Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Как прошить книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей

Книга учета движения трудовых книжек (скрепление с помощью пломбы)

Важные детали

1. Проверьте, что обязанности по учету, ведению и хранению трудовых книжек закреплены в должностной инструкции ответственного сотрудника

2. В приказе обозначьте, кто исполняет обязанности уполномоченного лица, если тот отсутствует. Тогда не придется издавать соответствующие приказы каждый раз, когда сотрудник в отпуске, командировке или на больничном

3. Новому работнику, ответственному за трудовые книжки, их передают по акту. Этот документ должны заверить своими подписями оба сотрудника – принявший и сдавший трудовые книжки

Для чего нужен документ. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил № 225). При этом он вправе издать приказ о назначении специально уполномоченного лица по работе с трудовыми книжками. Учет этих документов предполагает оформление и ведение книги учета движения трудовых книжек.

В каком виде составляется. В произвольной письменной форме.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpress

Что обязательно должно быть в документе. Наименование организации и документа, дата составления приказа, Ф.И.О. и должность работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, подписи (с расшифровкой) руководителя организации и ответственного сотрудника.

Важные детали

1.

Количество листов в книге учета должен заверить своей подписью непосредственный руководитель организации, а не сотрудник отдела кадров (

п. 41 Правил № 225

)

2. О вскрытии пленочной пломбы-наклейки будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на ней при попытке ее отклеить (п. 3.16 ГОСТ 31282-2004)

3. Пленочную пломбу приклеивают таким образом, чтобы она захватывала концы нити, выступающие из-под бумаги с записью о количестве листов

Для чего нужен документ. Если в организации нет сургучной печати, книгу по учету движения трудовых книжек можно опломбировать (п. 41 Правил № 225).

В каком виде составляется. Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена Приложением № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Что обязательно должно быть в документе. Наименование организации, фактическая дата начала ведения книги (на титульном листе), пронумерованные и прошитые суровой нитью листы, надпись на последней странице о количестве листов, подпись (с расшифровкой) руководителя организации, его должность, фамилия и инициалы, текущая дата, пломбировочное устройство или сургучная печать.

Звезда
за правильный ответ

Неправильно

Правильно!

Кто должен заверить своей подписью количество листов в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

сотрудник отдела кадров;

бухгалтер;

руководитель организации.

Прошивка

В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка.

Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.

После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Прошивают страницы обычной грубой нитью, никаких нормативных требований на этот счёт не предусмотрено.

Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.

Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным.

Далее осуществляется процедура прошивки с одновременным опломбированием книги учёта. После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов.

Перейти  Приказ о дисциплинарном взыскании - Институт Профессионального Кадровика

https://www.youtube.com/watch?v=ytabout

Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:

  1. Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
  2. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
  3. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
  4. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
  5. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
  6. Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.

Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала.

Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.

Служебная записка

Важные детали

1. Отсутствие сургучной печати или пломбы на книге учета движения трудовых книжек – одно из самых распространенных нарушений, за которое трудовая инспекция выносит предписание

2. На практике пломбировочные устройства можно использовать и в других, не предусмотренных законом случаях. Например, при опломбировании журналов учета трудовых договоров, приказов по личному составу, личных дел и др.

3. Главное назначение пломбы – обеспечивать целостность документа (п. 3.5 ГОСТ 31282-2004)

Для чего нужен документ. Работник должен написать служебную записку о выдаче пломбировочного устройства для скрепления учетного журнала, если такой порядок предусмотрен в локальном акте.

Что обязательно должно быть в документе. Просьба выдать пломбировочное устройство, обоснование причин, почему это необходимо, подпись составителя служебной записки и дата.

Опломбирование

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

К процессу прошивки и опломбирования не предъявляется специальных требований.

Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры. Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

  • пронумерован;
  • прошит;
  • подписанным руководителем организации.

Положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и пломбировочных устройств

Важные детали

1.  Каким именно способом опломбировать книгу учета, законом в деталях не урегулировано. Поэтому организация вправе сама решить, какого способа придерживаться

2.  Сургучной печатью обычно скрепляют документы, которые не требуют длительного хранения, так как сургуч со временем рассыпается, а пломба держится дольше

3.  Пломбировочные устройства изготавливаются из разных материалов, выбор которых остается за работодателем. Главное, чтобы устройство, которым будут скреплять книги учета бланков строгой отчетности, отвечало требованиям ГОСТ 31282-2004 

Для чего нужен документ. В крупных организациях целесообразно закрепить порядок учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и пломбировочных устройств в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ).

Что обязательно должно быть в документе. Наименование организации, вид документа, гриф утверждения документа, содержащий наименование должности, подпись (и ее расшифровку) руководителя организации, дату утверждения документа, порядок учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и пломбировочных устройств.

Важные детали

1. Многие работодатели выбирают для скрепления книги учета пленочную пломбу, потому что она плоская, плотно приклеивается на нитки и не мешает вести записи в журнале

2. Журналы учета выдачи печатей и штампов следует хранить три года (ст. 777 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558)

3. Как правило, пленочные пломбы имеют уникальный номер. Его вписывают на внутренней стороне задней обложки учетного журнала под заверительной надписью о количестве листов 

Перейти  Каковы сроки заполнения трудовой книжки сотрудника при приеме на работу? — Оперсонале

Для чего нужен документ. Пломбировочные устройства – это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия (п. 3.1 ГОСТ 31282-2004). Чтобы снизить риск несанкционированного доступа к опломбированным документам, стоит регистрировать движение пломб в специальном журнале.

Что обязательно должно быть в документе. Порядковый номер записи, дата выдачи пломбы, номер выданного устройства и место его установки, подписи сотрудников, выдавшего и получившего пломбировочное устройство.

Что произошло?

Дмитрий А. работал в ООО «Техстрой»1. Организация находилась в затруднительном финансовом положении, из-за чего заработную плату работникам задерживали. Руководство организации разрешило сотрудникам брать дни за свой счет и использовать их для подработки. Дмитрий А.

Когда сотрудник не вышел на работу, руководитель посчитал, что он отсутствовал без уважительных причин, так как никакого заявления он не подписывал, поэтому уволил сотрудника за прогул с занимаемой должности.

Работник счел такие действия незаконными и обратился с иском в городской суд. Он просил восстановить его в прежней должности, а также взыскать с ООО «Техстрой» среднюю заработную плату за время вынужденного прогула.

Что решил суд первой инстанции

В суде Дмитрий заявил, что трудовой договор с ним расторгли неправомерно. Просил признать увольнение незаконным, восстановить его в прежней должности и выплатить среднюю зарплату за время вынужденного прогула.

Сотрудник ссылался на то, что в связи с задержкой зарплаты руководство разрешило в дни отдыха подрабатывать. Поэтому он взял один день без сохранения заработка, предварительно уведомив об этом руководителя, и прогула не совершал. Кроме того, сотрудник считал, что работодатель нарушил процедуру увольнения.

Городской суд в удовлетворении требований отказал. Он пришел к выводу, что Дмитрия уволили обоснованно, так как он отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин (подп. «а» п. 6 ч. первой ст. 81, ст. 192 ТК РФ, п.

39 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Сотрудник самовольно покинул рабочее место, так как нашел дополнительную работу. Несмотря на то что он поставил в известность непосредственного начальника, согласия работодатель не давал и отгул в установленном порядке оформлен не был.

Работник не согласился с решением городского суда и обратился в апелляционный. Он просил решение суда первой инстанции отменить и принять новое, ссылаясь на то, что обстоятельства, которые имеют значение для дела, были определены неправильно.

ООО «Техстрой» в свою очередь просило решение суда первой инстанции оставить без изменения, ссылаясь на следующее. Тот факт, что Дмитрий совершил прогул, был доказан городским судом при рассмотрении дела.

Как прошить книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей

Привлекая сотрудника к дисциплинарной ответственности, работодатель соблюдал установленную законом процедуру (ст. 193 ТК РФ). Кроме того, работник неоднократно брал дни за свой счет и знал, в каком порядке их предоставляют.

Проверив материалы дела, заслушав объяснения сторон, судебная коллегия приходит к следующему. Дмитрий был уволен с занимаемой должности за прогул (подп. «а» п. 6 ч. первой ст. 81 ТК РФ). Однако он написал заявление о предоставлении дня без содержания на имя директора.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreators

В объяснении сотрудник указал, что не вышел на работу по причине того, что был на подработке, так как выплату зарплаты в организации существенно задерживали, а ему необходимо кормить семью. Эти обстоятельства стороны в суде не оспаривали.

Дисциплинарное взыскание применяют к работнику, если он по своей вине не исполнил или ненадлежащим образом исполнил трудовые обязанности (ч. первая ст. 192 ТК РФ). Работодатель может расторгнуть трудовой договор с сотрудником, если он отсутствовал на работе без уважительных причин в течение всего рабочего дня либо более четырех часов подряд (подп. «а» п. 6 ч. первой ст. 81 ТК РФ). Порядок и срок применения дисциплинарных взысканий установлены статьей 193 Трудового кодекса.

Судебная коллегия не согласилась с выводами суда первой инстанции о том, что Дмитрий А. отсутствовал на рабочем месте без уважительных оснований. Доказать, что сотрудник был привлечен к дисциплинарной ответственности на законных основаниях и с соблюдением установленного порядка, обязан работодатель (п.

Перейти  Что будет если не приватизировать квартиру?

34, 53 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). При этом, привлекая сотрудника к такой ответственности, необходимо учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен (ч. пятая ст. 192 ТК РФ).

Каждый работник вправе рассчитывать на своевременную и справедливую заработную плату, которая обеспечивает достойное существование для него самого и членов его семьи. При этом размер зарплаты должен быть не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда2.

ООО «Техстрой» не оспаривало тот факт, что заработную плату сотрудникам выплачивали несвоевременно. Напротив, в заседании суда апелляционной инстанции работодатель пояснил, что компания находилась в трудном финансовом положении, из-за чего и задерживала зарплату работникам.

Трудовые правоотношения регулируются исходя из принципа взаимности прав и обязанностей сторон. Судебная коллегия учла то, что работодатель свои обязанности по своевременной и полной выплате зарплаты не исполнил (ст. 56 ГПК РФ).

На основании этого апелляционный суд пришел к выводу, что дисциплинарное взыскание к работнику применили без учета тяжести проступка и обстоятельств, при которых он был совершен. С учетом вышесказанного суд признал увольнение Дмитрия незаконным и принял решение о восстановлении его в прежней должности (ч. первая ст. 394 ТК РФ). Также суд постановил выплатить сотруднику средний заработок за все время вынужденного прогула.

О чем должен помнить работодатель

Заработную плату следует выплачивать не реже чем каждые полмесяца в дни, которые определены правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором (ч. шестая ст. 136 ТК РФ). В том случае, если день выплаты зарплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, ее необходимо выдать сотрудникам накануне (ч. восьмая ст. 136 ТК РФ).

Некоторые работодатели считают, что нет ничего страшного в том, что они не соблюдают установленные сроки. Однако это мнение ошибочно, задержка заработной платы может привести к неблагоприятным последствиям для организации.

Материальная ответственность. Сотрудник может приостановить работу, если организация задерживает ему заработную плату на срок более 15 дней (ч. вторая, третья ст. 142 ТК РФ). Когда работодатель будет готов выплатить денежные средства, он должен известить об этом сотрудника.

За весь период приостановления работы сотруднику полагается оплата в размере среднего заработка (ст. 234 ТК РФ, письмо Минтруда России от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337). Также работодателю придется уплатить денежную компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки зарплаты (ст. 236 ТК РФ).

Как прошить книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей

Выбирая наказание за прогул, работодатель вправе ограничиться выговором или замечанием либо вообще не применять взыскание.

Административная и уголовная ответственность. За нарушение сроков выплаты зарплаты размеры административных штрафов достигают 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Уголовная ответственность может быть возложена на руководителя организации, филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения компании, если он не выплачивал зарплату из корыстной или иной личной заинтересованности (ст. 145.1 УК РФ).

В случае частичной (менее половины) невыплаты зарплаты свыше трех месяцев руководителю грозит штраф в размере до 120 000 рублей, принудительные работы на срок до двух лет и т. д. (ч. 1 ст. 145.1 УК РФ).

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertise

Банкротство организации. Сотрудники, которым не выплачивали заработную плату или выходное пособие более трех месяцев, вправе обратиться в арбитражный суд с заявлением о признании работодателя банкротом.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector