Как правильно проводить инвентаризацию на складе

Как ускорить инвентаризацию товаров на складе благодаря спецпрограммам и сервисам

Ручная инвентаризация склада – это долгий и утомительный процесс, требующий закрытия склада. Также немалую роль играет человеческий фактор – малейшая невнимательность и результаты оказываются под сомнением.

Автоматизированная инвентаризация товаров на складе – быстро, при помощи терминала сбора данных, экономия времени, нет ошибок, сокращение штата складского персонала, без остановки складских процессов, данные проверки не искажаются и не подделываются.

  Инвентаризация склада «вручную» Автоматизированный учет остатков на складе
Для каких складов подходит Для складов с небольшим количеством товаров. Средние и крупные склады с адресной системой хранения.
Влияние на складские процессы Высокое т.к. задействовано много сотрудников и есть необходимостью «парализовать» перемещение товаров на время проверки. Отсутствует: учет и сверка происходят без простоев.
Как влияет человеческий фактор Высокое влияние как неумышленное (усталость, невнимательность), так и умышленное (ошибки в подсчетах, «подгонка» под учётные данные). Минимальное: персонал склада не влияют на подсчет и сведение данных.
Сложности Инвентаризация может занять больше времени, чем планировалось. Если материально ответственное лицо увольняется – теряются данные. Если перемещения товаров не фиксировались, то возможно возникновение недостач или фактов несоответствия данных.
Основные этапы 1. Подготовительный: необходим порядок на складе, свободный доступ к товарам.

2. Документальный: все действия должны оформляться.

3. Остановка всех процессов склада.

4. Кадровый: персонал склада отрывается от выполнения своих непосредственных обязанностей.

5. Данные проверки сверяются с данными учётной системы.

1. Создается база данных номенклатуры и её количества.

2. Данные собираются и подсчитываются при помощи ТСД.

3. Из ТСД данные автоматически загружаются в учётную систему.

4. Результаты анализируются автоматически.

Инвентаризация – это сверка реального наличия товара с количеством, которое указано в документах.

Перейти  Получение расчета при увольнении по собственной инициативе

Как провести инвентаризацию остатков в многомиллионном складе?

Как правильно проводить инвентаризацию на складе

Ревизию и учет товаров на складе можно сделать проще, если вооружить членов комиссии сканерами штрих-кода.

Другим важным инструментом работы являются товароучетные сервисы, которые помогают сверять фактические данные с цифрами на бумаге.

Например, товароучетная программа Бизнес.Ру не только помогает сверять количество, но поможет заполнить форму ИНВ-3, выполнить оприходование и списание.

Рассмотрим пошагово, как с помощью сервисов «Бизнес.Ру» упростить эту процедуру.

  1. Как создать документ об инвентаризации: для этого надо открыть меню «Склады» и подраздел «Инвентаризация» и нажать «Создать».

Откроется окно, где надо выбрать:

  • число проведения ревизии;
  • название фирмы и склад.

Далее необходимо добавить товары, которые были посчитаны на складе. Это можно сделать через кнопку «Добавить». Если хочется автоматизировать добавления товаров, можно заносить в таблицу:

  • группами, выбрав «Занести из группы»;
  • с помощью сканера штриховых кодов.

Возле товара будут отмечены остатки на складе, которые есть по документам.

Инвентаризация склада

Членам комиссии надо будет лишь заполнить столбец с реальным количеством товаров, подсчитанным вручную.

Программа сама выделит отклонения от учтенного числа. Цифры с плюсовым или минусовым знаком появятся в соответствующем столбце.

Далее необходимо создать документы для оформления излишков или недостачи на складе. Это делается автоматически.

Излишки, выявленные в результате ревизии, необходимо оприходовать. Только так фактическое количество занесется в систему.

Для создания документа надо выбрать «Оформить оприходование».

По результатам таблицы будет составлен документ, при необходимости туда можно будет внести изменения.

Когда при ревизии выявилась недостача, товар надо списать. Для этого существует кнопка «Оформить списание». Документ, как и в первом случае, будет создан автоматически.

Как правильно провести инвентаризацию на складе

Почти у каждой организации или индивидуального предпринимателя существует склад, где хранятся товары, изготовленная продукция или материалы для использования в деятельности.

Перейти  Как правильно оформить заявление на аванс в счет заработной платы образцы для скачивания

Для того, чтобы четко знать какими ресурсами располагает фирма, необходимо вести учет на складе. Сверка наличия ценностей на складе с информацией из учетной программы называется инвентаризацией.

Как правильно проводить инвентаризацию на складе

Допустим, собственник бизнеса заметил, что материалы, которые покупаются для использования в работе, бесследно «теряются» в недрах склада. Для выявления фактов хищения проводится инвентаризация.

Как правило, на складе заведует кладовщик, материально – ответственное лицо. При его увольнении, во избежание недоразумений, необходимо провести инвентаризацию остатков на складе.

Ну и, конечно, в конце года, чтобы сверить все остатки для составления итоговой отчетности, тоже проводится инвентаризация.

Это основные причины, чтобы подсчитать количество ценностей, находящихся на складе.

Сверка количества ценностей на складе и в бухгалтерской программе дело серьезное. Для начала инвентаризации в организации издается приказ по форме ИНВ-22 и создается специальная инвентаризационная комиссия.

Задача такой комиссии – фиксировать все факты инвентаризации.

Руководитель решает, кто входит в состав комиссии. Обычно это не менее 2 человек. В комиссию входит бухгалтер, управленческий работник, другие сотрудники организации. Материально – ответственное лицо склада не может входить в состав комиссии, поскольку его деятельность проверяется посредством инвентаризации.

Обязательно выбирается председатель инвентаризационной комиссии. Обычно им становится либо сам руководитель, либо представитель управления.

Стоит учитывать, что затраты на проведение инвентаризации в рабочее время и в не рабочее время разнятся. Но в любом случае, инвентаризация склада стоит денег, так как требуется выплатить работникам двойной тариф за работу в выходной.

Как правильно проводить инвентаризацию на складе

Если же инвентаризация проводится сотрудниками в рабочее время, то возможность выполнения ими своих непосредственных обязанностей не рассматривается. Налаживание автоматизированного учета поможет не увлекаться внеплановыми инвентаризациями.

Выделяют 4 этапа этой процедуры:

  • подготовка;
  • подсчет;
  • анализ и сверка с количества товара в документах;
  • публикация итогов.
Перейти  Виды и правила получения грантов на открытие и развитие бизнеса

Суть подготовительной части в написании приказа по форме ИНВ-22. Несмотря на то, что бланк этого документа утвержден более 20 лет назад, на него до сих пор ориентируются при формировании распоряжения приказа.

Подпись под приказом может ставить руководитель компании, заместитель руководителя или главбух.

Подробно о плюсах проведения ночной инвентаризации читайте здесь

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector