Как правильно написать информационноеуведомительное письмо образец

Информационное письмо

Оформление таких писем, прежде всего, зависит от их содержания. Они могут информировать, рекламировать, сообщать информацию различного характера, например, сроки действия договоров, новых продуктах компании или ее деятельности.

Такие письма могут служить как средство привлечения внимания потенциальных покупателей к продукции компании. Их правильное написание полностью регулируется правилами деловой переписки. Образец письма-извещения, в частности его структура, соответствует принятым нормам, необходимым при общении посредством писем. Существуют такие разновидности информационных писем:

  • письмо, сообщающее какую-либо информацию — извещение или уведомление;
  • письмо-заявление о намерениях его отправителя;
  • письмо-подтверждение о получении чего-либо;
  • письмо-напоминание о необходимости выполнения условий;
  • письмо рекламного характера, предоставляющее сведения о компании, ее услугах и продукции.

Правильное написание писем имеет несколько общих правил. Бланк представляет собой лист бумаги, чаще всего формата А4, на котором в правом углу расположено обращение — кому адресовано письмо, в левом верхнем углу ставится штамп.

Текст самого извещения принято располагать в середине бланка. А в самом низу обычно ставят подписи, оставляют контактные данные: ФИО, телефон и адрес организации. Если руководителей у фирмы несколько, то подписей будет несколько.

Такие письма рассылаются широкому кругу лиц, среди которых могут быть как физические лица, так и юридические компании. Текст извещений для компаний и организаций принято начинать с глагола действия в форме первого лица в единственном или множественном числе.

Образец письма-извещения для каждого определенного случая индивидуален, но такие письма объединяет их цель донести до получателя информацию различного характера.

В общем виде информационные письма представляют собой способ передачи сведений официального характера.

Такой формат переписки – один из самых распространенных. Его применяют и государственные органы власти, и различные учреждения, и коммерческие структуры.

Информационные письма служат одной единственной цели – поставить в известность какое-то лицо, проинформировать его о каких-либо событиях. Например, это может быть разъяснение о применении нормативных актов, передаваемое из вышестоящего органа в подчиненные структуры, о расторжении договора, и т.д.

Помимо общих для всех информационных писем правил для каждого их подвида существуют свои собственные нюансы.

В частности, для писем-уведомлений эти нюансы состоят в следующем:

  • в письме пишется обязательно его название – «Уведомление»;
  • основной текст письма делится на две части. В первой части указывается причина составления письма, а во второй части – готовые решения, выводы, предложения;
  • к письму-уведомлению часто оформляются приложения, о которых может идти ссылка и внутри документа и с общим указанием их количества в конце текста. В этом случае пишется слово «Приложения», после него ставится двоеточие и идет перечисление прилагаемых документов с указанием количества их экземпляров и листов. Например, «Приложение: трудовой договор №1 от 12.12.12 с Ивановым И.И. на 5 л., 2 экз.»;
  • обязательно проставляется отметка об исполнителе. Она делается после подписей,
    в левом нижнем углу, с указанием фамилии, имени и отчества исполнителя, его телефона и даже названия структурного подразделения, где данное лицо работает.

Что касается основного текста письма-уведомления, то его содержание зависит от сути рассматриваемого вопроса.

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции.

    Как правильно написать информационноеуведомительное письмо образец

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перейти  Образец искового заявления о признании купли-продажи квартиры недействительной

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.

    Исх. № 1111111
    от «10» ноября 2012 г.
    Директору ООО «Север»
    И.И.Ивонову

    О смене директора

    Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № xx от xxxxxxx г. С xxxxxxx г. директором ООО «Мишень» назначен Петров Петор Петрович

    Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.

    С уважением,
    Директор ООО «Мишень»
    Петров П.П. Петров

    Напишите, что у вас за фирма и чем она занимается, какую пользу может извлечь получатель из сотрудничества с вами – словом, всё стандартно. В два абзаца уложиться не получится, оптимальный объём – около одной страницы.

    Инфо

    И не забывайте о том, что письма должны быть напечатаны на вашем фирменном бланке. Это общее правило оформления всей исходящей деловой корреспонденции.

    Важно

    Как правильно написать уведомление? Образец данного документа будет представлен несколько позже. Перед этим следует изучить всю актуальную информацию по созданию оного.

    Среди основных видов уведомлений выделяют:

    • о расторжении договора/соглашения;
    • налоговые;
    • об изменении договора;
    • о задолженностях;
    • об оказании услуг;
    • информационные.

    Это далеко не все типы изучаемого документа. Но именно они встречаются на практике чаще всего. Есть еще один момент, на который рекомендуется обратить внимание. Типы писем Как правильно написать уведомление?

    Как правильно написать информационноеуведомительное письмо образец

    Они различаются по целям. И среди них можно отыскать уведомления.

    Перед этим важно помнить, что:

    • документ составляется организацией, которой задолжали денежные средства;
    • отправляется в качестве письма с уведомлением о получении или отдается получателю лично в руки;
    • направляется спустя сутки после даты (времени), указанной в договоре или установленной по закону, отведенной для погашения долга;
    • уведомление направляется с актом сверки.

    Как только все вышеперечисленные нюансы учтены, можно посмотреть, как правильно написать уведомление о задолженности. Гражданин получит письмо приблизительно такого типа: «Уведомление о возникновении долга.

    Уведомляем вас, Иванов Иван Иванович, что по договору № 55555 от 25.08.2009 г. по поставкам молочных продуктов у вас возникла задолженность перед компанией «ООО МолокоПлюс». Общая сумма задолженности на 15.04.2010 г.

    Внимание

    Приводятся конкретные детали о мероприятии (о времени, месте и условиях), имеющие целью привлечь к участию получателя письма. Образец письма-извещения Учебный центр «Папка» приглашает Вас принять участие в семинаре по теме «Перспективы налогового администрирования крупнейших налогоплательщиков».

    Семинар будет проводиться 08.02.2014 в 11-00 в здании ГОУ «Калининградская академия государственной службы» по адресу: г. Калининград, ул. Гагарина, 127. Программа семинара прилагается.

    Регистрация участников будет проводиться с 10-00. Просим предварительно подтвердить Ваше согласие об участии в течение пяти дней. По всем вопросам обращайтесь в наш офис или по телефону 246-54-22. Приложение: на 2 л. в 1 экз. Письмо-уведомление – несет в себе официальную информацию, представляющую ценность для адресата.

    В них речь идёт о том, что собирается предпринять адресант в ближайшем или отдалённом будущем. Например, повысить цены, прекратить сотрудничество с адресатом или самоликвидироваться.

    • Письма-подтверждения.

      Тут всё скучно и банально – «здравствуйте, Иван Иванович, товар получил, сопроводительные документы к нему тоже прислали, спасибо, всего доброго».

    • Письма-напоминания. В них адресату сообщается, что тому нужно что-то сделать – например, выполнить свои обязательства по договору.
    • Рекламно-информационные письма.

      Как правило, они самые длинные и часто напоминают коммерческие предложения. Чтобы эти послания кто-нибудь прочитал, они должны быть хоть немного интересными и не слишком банальными.

    • Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать.
      Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру».

    К примеру, если адресат должен произвести оплату, то письмо-напоминание может содержать информацию о сроках, сумме и реквизитах данной оплаты. Письмо-подтверждение свидетельствует о получении чего-либо (товара, оплаты, документов и т.д.).

    Перейти  Как правильно вернуть бракованную электротехнику в магазин

    Какие деловые письма бывают

    Информационные письма составляются в произвольной форме, но по общим для всех правилам:

    • оформляются обязательно на бланке организации;
    • к самому письму в качестве пояснений прикладывают различные приложения;
    • как правило, письмо подписывает руководитель компании-отправителя.

    Кроме того, информационное письмо должно содержать ряд обязательных реквизитов:

    • наименование Адресата и его данные – адрес, телефон;
    • наименование и справочные сведения (адрес, ИНН, телефон, электронная почта) отправителя письма;
    • дата и номер документа (для регистрации корреспонденции и для последующей переписки);
    • заголовок, расшифровывающий содержание письма;
    • сам текст документа;
    • указание на наличие приложений;
    • отметка об исполнителе операции, о которой идет в письме речь, или о составителе документа, с которым можно связаться по указанным тут же телефонам;
    • подпись ответственного лица или руководителя компании.

    Это общие правила, которые распространяются на все виды информационных писем.

    Однако содержание основного текста писем будет значительно отличаться в зависимости от цели и вида письма:

    1. письма-сообщения. С их помощью автор информирует о фактах, которые интересны автору и адресату. Как правило, оформляется на 1 листе и начинается со слов: «Сообщаем вам…», «Доводим до Вашего сведения…». Являются ответом на другое письмо или оформляют чью-то инициативу;
    2. письма-извещения. Основная цель таких писем – сообщение о проведении какого-либо публичного мероприятия, в частности, конференции, совещания, и т.д., с указанием места проведения, программы и прочих аналогичных сведений. Данные письма рассылаются широкому кругу лиц, а потому реквизит «Адресат» обычно не заполняется или заполняется общими фразами без ссылки на конкретное лицо. Например, «участнику конференции». Подписывается руководителем фирмы-устроителя мероприятия, либо уполномоченным лицом;
    3. письма-уведомления. Такие письма содержат в себе информацию, которая представляет ценность только для адресата. Поэтому их содержание может уместиться на одном листе либо растянуться на несколько, и быть дополненным приложениями.

    Эти информационные письма – основные виды. И самым распространенным из них считается письмо-уведомление, поскольку оно составляется на любые события, о которых необходимо уведомить другую сторону. Поэтому стоит более подробно остановиться на их оформлении.

    Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то

    проще всего

    это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

    Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

    Он идеально подходит для ИП или ООО на

    УСН

    ,

    ЕНВД

    ,

    ПСН

    ,

    ТС

    , ОСНО.

    Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов.

    Попробуйте и Вы удивитесь

    , как это стало просто!

    Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

  • заключение.
  • В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    образец письма извещения

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Также к таким письмам относятся извещения о смене стоимости услуг (тарифных планов), о предстоящем проведении совещания и т.д. Рекламно-информационные письма отличаются наличием какого-либо предложения, услуг или акций.

    Кто должен выступать в роли автора письма

    Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора.

    Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

    На что обращать внимание при составлении письма

    Если письмо оформляется с цель оповещения о наличии задолженности, то:

    • составляется на имя руководителя компании-должника;
    • вручается лично для проставления отметки о получении, либо отправляется по почте с уведомлением. Но всегда дублируется по электронной почте;
    • отправляется письмо на следующий день после окончания срока, предусмотренного договором для погашения долга;
    • одновременно отправляется и акт сверки.

    Первая часть – основание может оформляться следующими словами: «Уведомляем, что у Вас возникла задолженность перед ООО «Компания» по договору № от Числа по поставкам алкогольной продукции в адрес Вашей компании, осуществленных по накладным:  №… от ……..

    на сумму (в т.ч. НДС 18%). Общая сумма Вашей задолженности на «Дату» перед ООО «Компания» составляет…. (в т.ч. НДС 18%).» А далее обычно указывается срок, в течение которого дается возможность для погашения долга, и то, что последует за нарушением этого срока.

    Перейти  Возврат товара поставщику с истекающими сроками годности

    Если уведомление оформляется на расторжение договора с поставщиком или покупателем, то:

    • в первой части документа указывается информация о расторжении договора, реквизиты этого договора (наименование, №, дата и место составления), пункт, дающий право на расторжение;
    • далее указывается основание для расторжения договора. Например, нарушения условий договора (и каких), и иные причины;
    • указывается срок, с которого расторжение договора вступает в силу;
    • и (или) предусматриваются условия для сохранения отношений.

    как написать письмо извещение

    Начинают письмо обычно так: «Согласно п.№ Договора № от Числа наша организация вправе расторгнуть с Вами указанный договор в одностороннем порядке в связи с …)».

    При составлении письма-уведомления по поводу увольнения сотрудника это письмо должно быть обязательно вручено увольняемому под роспись. Если он отказывается принимать документ, то об этом составляют акт, который, в свою очередь, подписывают свидетели данного отказа.

    Это будет считаться вручением уведомления. В самом письме обязательно прописывается основание увольнения. Например, «Сообщаем Вам, что заключенный между Вами и ООО «Компания» Договор № от Числа подлежит расторжению на основании статьи….

    Письмо-уведомление о перепланировке помещения, не требующей получения специального разрешения на работы:

    • носит обязательный характер;
    • служит основанием для проверки на соответствие указанных в нем работ возможности реализовывать их без разрешения;
    • пишется в произвольной форме, но с указанием проведенных работ, адреса их проведения, и со ссылкой на документ о праве собственности на объект, где проводилась перепланировка (или указывается договор социального найма).

    Составляется данное письмо с целью внесения изменений в техпаспорт квартиры.

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

      Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

      Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

    3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Юридическая помощь
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

    Adblock detector