листа бумаги. Допускается выполнение документов с
распечаткой текста на обеих сторонах листа бумаги. В этом случае нумеруются страницы и на лицевой и на оборотной
сторонах.

Стандарт оформления организационно-распорядительных документов, относящихся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенных
в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) представлен в ГОСТ Р 6.

Деловые (управленческие) документы выполняются на чистых листах бумаги или на бланках. «Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация
документа и отводится место для переменной информации» [3].

Другое определение: «Бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа» [4].

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм), цвет бумаги белый или светлых тонов. Каждый
лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 10 мм — правое;
  • 20 мм — верхнее;
  • 20 мм — левое;
  • 20 мм — нижнее.

Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и др.

Бланки формата A3 (420 x 297 мм) проектируют для отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов, содержащих таблицы с множеством граф.

Бланки формата A6 (105 x 148 мм) изготавливают для резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

Образцы общего бланка, углового и продольного бланка письма организации, продольного бланка письма должностного лица, бланка конкретного вида документа организации представлены
в ГОСТ Р 6.30-2003, Приложение Б.

Приложение б Образцы информационно-справочных документов

И.
О. Фамилия

УТВЕРЖДАЮ

Председатель
правления

На какой бумаге оформлять документы

(подпись)
И. О. Фамилия

00.00.0000

Правовой
основой охраны внутренних секретов
органи­заций является Федеральный
закон от 29 июня 2004 г. «О коммерческой
тайне» № 98-ФЗ.

Под
коммерческой тайной понимают
организацион­ную, финансово-экономическую,
научно-техническую и иную используемую
в организации информацию, облада­ющую
реальной или потенциальной ценностью
для сто­ронних лиц, заинтересованных
в ее получении, но не име­ющих законных
оснований для свободного ознакомления
с нею.

Гриф
доступа к документации (в том числе
электрон­ной), содержащей коммерческую
тайну, ставится на всех экземплярах
документов, их черновиках и копиях.

Перейти  Какие гарантии и компенсации предоставляются донарам по трудовому законодательству

Должностная инструкция

(наименование
должности и структурного подразделения
организации по
штатному расписанию)

ТЕКСТ

  1. Общие
    положения.

  2. Функции.

  3. Должностные
    обязанности.

  4. Права.

  5. Ответственность.

  6. Взаимоотношения
    (связи по должности).

  7. Квалификационные
    требования.

  8. Оценка
    работы.

Руководитель

подразделения
(подпись) И.
О. Фамилия

Виза
согласования

юрисконсульта
(подпись) И.
О. Фамилия

Инструкцию

получил: (подпись)
И. О. Фамилия

00.00.0000

Рисунок
Е 2 – Структура документа «Должностная
инструкция»

Когда нужно использовать бланки

В первую очередь нужно помнить, что на бланках изготавливают только первую страницу документа, а остальные последующие страницы выполняются на стандартных листах бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланках создают первый лист делопроизводственной службы каждого экземпляра документа, которые предназначены для отправки из организации.

Организационно-распорядительные документы: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. должны создаваться на бланках документов.

На какой бумаге оформлять документы

Информационно-справочные документы: докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Для таких видов документов можно разработать электронную форму бланков и сохранить их в компьютере. Это позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных форм, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Подготовка макетов бланков является функцией делопроизводственной службы. В ее обязанности также входит обеспечение бланками структурных подразделений, контроль за правильностью использования бланков, своевременное внесение в них изменений (если таковые произошли в организации).

30 — Идентификатор электронной копии документа

Верно

Секретарь-референт Личная
подпись
М. В. Колосков

07.06.2007

Допускается
заверение копии документа печатью,
определяемой по усмотрению организации.

На какой бумаге оформлять документы

Идентификатором
электронной копии документа явля­ется
отметка (колонтитул), проставляемая в
правом ниж­нем углу каждой страницы
документа и содержащая наи­менование
файла на машинном носителе, дату и другие
поисковые данные, устанавливаемые в
организации.

Как оформить реквизиты бланка

Расположение реквизитов на бланках может быть продольным и угловым.

При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Каждая организация вправе выбирать размещение реквизитов при разработке бланков. Состав реквизитов бланка не зависит от варианта их расположения и остается неизменным.

Исходя из удобства применения, можно рекомендовать угловой бланк для писем, а продольный – для распорядительных документов.

Эмблема организации (символическое графическое изображение) должна быть закреплена в учредительных документах организации. В Гражданском кодексе РФ ч. 4 дается следующее определение: «Эмблема – средство визуальной идентификации организации.

В качестве эмблемы могут быть использованы товарный знак (знак обслуживания) или коммерческое обозначение, которые помещаются на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Товарный знак или коммерческое обозначение должны быть зарегистрированы. В этом случае право на их использование охраняется законом, в том числе и на официальных бланках.

На какой бумаге оформлять документы

Эмблема организации размещается на бланке либо на верхнем поле над наименованием организации или на левом поле на одном уровне с наименованием организации – автором документа.

Важно помнить, что НЕ ДОПУСКАЕТСЯ:

  • заменять на бланке наименование организации ее эмблемой;
  • размещать на бланках изображение герба и эмблемы одновременно.

Наименование организации – автора документа печатается сначала полностью, а ниже – сокращенно, но в точном соответствии с учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное название заключается в скобки.

Код организации проставляется согласно Общественному классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО). Код ОКПО является элементом электронной идентификации организации.

Код вида документа заносится в бланк согласно Общественному классификатору управленческой документации (ОКУД). Код ОКУД является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица размещается на бланке в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

На какой бумаге оформлять документы

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) проставляются на бланке также в соответствии с документами, полученными в налоговых органах.

Каждая организация на основе государственных стандартов осуществляет работу с документами с учетом специфики своей деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. Эти внутренние правила оформления документов осуществляются благодаря изданию локальных нормативных актов (регламентов, правил, инструкций).

На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты (данные об организации):

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • наименование организации (автор документа);
  • справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон/факс, адрес электронной почты);
  • код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
  • идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП);
  • код формы документа (ОКУД);
  • отметка для регистрационного номера и даты документа;
  • отметка для ссылки на номер и дату документа.

Основные правила изготовления бланков

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Способ изготовления бланков каждая организация принимает самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа.

Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков является типографский, но бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. В памяти компьютера должен храниться шаблон бланка, на котором печатается текст документа.

Для изготовления бланков используются в основном два формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Каждый лист документа, исполненный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее.

Перейти  Как устанавливается сервитут на земельный участок

Оформление деловых документов

Отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело включает в себя следующие
данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении,
или, при отсутствии такого документа,
краткие сведения об исполнении; слова
«В дело»; номер дела, в котором будет
храниться документ.

Отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело подписывается и датируется
исполнителем документа или руководителем
структурного подразделения, в котором
исполнен документ.

29 —
Отметка
о поступлении документа в организацию

Отметка
о поступлении документа в организацию
содержит порядковый номер и дату
поступления документа (при необходимости
— часы и минуты).

Допускается
отметку о поступлении документа в
орга­низацию проставлять в виде
штампа.

Неологизмы

Неологизмы—
это слова, обозначающие новые понятия
и пред­меты, которые делятся на две
категории: неологизмы, ставшие тер­минами,
и неологизмы-профессионализмы (или
слова профессио­нального жаргона).

Неологизмы
первого типа имеют полное право на
существование в деловой речи. Это слова
типа: спутниковая информация, автоса­лон,
пресс-секретарь, префектура, депозитарий,
телефакс и др.

Неологизмы
второго типа не должны употребляться
в официаль­ной деловой речи.

Заимствованные слова

Заимствованными
называют слова, пришедшие в русский
язык из других языков мира. Часто слова
заимствуются вместе с новыми
понятиями
и предметами. Использование заимствованной
лексики
во
многих случаях вызывает трудности.

На какой бумаге оформлять документы

Наиболее типичной ошибкой является
излишнее употребление иноязычных слов,
их употребление вместо уже существующих
для обозначения понятий привычных
слов, например: «пролонгировать» вместо
«продлить»;

Слова с «универсальным» значением

«До
настоящего времени слабо
ведутся
подготовительные работы по реконструкции
и ремонту инженерных сетей» (слово слабо
означает,
что работы ведутся медленно, неритмично,
неорганизованно, плохо).

«Протокол слабо
отражает
позиции сторон в вопросе формирова­ния
парковой зоны на территории жилого
района Марьино» (слово слабо
означает
«неточно», а может быть, и «предвзято»).
Если в других стилях языка употребление
таких слов воспринима­ется как
нежелательное явление, то в деловых
текстах оно является нор­мой.

Сокращенные слова

Длинные
слова и словосочетания затрудняют их
употребление, поэтому в устной и
письменной речи в целях компрессии
(сжатия) речи для обозначения понятий
используются сокращения.


лексические
сокращения (аббревиатуры)—
сложносокращенные слова, образованные
путем удаления части составляющих их
букв или путем сочетания частей слов:
СНГ, Москапремонт, зам., спец­наз и
др.;


графические
сокращения,
т.
е. применяемые в письменной речисокращенные
обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв. м.,
л., экз. и др.

Аббревиатуры
функционируют как самостоятельные
слова. Гра­фические сокращения словами
не являются, применяются только на
письме и при чтении расшифровываются,
читаются полностью.


инициальные сокращения —
сокращения, образованные из начальных
букв слов, обозначающих понятие; они, в
свою очередь, подразделяются на: буквенные
(при чтении произносятся буквы): МЧС,
ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ;


звуковые
(при чтении произносятся звуки): ГОСТ,
ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС,
ВОСВОД, вуз;


буквенно-звуковые
(при чтении часть слова произносится
по буквам, часть — звуками): ГУВД, ТОО,
ЦТСА, НИОПИК;


слоговые сокращения —
образованные из частей, слогов слов:
зам­пред, Москомзем, Мосзеленстрой,
Доринвест, Мосжилстрой, Мосин-тур,
техред, главбух, завгар;


частичносокращенные слова —
образованные из части или частей I
слови полного слова: Мослесопарк,
Москоллектор, Мосгоркомспорт,
Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;


усечения: зам.,
зав., спец., пред.;


телескопические сокращения —
образованные из начала и конца составляющих
слов: рация (ра[диостан]ция), бионика
(био[логия и электро]ника);


смешанного типа: ВНИИторгмаш,
МосАЭРО, МосгорБТИ.


точечные: стр.
— страница, др. — другие, т. п. — тому
подобные, см. — смотри, эт. — этаж, ул. —
улица и др.;


дефисные: г-н
— господин, гр-н — гражданин;


косолинейные: п/о
— почтовое отделение, б/г — без года и
др.;


нулевые, или
курсивные
(как
правило, так обозначаются физичес­кие
величины: т, кг, см, л);


комбинированные: ж.-д.
— железнодорожный, сев.-зап. — северо­западный
и др.

Слоговые
и частичносокращенные аббревиатуры
пишутся с боль­шой буквы, если обозначают
индивидуальные названия организаций,
учреждений, предприятий: Минздравмедпром,
Моспроект, Мострансагентство и др.

Родовые
наименования пишутся со строчной буквы:
госархив, вуз и др.

Инициальные
аббревиатуры независимо от того, являются
ли они обозначением собственного имени
или нарицательного, пишутся заглавными
буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТК.

НИИТмаш, ВНИИоргтехники
— аббревиатуры, образованные из усеченных
слов (или полного слова и из начальных
букв, пишутся следующим образом: в первой
части первая буква заглавная (если
аббревиатура обозначает имя собст­венное),
остальные — строчные;

При
употреблении графических сокращений
следует помнить, что они не должны
оканчиваться на гласную.

Допускается
употреблять только общепринятые
графические сокращения, зафиксированные
в государственных стандартах и словарях.

Графические
сокращения во множественном числе, как
правило, не удваиваются, исключение
составляют: гг. — годы, пп. — пункты и
некоторые другие.

Не
допускается перегружать текст графическими
сокращениями, не рекомендуется применять
несколько графических сокращений в
коротком тексте.

При
включении в текст документа сокращения
следует тщатель­но проанализировать:
удобно ли такое сокращение для
произнесения, запоминания; не совпадает
ли данное сокращение с уже существующим
сокра­щением для обозначения другого
понятия в той же области или с на­званием
фирмы, организации, торговым наименованием
и др.

Приложение б Образцы информационно-справочных документов

И.
О. Фамилия

«Предлагаем
Вам варианты решений реконструкции
(род. п.) систем отопления, вентиляции и
санитарно-технических установок (род.
п.) жилых и административных зданий
(род. п.)».

«Полностью
разделяем необходимость дальнейшего
обсуждения (род. п.) конкретных аспектов
(род. п.) возможного сотрудничества (род.
п.) Мэрии Москвы (род. п.) и руководства
финской столицы (род. п.)».

На какой бумаге оформлять документы

«Направляем
Вам согласованный с ведомственным
архивом проект номенклатуры дел (род.
п.) Департамента ценных бумаг (род. п.)
АКБ «Кузнецкий мост» (род. п.)».

Широкое
использование таких конструкций
объясняется тем, что при наличии довольно
распространенных предложений в деловой
речи исключение предлогов позволяет
сделать структуру предложения более
прозрачной и легче воспринимаемой.

«Проектом
предусмотрено сооружение здания,
отвечающего миро­вым стандартам»
(вместо: «Проект предусматривает …»);
«Московскими организациями будет
поставлено в Венгрию электро­механическое
оборудование» (вместо: «Московские
организации поставят …»)

«Возможность
ликвидации совместного предприятия
прорабатывает­ся Департаментом
внешних связей Правительства Москвы»
(вместо: «Департамент внешних связей
Правительства Москвы прорабаты­вает…
»).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector