Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Правила оформления приказа на административный отпуск

Административный отпуск без сохранения заработной платы по инициативе сотрудника

Как уже было сказано выше, приказ составляется работодателем на основании ранее поданного сотрудником заявления. Если речь идет об определенной ситуации, при которой дополнительный отпуск выдается в обязательном порядке, работник должен представить соответствующее документальное подтверждение данного факта.

Составление приказа является обязательным этапом в процедуре предоставления административного отпуска. Именно данный документ будет служить обоснованием отсутствия сотрудника на его рабочем месте в определенные дни.

Приказ приобретает свою юридическую силу только после подписания его уполномоченным лицом, чаще всего – руководителем организации.

Как правило, ответственность по оформлению приказов о предоставлении административного отпуска ложится на работников кадровых служб или отделов делопроизводства. Допускается как написание текста приказа от руки, так и его оформление на компьютере.

Распорядительная часть, безусловно, является главной частью приказа. В ней обязательно должны быть указаны сведения о том, что отпускной период является неоплачиваемым и не будет возмещен сотруднику. Помимо этого, приказ о предоставлении административного отпуска будет недействительным в том случае, если не будут обозначены четкие временные рамки отпускного периода.

После того как документ был подписан руководителем организации либо иным ответственным лицом, с содержанием приказа должен быть ознакомлен и сам сотрудник. Как только он внимательно изучит документ, он также должен поставить собственную подпись на месте с соответствующей отметкой.

Исполнение приказа после его составления представляет собой особую процедуру, в которую входят следующие действия:

  • регистрация в соответствующем журнале приказов. Здесь ставится порядковый номер документа, указывается дата его составления, а также краткое содержание;
  • постановка подписи на приказе уполномоченным лицом;
  • проведение подробного ознакомления сотрудника с содержанием документа и подписание приказа работником.

Только после этого приказ может быть помещен в соответствующую папку для последующего хранения внутри организации.

Как уже было сказано выше, приказ о предоставлении административного отпуска может быть создан и подписан только в том случае, если у работодателя имеется предварительное основание. Таким основанием является письменное заявление, поданное работником лично.

Правила оформления приказа на административный отпуск

Особых требований к данному заявлению законодательство РФ не устанавливает. Оно может быть написано как от руки, так и набрано на компьютере. Однако документ обязательно должен содержать сведения о конкретной причине необходимости предоставления отпуска, а также о точных сроках.

У письменного заявления, в свою очередь, могут также иметься определенные документальные основания. Ими могут выступать различные справки, свидетельство о регистрации брака, о рождении ребенка и т.д. Все эти документы обязательно должны быть подшиты к приказу о предоставлении административного отпускного периода.

Еще одним важным моментом будет являться тот факт, что законное право на уход в административный отпуск появится у сотрудника лишь тогда, когда руководитель составит и подпишет соответствующий приказ.

Если он, по каким-либо причинам, еще этого не сделал, неявка работника на службу может быть расценена как полноценный прогул. В таком случае у работодателя могут появиться основания для последующего увольнения данного работника.

В том случае, если работодатель нарушает действующие трудовые нормы и не предоставляет административный отпуск особым категориям работников, следует как можно скорее обращаться в суд. В качестве доказательств необходимо будет представить соответствующие документы, например, медицинские справки об инвалидности и т.д.

Как правило, в таких ситуациях судебный орган полностью поддерживает позицию сотрудника, чьи законные права были нарушены.

В таком случае у работника появляется право взыскания морального ущерба за допущенные нарушения. 

Таким образом, в случае использования длительного отпуска за свой счет на 15.03.2016 работнику вместо 28 дней будет полагаться только 25,67 календарных дней отпуска (28 дн. / 12 мес. х 11 мес.).

По общему правилу предоставление административного отпуска – это право работодателя. Работнику такой отпуск может быть и не предоставлен.

Правила оформления приказа на административный отпуск

В ст. 128, ст. 173 ТК РФ предусмотрен перечень случаев, когда работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет по заявлению работника.

Лица, которым работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы Максимальная суммарная продолжительность отпуска в календарных днях в году
Участники ВОВ 35
Работающие пенсионеры по старости (по возрасту) 14
Родители и жены (мужья) военнослужащих, сотрудников ОВД, федеральной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы) 14
Работающие инвалиды 60
Работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников 5

Обязанность работодателя предоставлять отпуск без сохранения заработной платы предусмотрена ТК РФ и в отношении других лицстатьями 173, 174, 286, 319 ТК РФ и иными федеральными законами. Коллективный договор также может предусматривать отдельные случаи обязательного предоставления административных отпусков.

Единой формы заявления на административный отпуск не существует. В заявлении работнику необходимо указать причину отпуска, а также срок, на который работник просит этот отпуск предоставить. Срок отпуска можно указать как даты начала и окончания отпуска или в виде продолжительности в днях с определенной даты.

Перейти  Приказ об удержании из заработной платы

Причину отпуска в заявлении можно не уточнять, достаточно указать «по семейным обстоятельствам». Однако в случае, если предоставить отпуск работодатель обязан, причину целесообразно конкретизировать, а при необходимости, и подтвердить соответствующими документами.

На основании заявления работника работодатель оформляет приказ, используя самостоятельно разработанную форму или унифицированную форму № Т-6 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

                                                                                                            Генеральному директору                                                                                                                                      ООО «Сигма»                                                                                                                                                          Румянцеву В.П.                                                                                                                                                      от переводчика отдела переводов                                                                                Стрельцовой Е.А.

Заявление

Прошу Вас предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 27.06.2016 по 01.07.2016 включительно в связи с регистрацией брака.

23.06.2016

Переводчик                 _________________      Стрельцова Е.А.

Отпуск без оплаты согласно ТК РФ бывает обязательным и необязательным, т. е. в некоторых случаях работодатель не может отказать в предоставлении такого отпуска работнику, написавшему соответствующее заявление, а в некоторых случаях – может и не пустить сотрудника в отпуск за свой счет.

Категория работников Обязанность работодателя предоставлять отпуск за свой счет Максимальная продолжительность отпуска за свой счет Документ, подтверждающий право на отпуск (копии)
Всем работникам, кроме ниже перечисленных Не обязан. Отпуск за свой счет предоставляется на усмотрение работодателя По соглашению между работодателем и работником (ст. 128 ТК РФ)
Работники, у которых родился ребенок Обязан 5 календарных дней (ст. 128 ТК РФ) Свидетельство о рождении
Работники, которые вступают в брак Свидетельство о заключении брака
Работники, у которых умер близкий родственник Свидетельство о смерти

Говоря об отпуске за свой счет, предоставляемом в связи с рождением/свадьбой/смертью, стоит отметить следующее:

1. Так как на момент написания соответствующего заявления работник вряд ли будет иметь подтверждающие документы, то представить их он может уже после отпуска
2. Отпуск по вышеуказанным обстоятельствам работодатель должен представить по каждому из таких обстоятельств. Например, если в одном году у работника произошло и радостное событие (допустим, свадьба) и печальное (смерть родственника), в общей сложности работнику должно быть предоставлено 10 календарных дней отпуска.
3. Работодателю имеет смысл прописать в локальном нормативном акте (ЛНА) перечень родственников, подпадающих под понятие близких в связи со смертью которых работнику будет предоставлен отпуск за свой счет. Причем работодатель не вправе сократить перечень близких родственников, указанных в ст. 14 Семейного кодекса, но вправе его расширить.

Работники, имеющие инвалидность Обязан 60 календарных дней в году (ст. 128 ТК РФ) Справка об установлении инвалидности (Приложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 24.11.2010 № 1031н)
Работники, являющиеся пенсионерами по возрасту Обязан 14 календарных дней в году (ст. 128 ТК РФ) Пенсионное удостоверение
Работники, приходящиеся родителями и супругами военнослужащим, сотрудникам органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибшим/умершим вследствие ранения/контузии/увечья, полученных при исполнении служебных обязанностей, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением службы Обязан 14 календарных дней в году (ст. 128 ТК РФ) — свидетельство о смерти;
— свидетельство о рождении/заключении брака;
— документ, подтверждающий, что смерть наступила по причине ранения/контузии/увечья, полученных при исполнении служебных обязанностей
Работники, которые допущены к вступительным испытаниям в ВУЗы Обязан 15 календарных дней (ст. 173 ТК РФ) Справка-вызов (утв. Приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368)
Работники, являющиеся слушателям подготовительных отделений ВУЗов в целях прохождения итоговой аттестации
Работники, которые совмещают учебу с работой и обучаются по очной форме по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата/специалитета/магистратуры Обязан — 15 календарных дней в учебном году – для прохождения промежуточной аттестации;
— 4 месяца — для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых госэкзаменов;
— 1 месяц – для сдачи итоговых госэкзаменов (ст. 173 ТК РФ)
Работники, которые были допущены к вступительным экзаменам в учебные заведения среднего профессионального образования Обязан 10 календарных дней (ст. 174 ТК РФ)
Работники, которые совмещают учебу с работой и обучаются по очной форме по имеющим государственную аккредитацию программам среднего профессионального образования Обязан — 10 календарных дней в учебном году – для прохождения промежуточной аттестации;
— 2 месяца – для прохождения государственной итоговой аттестации (ст. 174 ТК РФ)
Работники-совместители Обязан Разница между ежегодным оплачиваемым отпуском по основному месту работы и ежегодным оплачиваемым отпуском по совместительству (если отпуск по основному месту работы длиннее совместительского отпуска) (ст. 286 ТК РФ) Приказ о предоставлении отпуска по основному месту работы или справка с основного места работы
Работники, являющиеся народными дружинниками и внештатными сотрудниками полиции Обязан 10 календарных дней (ч. 3 ст. 26 Федерального закона от 02.04.2014 № 44-ФЗ) Удостоверение народного дружинника/внештатного работника полиции
Работники, являющиеся членами избирательных комиссий/кандидатами на выборах Обязан На время исполнения обязанностей/Со дня регистрации кандидата до дня официального опубликования общих итогов выборов (ст. 11, ст. 24 Федерального закона от 26.11.1996 № 138-ФЗ, п. 3 ст. 16, п. 1 ст. 42 Федерального закона от 10.01.2003 № 19-ФЗ, ч. 4 ст. 22, ч. 1 ст. 47 Федерального закона от 18.05.2005 № 51-ФЗ) Удостоверение члена избирательной комиссии/кандидата
Работники, являющиеся доверенными лицами кандидата/партии Обязан На период действия своих полномочий (ч. 4 ст. 48 Федерального закона от 18.05.2005 № 51-ФЗ, ч. 3 ст. 43 Федерального закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ, п. 3 ст. 43 Федерального закона от 10.01.2003 № 19-ФЗ, п. 4 ст. 55 Федерального закона от 22.02.2014 № 20-ФЗ) Удостоверение доверенного лица кандидата/партии
Работники, являющиеся добровольными пожарными Обязан 10 календарных дней (п. 7 ст. 18 Федерального закона от 06.05.2011 № 100-ФЗ) Соответствующее удостоверение
Работники, имеющие звание Героя СССР или РФ, а также работники – полные кавалеры Ордена Славы Обязан 3 недели в году (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1) Книжка Героя/орденская книжка
Работники, имеющие звание Героя Социалистического Труда или Труда РФ, а также работники — полные кавалеры ордена Трудовой Славы Обязан 3 недели в году (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5-ФЗ)
Работники, являющиеся супругами военнослужащих Обязан Разница между ежегодным отпуском самого военнослужащего и отпуском жены/мужа (если отпуск последних имеет меньшую продолжительность) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ) — свидетельство о заключении брака;
— справка с места службы супруга-военнослужащего о продолжительности его отпуска
Работники, являющиеся ветеранами боевых действий Обязан 35 календарных дней в году (пп. 11 п. 1 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ) Удостоверение ветерана боевых действий
Перейти  Какие документы необходимы для оформления квартиры в наследство

Точка зрения законодательства

Действующие нормы ТК РФ допускают возможность предоставления работникам нескольких выходных дней за их счет, то есть без соответствующей оплаты. При этом основной акцент ставится на том, что у сотрудника обязательно должны иметься веские причины необходимости отсутствия на работе.

Степень уважительности высказанных причин всегда должен оценивать руководитель организации – именно он решает, действительно ли описанные сотрудником обстоятельства являются вескими. Вместе с тем, существуют и исключения, при которых работодатель, вне зависимости от конкретных причин, будет обязан представить работнику административный отпуск по его требованию. К таким причинам можно отнести следующие:

  • рождение ребенка у работника;
  • свадьба;
  • похороны близкого человека. 

Во всех вышеуказанных случаях период административного отпуска не должен превышать 5 дней. Помимо этого, отдельным категориям сотрудников предоставляется право и на получение регулярного дополнительного отпуска, который также является неоплачиваемым. К этим категориям можно отнести:

  • сотрудников, являющихся участниками ВОВ;
  • работников, уже вышедших на пенсию в связи с наступлением соответствующего возраста;
  • близких родственников погибших сотрудников полиции, а также работников таможни и иных государственных структур;
  • работников, имеющих статус инвалида.

Дополнительный отпускной период может быть предоставлен и учащимся в связи с началом сессии, написанием дипломной работы, государственными экзаменами и т.д.

Работодатель также может установить и иные дополнительные обстоятельства, при которых его работники смогут претендовать на отпуск за свой счет в течение года. Однако данная информация обязательно должна быть закреплена в коллективном договоре либо ином внутреннем документе, действующем в компании.

Приказ на административный отпуск

Ознакомиться с образцом приказа об отпуске за свой счет можно здесь.

В приказе на административный отпуск должны содержаться следующие данные:

  1. Номер и дата документа, его наименование.
  2. ФИО работника и его должность.
  3. Табельный номер сотрудника.
  4. Период трудовой деятельности, за который предоставляются неоплачиваемые дни.
  5. Крайние даты отпускного периода, его продолжительность.
  6. Информация о причинах освобождения от служебных обязанностей со ссылкой на ходатайство работника.

Приказ визируется руководителем организации и под роспись предоставляется работнику для ознакомления.

. Далее в нужную графу вписывается количество календарных дней отдыха и указывается конкретный период перерыва в работе. Приказ подписывает руководитель организации. С этим распоряжением обязательно надо ознакомить сотрудника под подпись.

Фото-4

Свою роспись работник ставит непосредственно в форме приказа в соответствующей строке. Документу надо присвоить порядковый номер, указать дату составления и  зарегистрировать в журнале приказов по личному составу.

Особенности составления и главные задачи приказа

Особенности оформления приказа о предоставлении административного отпуска могут различаться в зависимости от конкретной организации и действующих в ней правил. Однако его содержание должно включать в себя следующие обязательные части:

  • шапка. Здесь указывается стандартная информация об организации – ее полное название, адрес и т.д. Как правило, текст шапки набирается заранее, на компьютере;
  • общая часть. Сюда включается информация о самом сотруднике – его ФИО, должность, наименование структурного подразделения к которому он прикреплен и т.д. Помимо этого, здесь указываются и причины предоставления административного отпуска, которые указал работник;
  • распорядительная часть. Содержит непосредственную сущность распоряжения руководителя, например: «Предоставить (ФИО сотрудника) административный отпуск на период с «…» по «…».
Перейти  Заполнение декларации 3 НДФЛ при покупке квартиры

В начале 2000-х годов Министерство труда разработало и утвердило специальные формы для приказов, так или иначе связанных с персоналом в организациях. Сейчас применение данных форм не является обязательным, однако ими по-прежнему можно воспользоваться, по усмотрению ответственного лица.

Если же отпуск предоставляется с согласия работодателя, то в заявлении можно написать «по семейным обстоятельствам», без конкретизации этих обстоятельств.

Генеральному директору

ООО «Шелковый путь»

Шелкопрядову Г.С.

от бухгалтера

Сметаниной Л.К.

Заявление

В соответствии со статьей 128 Трудового кодекса РФ, а также по причине наличия у меня инвалидности III группы прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 06.06.2016 г. на 5 календарных дней.

Копию справки об установлении инвалидности прилагаю.

Фото-5

30.05.2016 г.                                                                                                                                Л.К. Сметанина

  1. Количество необходимых дней.
  2. Причину, по которой необходимо получить освобождение от работы, желательно подтвержденную документально.

Приведем образец заявления на административный отпуск.

Прошу предоставить мне административный отпуск без сохранения заработной платы сроком на пять рабочих дней с 09.03.2018 по 16.03.2018 в связи с рождением ребенка. Свидетельство о рождении прилагаю.

Обязательно в правом верхнем углу заявления нужно указать наименование организации и ФИО руководителя, ФИО и должность заявителя, а в нижнем – дату и личную подпись.

Документ передается в отдел кадров или напрямую руководителю.

  • дни неоплачиваемого отпускного периода не включаются в страховой стаж;
  • период отдыха за свой счет не принимается во внимание при исчислении среднего оклада;
  • руководитель не вправе предоставлять дни без сохранения зарплаты с последующим увольнением;
  • нельзя переносить неиспользованные дни за свой счет на следующий год;
  • при выходе на больничный в период освобождения от работы за свой счет сотруднику не будет выплачено пособие по нетрудоспособности;
  • в трудовой стаж входят только 14 дней неоплачиваемого отпускного периода;
  • при выходе во время нахождения в отпуске без содержания в декрет первый прерывается, и женщина получает полагающееся ей пособие;
  • отдых без сохранения жалования не продлевается если выпадает на нерабочие дни.

Если по каким-то причинам работодатель не согласен с желанием работника использовать дни за свой счет, он ставит соответствующую резолюцию на заявлении. Сотрудник должен обязательно с ней ознакомиться, чтобы не заработать прогулы.

Административный отпуск без сохранения заработной платы по инициативе сотрудника

Отдыхать за свой счет можно в течение календарного года и использовать сразу все положенные дни или брать их частями. Стороны трудовых отношений должны сразу договориться о продолжительности такого отдыха, его начале и конце.

  1. Узаконение брачных отношений.
  2. Рождение ребенка.
  3. Смерть близкой родни.

В каждом из этих случаев необходимо как минимум три дня, а если событие произошло в другом городе или стране, то и больше. Согласно трудовому законодательству, максимально работник может взять 5 дней за свой счет. Во всех этих случаях работодатель не имеет право отклонить просьбу сотрудника.

Все остальные причины, по которым можно попросить у работодателя дни за свой счет относятся к категории «семейные обстоятельства или иные уважительные причины». Здесь уже сам работодатель решает отпустить сотрудника или нет.

Проверить важные события кадрового учета

Таблица 1. Максимальное количество дней административного отпуска

Категория лиц

Максимальный административный отпуск, дни

Участники ВОВ

35

Лица пенсионного возраста

14

Инвалиды любой группы

60

Супруги или родители военнослужащих и приравненных к ним лиц, погибших при выполнении должностных обязанностей

14

Согласно статье 263 Трудового Кодекса также имеют право на неоплачиваемые дни отдыха работники, имеющие:

  • двух и более детей, не достигших 14-летнего возраста;
  • несовершеннолетнего ребенка-инвалида;
  • ребенка до 14-ти лет, которого воспитывают в одиночку.

Во всех этих случаях работодатель должен лояльно относиться к заявлению на административный отпуск и предоставить его работнику сроком до 14 дней.

Рассчитать отпускные

 Есть еще одна категория лиц, которая имеет безусловное право на дни административного отпуска за свой счет, связанная с образовательной деятельностью. Данные по этой группе лиц приведены в таблице 2.

Таблица 2. Административный отпуск для учащихся

Категория лиц

Длительность отпускного периода

Лица, сдающие вступительные экзамены

15 дней

Лица, посещающие подготовительные отделения организаций образовательного звена высшей категории для прохождения итоговой аттестации

15 дней

Лица, получающие образование по программам магистратуры, бакалавриата и прочее, по очной форме для преодоления промежуточной аттестации

15 дней в течение учебного года, 4 месяца для написания и защиты дипломной работы, месяц для сдачи гос экзаменов

Административный отпуск по инициативе работника: максимальный срок

Если работник подал запрос на предоставление ему дней за свой счет и работодатель удовлетворил его просьбу, то сроки отдыха также обсуждаются сторонами. При этом нужно учитывать, что максимального административного отпуска по срокам нет. Но есть риск потерять часть дней из оплачиваемого отпускного периода.

Это произойдет в том случае, если работник использует за год более четырнадцати календарных дней за свой счет. Каждый такой день не будет включаться в трудовой стаж и, соответственно, давать право на основной оплачиваемый отдых. Рассмотрим на примере.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector