Аудит кадрового делопроизводства (этапы проведения)

Суть кадрового аудита

Само слово «аудит», происходящее от латинского корня «audieus» – «выслушивать», подразумевает проверку в основном бумажной отчетности, касающейся той или иной сферы деятельности компании. Цель аудита – не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области. В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления.

Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность. Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации.

ВАЖНО! Аудит персонала – это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности (прибыльности) организации.

ПРОВЕРКА ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ

Независимо от вида кадрового аудита локальные нормативные акты Заказчика подлежат одинаково тщательной проверке с предоставлением информации по всем допущенным нарушениям, а также подробными разъяснениями по их исправлению.

По итогам проверки Заказчику предоставляются следующие сведения:

  • по обязательным локальным нормативным актам, отсутствующим у Заказчика;
  • по нарушениям в имеющихся локальных нормативных актах Заказчика, в том числе в части отсутствия в них обязательной информации.

Аудит необходим при приближающихся проверках со стороны государственных надзорных организаций: трудовой и налоговой инспекций. Кроме того, экспертиза деятельности предприятия на предмет действий в отношении работников может применяться в случаях, когда руководство недовольно процессом взаимодействия с персоналом, хочет понять, где допущены ошибки и как их можно исправить.

Некоторые предприятия проводят ее собственными силами, однако большинство организаций ввиду низкой эффективности проверок, осуществляемых своими сотрудниками, отказались от такого метода и начали заказывать подобные услуги у сторонних специалистов.

Эффективность проведения мероприятия сторонними специалистами очевидна: работники, не занятые в компании, гораздо быстрее смогут найти все недочёты и указать на пути их исправления, да и уровень знаний в кадровой сфере у профессионалов этого дела всегда выше, чем у бухгалтеров, которым за дополнительную плату может быть поручено проведение данной процедуры.

МОЖНО ЛИ ПРОВЕСТИ КАДРОВЫЙ АУДИТ САМОСТОЯТЕЛЬНО?

Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:

  • эффективности кадровой политики, принятой в данной организации, по отношению к ее главной цели;
  • правильности применения законодательной базы;
  • оценки оперативности кадровой службы и системы управления ею;
  • изыскания резервов усовершенствования кадрового управления;
  • выявления отрицательных моментов, тормозящих кадровую эффективность, анализа возможных путей устранения.

Кадровый аудит может быть проведен работодателем без привлечения сторонних специалистов. Некоторые сложности могут возникнуть с проверкой локальных нормативных актов, но и это не является невыполнимой задачей.

При проведении кадрового аудита собственными силами возникают следующие вопросы:

  • сколько времени потребуется работнику кадровой службы на проверку документов кадрового учёта и локальных нормативных актов, и кто во время такой проверки будет выполнять за него текущую работу?
  • есть ли гарантии, что в ходе проведения кадрового аудита ничего не будет упущено, учитывая, что работник кадровой службы не заинтересован в выявлении нарушений, допущенных его подразделением?
  • будет ли достаточной квалификация работника кадровой службы для выявления всех возможных нарушений закона?

В каждом конкретном случае решать это работодателю. Но, в любом случае, оптимальный результат достигается при работе команды специалистов в области трудового права, имеющих опыт проведения кадровых аудитов.

Если после проведения кадрового аудита Заказчик учитывает указанные в экспертном заключении замечания и исправляет их в соответствии с предоставляемыми рекомендациями, а также в дальнейшей работе не допускает их появления, то необходимость в ежегодном проведении кадрового аудита отсутствует.

В этом случае рекомендованная периодичность проведения кадрового аудита – один раз в три года.

Перейти  Если запчасть непотходит как обменять

Заключение

Экспертное заключение – документ, предоставляемый Заказчику после проведения кадрового аудита и отражающий ситуацию по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений.

По итогам проведенной проверки лица, назначенные ответственными за проведение аудита, должны подготовить отчет.В данном отчете указываются ошибки и нарушения в кадровом учете, выявленные при проверке, а также указываются меры по их устранению.

Аудиторский отчет состоит из двух частей. В первой указываются итоги проверки обязательных документов (в том числе, локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, графиков отпусков и штатки и др. документов общего плана). А во второй части описываются результаты аудита по документам каждого отдельного сотрудника (в том числе его трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка и пр.).

Аудит кадрового делопроизводства – является одним из тех инструментов, которые позволяют снизить риски, связанные с нарушениями в ведении учета. Руководители компаний часто отказываются от данной процедуры, так как считают, что обращение к специалистам является довольно дорогостоящим. Однако, проведение аудита возможно и своими силами. Это позволит не только сэкономить на услугах эксперта, но и выявить собственные пробелы в данном вопросе и если они есть, то устранить их.

Объекты аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

  • смена руководства в организации;
  • передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
  • освобождение от должности руководителя отдела кадров;
  • подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
  • формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
  • инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
  • непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

  1. Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
    • планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
    • система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
    • вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
    • аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
    • система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
    • социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
  2. Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
  3. Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.

1 этап – подготовка. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи. Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение.

2 этап – сбор данных. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др. На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений.

3 этап – интерпретация полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму (списки, таблицы, графики, диаграммы и т.д.), выводы на основании используемых методик обработки и сравнения с предыдущими показателями или данными других организаций.

4 этап – итоговый. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

Порядок проведения процедуры

Для исследования кадрового потенциала аудиторы применяют:

  • аналитические методы – изучение документации и статистических показателей эффективности;
  • социально-психологические методы – наблюдение, опросы, анкетирования, беседы;
  • экономические методы – сравнение финансовых показателей с социальными факторами.
Перейти  Порядок изъятия земельного участка у собственника в связи с неиспользованием — investim.info

Проведение кадрового аудита позволяет Заказчикам:

  • объективно оценить текущее положение дел в области ведения кадрового делопроизводства;
  • выявить случаи несоблюдения закона с определением рисков и меры ответственности;
  • устранить нарушения закона путём оформления недостающих документов до возникновения спорных ситуаций и конфликтов;
  • минимизировать риски в области трудовых отношений.

«Целевой» кадровый аудит — 20 / 35 календарных дней.

Кадровый аудит «Выборочный» и «В полном объёме» — от 20 календарных дней (в зависимости от штатной численности работников Заказчика).

Кадровый аудит «К проверке ГИТ» — 10 календарных дней.

Кадровый аудит «ЛНА   ТД» — 7 календарных дней.

В ходе проведения аудита от 2-х до 10-ти рабочих дней проводится проверка документации непосредственно у Заказчика, остальное время требуется для анализа информации и подготовки экспертного заключения.

Для проведения кадрового аудита Заказчик предоставляет специалистам ООО «ТэКа Групп» рабочие места в любом удобном для него помещении: в службе персонала, в переговорной комнате и пр. Компьютеры не требуются, работы выполняются на ноутбуках.

Документы из офиса Заказчика не выносятся, проверка осуществляется исключительно на месте (кроме случая дистанционной проверки по скан-копиям документов).

Параллельно с работой специалистов, осуществляющих проверку документов у Заказчика и заполнение «чек-листов», ведется работа по анализу всех локальных нормативных актов Заказчика (копий документов), поступающих в ООО «ТэКа Групп» на начальном этапе проведения кадрового аудита.

В экспертном заключении вопросам, касающимся локальных нормативных актов Заказчика, отводится отдельная глава.

Объем экспертного заключения зависит от количества допущенных нарушений. В качестве примера — при проведении «Целевого» кадрового аудита в отношении 20 работников за один год, средний объем экспертного заключения составляет 30-40 листов формата А-4.

Специалисты используют в своей профессиональной деятельности следующие методы:

  • Анализ документов, распоряжений, приказов и прочих нормативных документов предприятия, относящихся к личному составу. Поскольку надзорные организации в ходе своих экспертиз обращают внимание в первую очередь на оформление документов в области взаимодействия с персоналом и на наличие в них всех необходимых данных, любой аудитор начинает работу с проверки всех актов и поиска в них фактических ошибок и недочётов в оформлении.
  • Анкетирование руководящих кадров. С помощью анкетирования аудиторская комиссия сможет понять, каким образом осуществляется взаимодействие руководителей с персоналом, и выявить недочёты в подходе каждого руководителя подразделения.
  • Интервью с руководителями по вопросам руководства персоналом. Если у аудитора после ознакомления с результатами анкетирования остаются какие-либо вопросы, он может лично поговорить с начальниками всех подразделений.
  • Проектирование, групповые дискуссии. Группы аудиторов зачастую собирают руководителей подразделений и проводят с ними дискуссии по вопросам управления персоналом, в результате которых у руководящего состава улучшается понимание того, как нужно действовать с работниками для повышения эффективности деятельности и приведения ее в полное соответствие с законодательством.
  • Экстраполяция. При проведении аудитов проверяющие комиссии зачастую переносят ситуацию, сложившуюся в данный момент на предприятии, в будущее и определяют последствия использования такой политики в области взаимодействия с кадрами. В зависимости от того, будут ли последствия позитивными или негативными, выносится решение о правильности политики или её несоответствии компании, желающей развиваться и выстраивать хорошие отношения с сотрудниками.

В ходе проведения мероприятия должны быть проведены следующие работы:

  1. Интервью с руководством, выяснение целей проверки. Перед началом работ аудиторы должны получить общее представление об организации работы на предприятии и стандартах, которыми руководствуется компания в сфере взаимодействия с персоналом. На беседы с руководством уходит, как правило, 1-2 рабочих дня, после чего аудиторы ещё столько же времени тратят на обработку результатов.
  2. Формирование плана-графика. Заказчик оповещает комиссию о сроках, в течение которых должны быть выполнены все работы, а проверяющие, ознакомившись со списком, уточняют, что нужно сделать заказчику, чтобы задачи были выполнены в срок.
  3. Формирование списка проверяемых документов, их анализ. Комиссия определяет отделы, работа с личными делами сотрудников которого будет проведена особенно тщательно, а заказчик осуществляет подбор общих документов, подтверждающих правомочность деятельности предприятия в сфере взаимодействия с сотрудниками. Аудитор ознакомляется с предоставленными актами и выносит вердикт о их соответствии законодательству, а также принимает к рассмотрению личные дела рабочих и приказы, вынесенные в их отношении.
  4. Анализ кадровых документов по категориям сотрудников. Комиссия проверяет документы, регламентирующие отношения предприятия с работниками особых категорий: гражданами иных государств, сменными рабочими, сотрудниками с ненормированным рабочим днём.
  5. Проверка личных дел. Аудиторы собирают личные дела работников компании (все, если проводится сплошная проверка, и выборочно – в случае, если заказчик выдаёт не все документы) и проверяют их содержание на предмет соответствия трудовому законодательству. Для обеспечения соответствия результатов реальному положению дел должно быть проверено не менее 20% от всех личных дел.
  6. Обработка данных, оформление отчётов. После завершения проверки отчёт по проделанной работе вместе с рекомендациями по исправлению недочётов передаются руководству компании.

Вторым этапом проверки является проведение экспертизы.После подготовки необходимых документов и проверки их наличия проверить нужно будет правильность оформления документов на соответствие требованиям законодательства.

При проверке локальных нормативных актов следует обратить внимание на то, что они не должны ухудшать положение сотрудников по сравнению с условиями, предусмотренными трудовым законодательством. Кроме того, с такими документами все работники должны быть ознакомлены под подпись, а это означает, что необходимо проверить наличие всех необходимых подписей.

Перейти  Особенности уплаты и ставка транспортного налога в Московской области

При проверке графика отпусков следует учесть, что в нем должны отмечаться не только отпуска по плану, но и перенос времени отпуска и фактические отпуска. Также следует помнить, что о начале отпуска работодатель должен известить сотрудника за 2 недели, направив ему письменное уведомление.

Штатное расписание должно быть актуальным и утверждено приказом. На все изменения, которые вносятся в штатку также должны быть оформлены приказы.

Табель учета рабочего времени составляется по каждому месяцу и в нем должны указываться сведения по всем работникам, включая из отпуска, прогулы и больничные.

При проверке распорядительных документов следует помнить, что приказы по личному составу хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания для документов использует самостоятельно разработанные формы, то они должны утверждаться приказом директора.

Проверяя трудовые книжки, проверить также следует наличие приказа о назначении ответственного за из ведение. Трудовые книжки подлежат регистрации в Книге учета движения трудовых книжек. В самих трудовых должны быт внесены все записи, а если есть вкладыши, то они должны быть подшиты.

Трудовые договора работодатель обязан заключать с каждым работником, а содержание этого документа должно соответствовать требованиям 57 статьи ТК РФ.

В личных карточках работника должна содержаться только актуальная информация. Кадровые журналы компании в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены подписью и печатью руководителя.

Отчётность по результатам

По итогам анализа кадровой деятельности организации можно сделать выводы относительно:

  • кадровой обеспеченности организации;
  • качества управления персоналом на фирме;
  • преобладающего руководящего стиля;
  • внутреннего климата в коллективе;
  • возможностей внедрения новшеств;
  • потребности в улучшении квалификации персонала;
  • потенциала для построения карьеры на разных должностных уровнях;
  • причин выявленных негативных факторов и пути их преодоления.

Основным документом, в котором оформляются все результаты проверки, является отчёт по аудиту. В нем приводятся результаты проверки деятельности руководителей всех подразделений, оценка этой деятельности (отличная, хорошая, удовлетворительная, неудовлетворительная) и план действий, которого следует придерживаться компании, чтобы к моменту настоящих проверок исправить все недочёты.

При необходимости комиссия может провести с руководством дополнительную встречу и обсудить с ним нюансы осуществления правильной политики в области взаимодействия с кадрами.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector