Что такое расходная накладная и как она составляется

Как составить простую расходную накладную

В некоторых случаях можно считать, что товарная накладная и расходная являются одним документом. И, учитывая тот факт, что с 2013 года обязательное сопровождение материальных ценностей конкретной унифицированной формой накладной не требуется, то правильным будет согласиться с этим мнением.

И все-таки, разница у этих двух документов есть. Товарная накладная требует особой четкости в оформлении, потому что сопровождает товар от продавца к покупателю. В случае неверных параметров

Данная накладная имеет стандартную форму, и, как уже говорилось выше, рекомендуется для применения с сфере общепита. Она вполне понятна и удобна, поскольку содержит весь перечень необходимых сведений:

  • название компании,
  • структурное подразделение, которое ее выписывает,
  • названия продуктов, требуемых для приготовления,
  • их количество и стоимость,
  • а также подписи всех ответственных сотрудников, в том числе лиц, отпускающих и принимающих продукцию.

Утвердить накладную своим автографом должен и руководитель организации.

Составляется документ в двух экземплярах,

  • один из которых передается в бухгалтерию предприятия (в связке с отчетом движения продукции товаров со склада),
  • а второй остается у того работника, который непосредственно получил отпущенный товар — с момента получения продукции и до передачи ее в работу он считается материально-ответственным за нее лицом.
  1. Вначале указывается наименование предприятия и структурное подразделение, которое выписывает документ.
  2. Затем справа в колонку с кодами вносятся шифры различных классификаторов (по необходимости).
  3. Ниже в соответствующих ячейках вписывается номер документа, а также дата его составления.
  4. После этого нужно дать ссылку на основание: здесь пишется номер требования на отпуск товара, а рядом вносится точное время передачи продукции (часы и минуты) — это связано с тем, что продукты питания являются скоропортящимся товарам.
  5. Потом указывается фамилия, имя, отчество материально-ответственного лица, т.е. того сотрудника, который непосредственно забирает продукцию из кладовой.
  6. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. Сюда вписываются сведения
    • о наименовании товара (т.е пишутся конкретные виды продуктов питания),
    • их единица измерения (килограммы, литры и т.п.),
    • количество затребованной по накладной-требованию и реально отпущенной продукции,
    • цена за одну единицу товара
    • и общая сумма.

    В строке «Итого» подводится итог внесенным выше сведениям.

  7. Образец накладной на отпуск товара по форме ОП-4, часть 1

    Заполнение оборотной стороны бланка формы ОП-4

    С обратной стороны документа идет продолжение таблицы.

  8. После внесения в нее полного списка получаемых со склада продуктов, подводятся результаты общих показателей по отпущенному количеству и стоимости товаров.
  9. Ниже прописью вносится опять же общая сумма по накладной и ставятся подписи всех сотрудников, задействованных в процессе, с указанием их должностей, фамилий и инициалов.
  10. Также документ должен быть удостоверен подписями заведующего производством и руководителя компании. Все автографы должны быть расшифрованы.

Если товарная накладная оформляется по общепринятой форме ТОРГ-12.

ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата России № 132 от 25.12.1998 г. и найти ее можно в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. Оформляется она при отпуске ТМЦ на сторону, причем делать это можно как в бумажном, так и в электронном формате (здесь опять же понадобиться электронная подпись).

Документ заполняется также в двух экземплярах – по бумажке на каждую из сторон сделки. Подписывается ТОРГ-12 руководителем компании, главбухом или уполномоченным лицом (на него должна быть оформлена доверенность).

Итак, начнем заполнение со сторон, участвующих в отгрузке.

  1. В графе «Организация-грузоотправитель» указываем ООО «Первый», его адрес и реквизиты, а также структурное подразделение – склад мебельного производства.
  2. В графе «Поставщик» также прописываем информацию по ООО «Первый».
  3. В графах «Грузополучатель» и «Плательщик» — сведения по ООО «Второй».
  4. В графе «Основание» указываем № и дату договора между сторонами.
  5. Заполняем в правой части бланка необходимые коды, указываем № и дату транспортной накладной.
  6. Проставляем № самой накладной и ее дату, например № 12 от 08.06.2018 г.

Теперь заполняем табличную часть:

  • Проставляем № п/п
  • Указываем наименования товаров, их коды (если принято номенклатурное кодирование);
  • Проставляем единицы измерения, количество, цены без НДС за единицу товара;
  • Высчитываем суммы, подводим итоги.

Далее после табличной части указываем число листов в приложении (пусть у нас будут выданы паспорта на товар на 6 листах), проставляем количество порядковых записей в табличной части. Количество мест и массу груза считаем по необходимости, для товаров в нашем примере это не требуется.

Далее указываем прописью итоговую сумму, должности и ФИО лиц, подписывающих документ со стороны поставщика, их подписи. В графах для покупателя указываем реквизиты доверенности водителя, его подпись в графе «Груз принял». Затем после получения груза свою подпись ставит представитель грузополучателя, получивший груз.

Чтобы зарегистрировать продажу продукции или ее передачу в другое подразделение с одного из складов, создайте расходную накладную. Для этого:

Перейти  Какие документы составляются комисаром при дтп

  1. Выберите в меню пункт

    Товары и склады

    Накладные.

  2. Нажмите кнопку

    Создать

    и выберите пункт

    Расходная накладная. Новую накладную можно создать на основе уже существующей. Для этого выберите пункт контекстного меню

    Скопировать.

  3. При необходимости отредактируйте автоматически сгенерированный номер накладной. Номер может отсутствовать, если шаблон нумерации настроен так, что при создании документа ему не хватает данных для генерации. В этом случае система предложит сгенерировать его при сохранении документа.
  4. В поле

    Дата и время выдачи товара

    укажите дату и время, когда накладная должна быть проведена.

    По умолчанию берется значение, заданное в настройках торгового предприятия, см. Настройки учета.

    Если там же установлена галочка

    Подставлять дату по последней накладной, то данное поле будет заполнено значением из последней зарегистрированной в системе накладной.

  5. Чтобы при создании отчетов данные этого документа были отнесены к той или иной концепции, выберите ее название в поле

    Концепция.

  6. Из списка

    Тип покупателя

    выберите поставщика, сотрудника или гостя. В зависимости от этого дебетуется соответствующий счет:
    • Для поставщиков (покупателей) – «Задолженность перед поставщиками».
    • Для сотрудников – «Текущие расчеты с сотрудниками».
    • Для гостей – счет «Депозиты гостей».
  7. Из списка

    Покупатель

    выберите покупателя (или получателя) из справочника.

    В качестве покупателя можете выбрать одно из подразделений, если предприятие входит в сеть под управлением iikoChain и там настроена такая возможность.

    В этом случае создаваемым документом будет зарегистрировано внутреннее перемещение: на складе-покупателе сформируется приходная накладная.

  8. Если все товары отгружаются с одного склада, то чтобы не задавать его для каждого товара вручную, поставьте галочку слева от поля

    Отгрузить со склада

    и выберите его из списка. Если в настройках предприятия установлена галочка

    Подставлять склад по последней накладной, то данное поле будет заполнено значением из последней зарегистрированной в системе накладной.

  9. В полях

    Счет выручки

    и

    Расходный счет

    задайте счета из плана счетов, на которых должны быть соответственно учтены деньги от продажи товара и списана его стоимость.
  10. Для каждой отгружаемой позиции:

    1. Выберите название позиции из списка в поле

      Наименование товара у нас

      (или добавьте позицию по штрихкоду, если подключен сканер штрихкодов).
    2. Тип элементов, доступных для выбора, определяется тем, какая закладка выбрана над заполняемым списком: «Все», «Товары», «Блюда», «Заготовки», «Услуги» или «Модификаторы».
    3. Если элемент номенклатуры имеет несколько размеров, и они настроены в его карточке, то заполните поле

      Размер. При выборе товара автоматически подставляется размер по умолчанию. Если такой не настроен, то выбирается первый по порядку в шкале.

    4. Введите количество товара в поле

      В таре

      .
    5. Укажите отпускную цену товара. Цена указывается за единицу фасовки (тары), включая НДС, ее можно задать вручную или автоматически.
  11. Есть несколько способов автоматического заполнения цен на позиции расходной накладной:

    Способ расчета цены Как рассчитать Пример использования

    По наценке
    Действия → Рассчитать цену по наценке Для расчета по себестоимости и заданной наценке

    По действующему прейскуранту
    Действия → Рассчитать цену из прейскуранта Если для контрагента был создан специальный приказ

    По себестоимости
    Действия → Отгрузить по себестоимости Для расчетов с сотрудниками или внутренних перемещений
    По последней приходной накладной Действия → Отгрузить по ценам из последнего прихода Для внутренних перемещений
  1. Заполните поля на закладке

    Доставка и оплата:

    • В поле

      Срок оплаты

      подставляется расчетная дата оплаты документа: к дате проведения накладной прибавляется количество дней отсрочки платежа, а также учитывается день платежа. Эти параметры заданы в


      карточке поставщика
      .

      на закладке

      Контроль цен.

      Если отсрочка платежа не указана, то срок оплаты введите вручную. По сроку оплаты можно проконтролировать своевременность оплаты документа в окне приема платежей.

    • Поле

      Дата оплаты

      заполните вручную после приема платежа от контрагента.
  2. Нажмите кнопку


    Сохранить и закрыть.

    По умолчанию все накладные сохраняются с проведением. Если вам нужно сохранить накладную без проведения, снимите галочку


    С проведением.

  • если одно из лиц, задействованных в передаче товарно-материальных ценностей действует на основании доверенности, информацию об этом также надо внести в расходную накладную, указав ее номер и дату выдачи.

Расходная накладная

Что такое расходная накладная и как она составляется

Расходная накладная формируется только материально ответственным лицом в двух экземплярах, один из которых остается у стороны отдающей, другой — у принимающей. В ней указываются основные параметры, требующиеся для учета на складе. Так как единой формы нет, то можно указывать любые дополнительные данные.

Условно документ делится на три части: «шапка», таблица в середине, нижняя часть.

Согласно этому делению в «шапке» может прописываться следующая информация:

  • Название организации продавца,
  • ИНН,
  • № договора,
  • Наименование склада (города) и другие реквизиты.

Если верхняя часть в основном остается неизменной, то середина меняется полностью в каждом новом документе, кроме этого занимает большую часть накладной. В ней отображаются следующие данные:

  • Перечень материальных ценностей, которые отпускаются, по принципу: в одной строчке – один артикул (наименование),
  • Количество по каждой строчке отдельно (кг, тонны, шт. и т.д.),
  • Стоимость по графе,
  • Общая сумма по каждому наименованию (артикулу).

Нижняя часть содержит основную информацию об ответственных лицах и является итогом, включает:

  • Общую сумму ценностей, передаваемых по документу,
  • Данные об ответственных лицах (должность, ФИО, подпись): кто отпустил и кто принял,
  • Место для печати (обозначается как «М.П.»), ставят обе стороны, если юридические лица,
  • Дата, когда совершена отгрузка,
  • Если продукция отпускается или принимается по доверенности, то ее данные тоже указываются здесь.

Что такое расходная накладная и как она составляется

Обычно организации формируют расходные накладные по итогам смены ответственных работников или по итогам каждого операционного дня. В них отображается информация по движению мат. ценностей: проданные и возвращенные на остатки.

За основу расходной накладной чаще берут формы Торг-12 или Торг-14, но многие организации создают и свои, удобные для них, варианты. Документ выполняется в программе Excel в форме таблицы и распечатывается на обычной офисной бумаге.

Образец расходной накладной

В накладной всегда должны указываться только правдивые и своевременные данные.

Какой бланк использовать для оформления накладной и как его заполнять?

Отмечу два важных момента:

  1. Выписывать товарную накладную надо при любой отгрузке ТМЦ на сторону.

Конечно, если у вас покупает товар простое физлицо, то ему обычно вообще никакие документы не нужны. Но не забывайте, что вам надо будет списать материалы в расход, поэтому здесь документальное оформление отгрузки важно с точки зрения возможных споров с налоговиками. Например, если у вас УСН (Доходы — расходы), то вы списываете товары в расход по мере их реализации.

  1. Выписывать товарную накладную можно по-разному.

Можно использовать самостоятельно разработанный бланк накладной с учетом обязательных реквизитов, а можно применять унифицированную форму № ТОРГ-12. Причем в подавляющем большинстве случаев используется именно ТОРГ-12: она стандартна и всем понятна – и покупателям, и поставщикам, и налоговой.

Теперь по порядку расскажем об этих двух вариантах.

Из расходной накладной можете распечатать:

  • Товарную накладную по форме ТОРГ-12.
  • Упрощенную форму товарной накладной.
  • Счет-фактуру.
  • Требование-накладную по форме М-11.
  • Товарно-транспортную накладную по форме 1-Т.
  • Накладную на отпуск материалов на сторону по форме М-15.


Для этого нажмите кнопку

Действия

и выберите нужную форму.

Чтобы распечатать

Товарную накладную

с названиями товаров поставщика, нажмите кнопку

Действия

и выберите пункт

Печать (по товарам поставщика).

Документ напечатается правильно, если при его формировании позиции были найдены по коду или наименованию товара у поставщика.

Покупатель может запросить сертификаты качества и безопасности на продукцию. Чтобы их распечатать из расходной накладной:

  1. Выберите пункт Действия → Удостоверение качества и безопасности или Сертификаты. В первом случае сформируется удостоверение и маркировочные ярлыки на каждую позицию накладной, во втором – только удостоверение качества и безопасности.
  2. В открывшемся окне:

    • Номер удостоверения подставляется автоматически: к номеру предыдущего удостоверения прибавляется единица. При необходимости введите его вручную.
    • Укажите Дату изготовления продукции.
    • Введите номера Санитарно-эпидемиологического заключения и Сертификата соответствия.
    • Укажите Дату отгрузки продукции покупателю.
  3. Что такое расходная накладная и как она составляется

  4. Нажмите кнопку Отчет.

Расчет отпускной цены по наценке

Что такое расходная накладная и как она составляется

Отпускные цены на продукцию торгового предприятия могут формироваться системой автоматически на основании ее себестоимости и заданного значения наценки.

Для применения данного механизма величина наценки должна быть задана в номенклатурной карточке элемента номенклатуры на закладке

Дополнительная информация.


Для определения себестоимости в накладной также должен быть выбран склад расхода. Если после расчета отпускной цены вы укажете другой склад, то данную процедуру необходимо будет выполнить заново.

Чтобы произвести автоматический расчет цен для всех или выбранных в накладной позиций, выполните следующие действия:

  1. Нажмите кнопку

    Действия

    и выберите


    Рассчитать цену по наценке.

    Откроется форма параметров пересчета.

  2. Если на продукт должна быть начислена наценка, в которую уже заложен НДС, то установите галочку


    Включить НДС в наценку.

  3. По умолчанию для расчета цены продукта используется наценка, заданная в его номенклатурной карточке, а также ставка НДС, заданная в данной накладной. Эти значения вы можете изменить. В поля

    Наценка

    и

    НДС

    введите значения, которые должны использоваться при расчете цены выбранных продуктов.

При расчете используется себестоимость продукта на складе, с которого он будет списываться по расходной накладной.

  1. Укажите количество рублей, до которого необходимо округлить расчетное значение цены (по умолчанию цена будет округлена до 10 копеек).
  2. Нажмите кнопку


    Рассчитать.

Цена = Цена без НДС НДС, где:

  • Цена без НДС =

    Себестоимость

    (Себестоимость

    × %Наценки)/100%

  • НДС = Цена без НДС × (%Ставка НДС/100%)

  • При установленной галочке

    Включить НДС в наценку

    будет установлена Цена = Цена без НДС.

Как правильно составить расходную накладную

Например, в карточке продукта установлено новое значение наценки – 200%, себестоимость по складу расхода равна 25,43 р., в накладной указана ставка НДС 18%, в параметрах расчета указано округление до 0,01 р. Цена без НДС = 25,43 (25,43 × 200)/100 = 76,29. НДС = 76,29 × (18/100) = 13,73. В результате расчета цены по наценке будет установлена: Новая цена = 76,29 13,73 = 90,02 р. При установленной галочке

Включить НДС в наценку

будет установлена Новая цена = 76,29 р.

Отпускные цены на продукцию торгового предприятия могут быть также автоматически подставлены из прейскуранта, сформированного специально для данного контрагента. Для этого нажмите кнопку

Действия

и выберите

Рассчитать цену из прейскуранта.

Внутренние перемещения товаров (например, отпуск товаров с центрального склада на склады подразделений) осуществляется по цене продажи, равной себестоимости за единицу.

В открытом периоде первичные документы могут корректироваться задним числом, при этом выполняется пересчет себестоимостей по всем ранее проведенным расходным операциям этого периода. Если отгрузка оформляется как внутреннее перемещение, то пересчет задним числом может привести к тому, что цена отгрузки не будет равна списываемой себестоимости. В этом случае необходимо в каждой расходной накладной пересчитать цену отгрузки, установив ее равной вновь обновленной себестоимости.

Для этого:

  1. Создайте и заполните
    или откройте расходную накладную.

  2. Выполните расчет суммы отгрузки по себестоимости, выбрав

    Действия → Отгрузить по себестоимости. Будут автоматически установлены параметры пересчета по наценке (наценка=0, НДС=0), а также галочка

    Перепроводить с пересчетом цены отгрузки.

  3. Сохраните документ, будет пересчитана цена отгрузки.


Можно пересчитать цены отгрузки сразу в нескольких расходных накладных, отгруженных по себестоимости. Для этого выберите их из списка при нажатой клавише

Shift

или

Ct

rl

и пункт контекстного меню

Провести.

Спецификация

  • ТОРГ-11. Товарный ярлык
  • ТОРГ-12. Товарная накладная
  • ТОРГ-13. Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары
  • ТОРГ-14.

    Инфо

    info

    Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)

  • ТОРГ-15. Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей
  • ТОРГ-16.
  • ТОРГ-1.
    Акт о приемке товаров
  • ТОРГ-2. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей
  • ТОРГ-3. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров
  • ТОРГ-4.

    Важно

    important

    Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика

  • ТОРГ-5. Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика
  • ТОРГ-6.
  • «Шапка» накладной ничем не отличается от остальных форм:
  • наименование организации;
  • адрес, номер телефона;
  • статистические данные (ОКПО, ОКУД, ИНН);
  • Далее необходимо указать порядковый номер и дату составление документа. Нумерация ТОРГ-14 должна быть непрерывной и сквозной.
  • ФИО «кому отпущено» и «через кого» передан товар, с указанием должностей. Обычно перевозкой занимается водитель, либо логист.
  • их название;
  • количество (в соответствующих единицах измерения – штуках, литрах, килограммах, метрах и т.п.);
  • цена за штуку;
  • общая стоимость.

Ваш аккаунт создан!

Если же по какой-то причине торговец не может вернуть остатки, то в накладной делается запись о количестве оставшихся у него товаров. В табличной части документа в гр. 4–6 приводятся основные характеристики товаров, а в гр. 2 – их наименование. Цена переданных на реализацию товаров указывается в гр. 9. В гр. 10 и 12 отражают суммарное количество переданных на продажу и возвращенных после нее товаров.

В накладной фиксируются сведения о лице, которому передается товар для продажи. Если же товар передается через другое лицо, например, доставляется курьером или водителем, тогда указываются личные данные этого сотрудника. Стоимость полученных товаров и сумма выручки должны вноситься в накладную прописью.

Как исправлять ошибки

Документ является отчетным, поэтому к его составлению и оформлению нужно относиться очень внимательно. Следует стремиться избегать ошибок, но если таковые все же будут допущены, необходимо аккуратно их исправить, путем зачеркивания неверной информации и внесения верной. Рядом с корректировкой надо поставить подписи ответственных за составление накладной лиц с надписью «Исправленному верить». Однако, если есть возможность, лучше не исправлять ошибки, а составить новый вариант.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector