Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Как начать совещание с малознакомыми людьми

Неэффективная работа

Причины, по которым и сам начальник, и все подчиненные тратят бесполезно уйму рабочего времени – это:

  1. Неумелая подготовка самого выступления: не записаны и не выделены заранее главные пункты и требования;
  2. Некомпетентное проведение совещания, когда суть выкладывается неэффективно, недоходчиво и неинтересно;
  3. Отсутствие четких выводов и итогов;
  4. Не зная основ того, как правильно проводить совещание, директора тратят много лишнего времени, вставляя ненужную информацию и ведя беседу не о том.

Эффективность вашей работы, если вы занимаете руководящую должность, напрямую зависит от вашего умения обрисовки конкретных целей работы. Вашим подчиненным вне зависимости от восприимчивости и возможностей понимания должно сразу становиться все ясно. Нужно иметь четкую цель, конкретную информацию и вливать её в уши своим слушателям.

Чтоб верили…

Совещания необходимы в первую очередь для того, что бы поддержать энтузиазм продажников. Половина «сбытового» успеха обеспечивается верой продажника в полезность и востребованность ЕГО продукции.

Вера питает его тогда, когда подтверждение востребованности приходит с рынка не сразу, и в период спадов, не дает подкрастса разочарованию. Поэтому всегда желательно иметь человека, достигшего результата, или, по крайней мере, готового о нем заявить.

Мододое поколение маркетологов уже не помнит Е. Урбанского в роли Василия Губанова, коммуниста в одноименном фильме. В момент наивысшей смуты, волнения народных масс и накала звучит кличь: “Агитатора давай!”. Так народ призывает того, кому хочется верить!

Информация в устах такого сбытового агитатора не должна быть ложной, это моментально вычисляется и работает только в минус. Можно осветить переговорную практику, историю крупных сделок, описать случаи привлечения привередливых клиентов.

Так что совещание сбытовиков ради агитации — принимаю и понимаю.

Во — вторых совещания необходимы для информационного обмена. Круг участников:продажники, ответственные заинтересованные лица. Характер обсуждаемых проблем: текущие конкретные вопросы, накопившиеся за определенный период времени; новая, полученая продажниками информация о рынке.

В — третьих, отчетом продажника о проделанной работе являются не только сделки, которые напрямую стимулируются зарплатой, но и собранная маркетинговая информация, не оплачиваемая в принципе. Для этих целей организуется ежедневник, отражающий по числам коммуникации на каждой территории.

Причины проведения совещания

Как начать совещание с малознакомыми людьми

1. В начале совещания необходимо ознакомить собравшихся с его целями, предметом, основными вопросами;

2. Ознакомить с порядоком проведения и оговорить условия проведения;

3. Ознакомить с регламентом;

Совещание назначаются в срок, удобный для продажников, как правило, во второй половине дня, что обусловлено чисто практическим подходом. С утра продажники должны быть в “поле”. И ещё один фактор в пользу вечернего времени это то, что после завершения мероприятия они из-за возбуждения вряд ли смогут продолжать нормальную работу, и их лучше отпустить домой.

Иной график проведения совещаний возможен только с торговыми пердставителями, когда за каждым из них закреплен регион, удаленный от места проведения совещаний. Так, проведение совещаний во второй половине дня неизбежно приведет к перманентному отсутствию до 50% представителей.

Присутствующие же, вынуждены были преодалеть значительные расстояния и потратить время на переезды от закрепленной за ними территорри до офиса. Энтузиазм, внимание, сосредоточненность и желание внимать организатору совещания будет на уровне погрешности.

Совещание должно начинаться точно в назначенный срок, без ожидания опаздывающих, и, если не случается непредвиденных событий, закончится в предусмотренное время.

Вся информация о том, как проводить совещание, изложена ниже и довольно проста для понимания. Для начала нужно определиться с причинами проведения того или иного собрания подчиненных. Существует список необходимых первоочередных причин, которые оправдывают проведение планерок и летучек:

  1. У вас существует конкретная проблема, которая требует только общего обсуждения. Такой проблемой может быть нововведение, которое коснется каждого и вам нужно принять общее решение.
  2. Вы хотите получить мнение большинства, чтобы подтвердить или опровергнуть свое решение? Группа обсуждает вопросы и дает порой гениальные идеи. У группы есть свои взгляды на любые проблемы.
  3. Если вы имеете четкие указание по определенным должностям и хотите полностью проинструктировать, как должен на данный момент строиться рабочий процесс;
  4. Может существовать много причин, по которым вы сможете ощутить, что группа требует совещания;
  5. Совсем легко догадаться, как эффективно построить и проводить свое совещание, если вы имеете информацию и хотите поделиться ею с остальными. 
Перейти  Особенности предоставления регионального материнского капитала в Ростовской области

Естественно, противопоказаны любые совещания, которые не имели времени на подготовку того, что будет говориться. Лучше отложить проблему и продумать все необходимое, чем проводить бесполезное совещание.

Разобраться, как правильно проводить совещание, и в каких случаях избежать его, довольно просто. Слушайте свою деловую логику и интуицию. Совершенно бестолковыми станут планерки и летучки по вопросу, который либо не имеет никаких путей решения и не требует обсуждения, либо который уже практически решен.

Будьте всегда конкретны во времени. Вы должны давать понять своим подчиненным, что каждая минута имеет значение. Делайте специальные штрафы за опоздания: денежные, физические или моральные. Придумайте метод, при котором все ваше подчинение будет работать как часы.

Разбираясь в тонкостях того, как проводить совещание, нужно разделить это комплексное занятие на части и рассмотреть каждый пункт отдельно.

Вы должны знать конкретно, где именно хотите провести свое совещание и какие средства для этого вам понадобятся (проекторы, телефоны, мультимедийные доски, чертежи или прочее). Обдумайте все вплоть до мебели и размеров помещения.

Цели совещаний

Очень важно определиться с тем, для чего оно вам нужно. Возможно, вы имеете конкретную  информацию, а может перед всем коллективом встала серьезная проблема? Очертите уже изначально цель всеобщего собрания, чтобы от этой цели двигаться дальше.

Для этого нужно руководиться специальным списком, который вы должны иметь не только в уме, но желательно и на бумаге:

  • Дата и время планерки, летучки или совещания, место проведения мероприятия;
  • Укажите, кто проводит это совещание (кроме вас могут присутствовать эксперты или компетентные комментаторы);
  • Напишите список участников (по именам желательно, но если команда очень большая, то по группам, цехам, офисам, секциям и т п);
  • Расставьте ключевые роли;
  • Очертите формат встречи;
  • Временные ограничения в самом проведении или отдельных выступлениях;
  • Определитесь, нужна ли участникам совещания какая-либо специальная подготовка.
  • Временные рамки

Вы должны понимать, что не разберетесь с вопросом как эффективно проводить совещание, если не будете понимать  значения временных рамок встречи. Не забывайте, что человек только первые полчаса активно может воспринимать и слушать информацию.

По целям выделяются следующие типы совещаний:

  • ознакомительное (выдача заданий, повышение квалификации),
  • информационное (обобщение сведений, изучение точек зрения),
  • разъяснительное (убеждение сотрудников в чем-то),
  • проблемное (коллективный поиск решения вопроса),
  • инструктивное (доведение до сведения необходимой информации и объяснения способа действий),
  • оперативное (получение текущих сведений о состоянии дел и определение узких мест), и
  • координационное (обеспечение взаимодействия подразделений).

Эффективность совещаний по сравнению с личными беседами не велика, поскольку они требуют значительных затрат времени и средств, отвлекают от текущих дел продажников, но не всегда сопряжены с конкретной отдачей.

Так, по опыту, до половины совещаний не обусловлены производственной необходимостью, или на них рассматриваются вопросы, не требующие коллегиального решения. Иногда же они вообще созываются из-за перестраховки.

Ваша подготовка

Вы должны иметь на руках все нужные документы и цифры. Вы должны прекрасно понимать что есть секреты того как проводить свое совещание более эффективно, психологически располагая к себе публику. Займитесь своей манерой речи и поведения, постарайтесь быть убедительнее и конкретнее.

К любому совещанию нужно тщательно готовиться следует проанализировать необходимые материалы, составить повестку дня и список обсуждаемых вопросов и найти удобное помещение. Если это не сделано, мероприятие проводить нельзя.

Круг участников совещания необходимо сделать максимально узким.
Следует приглашать только непосредственно торговых агентов, и узко профильных специалистов компании (бухгалтерия, технологи, мерчендайзеры, промоутеры, логисты, маркетологи и т.д.) если один, или несколько обсуждаемых вопросов предполагают их выступление, или консультацию.

Список присутствующих

Определитесь четко с тем, кто именно вам нужен на совещании. Не нужно без разбору приводить на собрание всех, нужно знать, кто в обсуждаемой проблеме компетентен и ссылаться на них. Как вы сможете проводить совещание, если половине людей это может быть совершенно не интересно.

Определившись с целью совещания, пригласите ключевых работников, которые более всего компетентны в теме. Не забывайте про смежные вопросы, которые могут возникнуть во время обсуждения, и без лишних сомнений зовите людей, которые в этих вопросах могут пригодиться.

Перейти  Как оскорбить человека и чтобы за это не осудили

Конечно, даже вопросов не вызывает тот факт, что на собрании должны присутствовать работники, которые должны будут выполнять те или иные функции, обговариваемые на планерке. Всем, кому информация пригодится во время работы, разошлите приглашения.

Хронометраж

Максимальна длительность проблемного совещания с насыщенной повесткой – 1,5 – 2 часа, а обсуждения сложного вопроса в его рамках – 40 – 45 минут.
Ограничение продолжительности такого рода мероприятий, за исключением чрезвычайных случаев, обусловлено тем, что через 30 – 40 минут работы у их участников начинает ослабевать внимание.

Через 70 – 80 минут появляется физическая усталость.

Через 80 – 90 минут развивается “отрицательная активность” – начинаются разговоры и занятие посторонними делами.

Через 2 часа непрерывной работы люди готовы на все, чтобы побыстрее, разойтись.

В то же время через 30 – 40 минут отвлечения внимание вновь автоматически включается.
На практике лучше решить за одно совещание больше вопросов, так как в совокупности на это уйдет меньше времени, обеспечивается четкий ритм работы, люди меньше отвлекаются от темы.

Роли участников

Успех таких мероприятий во многом зависит от их руководителя.
На собрании продажников он не обязательно должен быть представителем администрации, но должен пользоваться уважением и авторитетом у собравшихся и лично знать всех со всеми их достоинствами и недостатками.

Первой обязанностью руководителя является психологическая разгрузка участников и включение их в активную работу. Это достигается созданием доброжелательной обстановки, установлением неформальных отношений, что позволяет наладить свободный обмен информацией, максимально использовать опыт, знания и компетентность людей.

Комфортная обстановка во многом обеспечивается тем, что желающим дают возможность свободно высказывать свое мнение, комментировать различные точки зрения и идеи, спокойно обдумывать ситуацию, готовится к выступлениям и ответам на поставленные вопросы, менять свою точку зрения с появлением принципиально новой информации.

Второй обязанностью руководителя совещания является решение организационных проблем: следование регламенту, обеспечение порядка и дисциплины (не следует допускать хождения, разговоров).

Третья обязанность состоит в управлении процессом обсуждения проблемы и активизации аудитории. Для этого руководитель слушает выступающих, наблюдает за ними, гасит конфликты, напоминает о регламенте, пресекает критиканство, пустопорожние дебаты. Здесь главная задача председателя – поддерживать рабочий настрой и равновесие.

Вздорный: (как правило, агент не выполняющий план, по его мнению по причинам от него не зависящим).
Он нетерпелив, несдержан, возбужденно требует признания своей позиции, поэтому его приходится все время останавливать и требовать хладнокровия и обоснования спорных моментов, если они известны до начала беседы.

Таких людей безопаснее делать своими союзниками, для чего следует побеседовать с глазу на глаз в перерыве, чтобы узнать истинную причину негативной позиции и предложить участвовать в выработке решения.

Опровергать их с помощью других, а в экстремальных случаях надо временно прервать заседание или предложить такому выступающему расположиться в углу помещения или глубоком кресле, что психологически расслабляет.

Позитивист: (как правило, агент проработавший не так давно, но уже достаточно прижился в коллективе).
Добродушен, активно участвует в дискуссии и в совместном подведении ее итогов, оказывает поддержку в трудных и спорных вопросах. На заседании его можно посадить на любое свободное место.

«Знает все»: (чаще всего агент проработавший достаточное время и сформировавший свою систему видения внутрифирменных продаж).
Думает, что лучше других осведомлен обо всем, поэтому встревает в обсуждение любой проблемы.

«Трепач»: (характерная черта чересчур коммуникабельных продажников).
Много говорит без необходимости, не обращая внимания на время. Также рекомендуется расположить рядом с председателем или авторитетной личностью, чтобы его могли тактично останавливать и при “уходе в сторону” требовать конкретности.

«Молчун»: (чаще всего это новые агенты не прошедшие подготовку и не имеющие достаточного опыта).
Не уверен в себе, молчит, боясь ошибиться, поэтому ему нужно деликатно задавать легкие вопросы, ободрять, помогать формулировать мысли, благодарить.

«Пофигист»: (как правило “обиженный” компанией агент. Твердит всем, что собирается уходить, но если его попросят, то ……).
Всегда неприступен, нужно любым способом выяснить причины такого поведения, задавая вопросы информационного характера, заинтересовать в работе, стимулировать активность.

Перейти  Что считается злостным уклонением от уплаты алиментов

Важная птица: (старичок который проработал с основания компании. Всё знает, ни чему не удивляется. Как правило самые большие продажи).
Следует заставить его быть наравне со всеми, используя метод “да, но…”, состоящий в формальном признании и одновременном фактическом опровержении его слов.

Нужно ориентироваться,  как проводить совещание с умом и эффективностью при помощи отведенных для этого специалистов. Вы должны расставлять акценты в любом собрании и задействовать как можно больше ключевых людей.

Если вы выступаете на этой планерке лидером, то вам необходимо самому полностью или же частично вести переговоры. Вы должны доносить до слушателей главные цели и что самое главное – донести результаты и подвести итоги.

Если собрание в форме дискуссии, то вам понадобится посредник, а если дискуссия начинает медленно сползать с намеченной траектории, то для поддержания её обсуждения понадобятся ассистенты. Секретарь необходим для фиксации всего сказанного, а эксперт – для подтверждения или опровержения гипотез и высказывания компетентного мнения.

Подача информации

Чтобы информация лучше усваивалась говорить нужно на привычном аудитории языке, приводить сравнения со знакомыми вещами. Подавать информацию не сплошным потоком, а смысловыми блоками, поскольку восприятие ограничено.

1. Речь должна состоять из коротких фраз (семь плюс – минус два слова), а в выступлении содержаться не более 10 серьезных мыслей, сопровождаемых 3 – 4 аргументами каждая. При этом необходимо учитывать, что лучше запоминаются первые и последние высказывания, слишком быстрая или слишком медленная речь утомляет и отвлекает, а монотонная усыпляет.

2. Во время выступления необходимо демонстрировать убежденность, смотреть на слушателей, говорить после установления тишины, наблюдать за реакцией аудитории.

3. При поддержке аудитории развивать понравившуюся ей тему (но не увлекаться), не вступать в дискуссию во время выступления, не обращать внимания на провокационные выкрики.

4. Для успешного выступления необходимо держать психологическую паузу, чтобы сосредоточить внимание аудитории на какой-то мысли.

5. Для вовлечения аудитории необходимо провоцировать слушателей, вызывая на короткое время несогласие с информацией, задавать аудитории вопросы, воздерживаясь от ответов.

6. На волнующие темы говорить увлеченно, эмоционально, с подробностями и элементами драматизации. Делиться собственным опытом и переживаниями, ни в чем никого не упрекать, но и не льстить и не угрожать.

7. Поменьше использовать слова “должны” и “обязаны”.

8. Иметь в запасе веселые истории и не говорить об одном и том же более 15 минут.

9. Осторожно обращаться с цифрами. В силу увлеченности, периодически так и хочется для приданрия веса назвать пару — тройку цифр. Особенно небрежно относятся к процентам: «Мы можем заработать окло 15% сверх и даже больше».

Основные ошибки выступающих это многословие в начале речи, отсутствие внутренней логики изложения. Затягивание завершающей части или внезапное окончание. Помните, что итоги совещания оцениваются по количеству и качеству выбранных и принятых на них решений, в которые превращаются “домашние заготовки”, сделанные перед их началом: справки, диаграммы, графики и т. п.

В заключение хочу добавить одно: “Продают не компании, продают люди”. Именно люди хотят вести дела с теми: кто им нравится, кому они доверяют и в ком они уверены. Они также хотят, чтобы те, с кем они общаются были сердечными, дружелюбными и профессиональными.

Выводы

Научитесь делать выводы. Как бы ни была убедительна информация, выложенная вами на публику в течение предыдущего часа, Вы должны подвести черту и выдать факт. Для выводов могут требоваться голосования, вы должны быть готовы выступить объективной и компетентной стороной.

Любая команда любит сильного и уверенного в себе оратора. Красноречие – прекрасный дар, но в деловом мире, где каждая минута имеет свою цену, вы должны уметь быстро и качественно доносить информацию до публики.

Если вы будете кратки, конкретны, объективны, внимательны к чужому мнению и настойчивы на своем – любое совещание будет иметь только положительные результаты. Не бойтесь уточнять информацию, требуйте компетентных комментариев, будьте на страже фактам. Не позволяйте никому доминировать над вами и с железной стойкостью несите планку лидера.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector