Разработка должностных инструкций в крупной компании

Что это за документ?

Трудовой кодекс РФ не содержит ни единого упоминания о должностной инструкции в прямом смысле, но вот в иносказательном некоторые нормы ТК РФ ссылаются на инструкцию.

При этом в силу ст.22 ТК РФ работодатель имеет право на создание локальных актов, которые будут регулировать работу предприятия уже в соответствии со спецификой, конечно при отсутствии аналогичных норм федерального уровня и с соблюдением правил, оговоренных ст.8 ТК РФ, подразумевающей полное соблюдение прав работника даже на локальном уровне.

https://www.youtube.com/watch?v=SaaZ6n9XWGQ

Таким образом, оформление должностной инструкции, пускай и косвенно, но рассматривается законодательством в качестве одного из документов.

Содержание должностной инструкции

Единого правового акта, устанавливающего порядок составления и оформления должностной инструкции, нет. За основу при рассмотрении данного вопроса возьмем методический материал, рекомендованный Управлением общеобразовательных учреждений и инспектирования Минобразования для использования при разработке локальных актов образовательного учреждения.

При составлении должностных инструкций работников необходимо учитывать уставные документы учреждения, в которых закреплены его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и квалификационные требования по должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

При распределении между работниками обязанностей необходимо следить, чтобы не было их дублирования и сохранялась последовательность выполнения операций, причем сложные операции закрепляются за работниками более высокой квалификации.

Как правило, должностная инструкция руководителя или работника содержит пять разделов:

  1. Общие положения.
  2. Основные задачи.
  3. Права.
  4. Ответственность.
  5. Требования к работнику.

Разработка должностных инструкций в крупной компании

В разделе «Общие положения» необходимо указать:

  • точное наименование должности работника с целью определения роли должности в конкретных условиях деятельности учреждения, уровня оплаты труда работника, замещающего должность, условий премирования, а также для правильного решения вопросов социального обеспечения;
  • подчиненность работника. В соответствии с принципами управления у работника должен быть только один непосредственный руководитель. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению ответственности и подчиненного, и руководителей;
  • должностное лицо, которое назначает работника на должность и освобождает его от нее;
  • наличие у работника подчиненных. При этом в разделе «Ответственность» необходимо оговорить ответственность данного работника не только за его собственные действия, но и за действия его подчиненных;
  • порядок замещения работника в случае его временного отсутствия (отпуск, длительная командировка, болезнь и т.п.). Этот пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей, поскольку отсутствие четких указаний о должностных лицах, выполняющих обязанности руководителей во время их отсутствия, дезорганизует работу учреждения;
  • перечень документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности (например, законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации).

Раздел «Основные задачи и обязанности» раскрывает основные задачи работника, вытекающие из задач и функций данного учреждения:

  • определяется содержание конкретной задачи или функции, выполнение которой возлагается на работника;
  • записываются конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

Раздел «Права» содержит перечень прав, предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей. При составлении этого раздела необходимо учитывать фиксацию конкретных прав по направлению деятельности работника с учетом специфики его работы.

Четкое определение прав способствует разрешению спорных вопросов во взаимоотношениях между работниками в учреждении. Работник в необходимых случаях может отстаивать свои права на основании юридического документа, каким является должностная инструкция.

Предоставление работнику прав способствует полному исполнению возложенных на него обязанностей. Вот почему в следующем разделе должностной инструкции — в разделе «Ответственность» — предусматривается одинаковая ответственность как за невыполнение обязанностей, так и за неиспользование предоставленных работнику прав.

В нем можно указать фразу: «Работник несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных должностной инструкцией».

Содержанием раздела «Требования к работнику» определяются требования к уровню образования и стажу работника, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности. Сведения данного раздела могут быть включены включены в раздел «Общие положения».

Отметим, чего следует избегать при разработке локальных нормативных актов:

  • расплывчатости — чересчур общие формулировки задач и функций, не позволяющие их конкретизировать и понять;
  • дублирования — возложение одних и тех же задач, функций на разных работников;
  • вакуума — функции, которые необходимо выполнять, не закреплены ни за каким подразделением, работником;
  • неувязок — не предусмотрена координация деятельности подразделений, работников. Задачи не выполняются до конца, а потоки документов не согласованы друг с другом;
  • перегрузок или недозагруженности — количество функций, которые необходимо выполнять, определено нерационально, без учета реального объема работ, предусмотренных этими функциями, и нормативов времени на их выполнение;
  • дисбаланса — несбалансированные функции (обязанности), права и ответственность (то есть множество обязанностей и минимум прав работника, что приводит к конфликтам в коллективах).

Невнимательное отношение к разработке должностных инструкций приводит к их несоответствию действительности, что, в свою очередь, вынуждает руководителей много времени уделять организации работы в отделах.

В учреждениях, где положения и должностные инструкции рассматриваются не как документы «для полок», а как эффективные организационные методы, необходимо уделять внимание их периодическому уточнению, обновлению.

Назначение

Несмотря на то, что в ТК РФ определение должностной инструкции отсутствует, указанный документ можно охарактеризовать как своеобразный перечень круга обязанностей по должности, введенной в действие штатным расписанием.

При этом в инструкции кроме основных направлений деятельности оговариваются и полномочия работника в тех или иных случаях, и определяются границы прав и меры ответственности.

Также помимо вышеуказанных сведений ДИ содержит и некоторые требования и условия к самому сотруднику, а именно:

  • его квалификации;
  • перечню знаний в определенной области;
  • владению информацией по отдельно взятой нормативной базе;
  • соподчиненности.
Перейти  Продажа квартиры по ипотеке пошаговая инструкция для продавца

Следует отметить, что инструкция при ее оформлении помогает решить ряд задач:

  • избежать конфликтных ситуаций в споре об исполнении тех или иных заданий;
  • ограничить работодателя в требованиях вменения обязанностей, которые должности не присущи и в принципе не входят в трудовую функцию;
  • разграничить обязанности по тождественным должностям в соответствии с участками работы.

Оформление должностной инструкции по ГОСТу в 2019 году

В качестве примера при определении порядка составления и оформления должностной инструкции рассмотрим Приказ ФТС России от 03.12.2004 N 355 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции должностного лица таможенного органа Российской Федерации».

В Приложении 3 к рассматриваемому Положению установлен Типовой порядок разработки, согласования и утверждения должностной инструкции, то есть указано, какие должностные лица ответственны за каждый этап создания должностной инструкции.

Например, должностную инструкцию помощника первого заместителя руководителя ФТС разрабатывает начальник главного управления, управления, в штате которого находится должность, далее инструкция согласовывается в Правовом управлении и утверждается первым заместителем, заместителем руководителя ФТС.

Если говорить в целом о различных учреждениях, разработка содержания должностных инструкций является обязанностью руководителей подразделений, в штат которых входит соответствующая должность, далее ее содержание проверяют сотрудники отдела кадров либо юристы, а утверждает должностную инструкцию руководитель организации или уполномоченное им на то лицо.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в установленном порядке. Требования должностной инструкции являются обязательными для должностного лица, замещающего соответствующую должность, с момента его ознакомления с инструкцией под подпись и до перемещения на другую должность или увольнения.

Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления, который в таможенных органах ведется по форме, установленной Приложением 2 к рассматриваемому Положению. В других учреждениях лист ознакомления может быть аналогичным. Приведем его образец.

после ознакомления

с инструкцией и

получения ее копии

N

п/п

Фамилия, имя,

отчество долж-

ностного лица,

назначаемого

на должность

Дата и подпись

должностного лица

Дата и номер

приказа о

назначении

на должность

Дата и номер

приказа об

освобождении

от занимаемой

должности

1

2

3

4

5

Согласно п. 3.2 Положения должностная инструкция (вместе с листом ознакомления) должна быть пронумерована, прошнурована и заверена печатью организации. На обороте последнего листа делают запись: «В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ______ листов» (количество прописью).

Запись подписывает начальник таможенного органа (лицо, им уполномоченное) с указанием даты (п. 2 примечания к Приложению 2 к Положению). Хранятся должностные инструкции, как правило, в отделе кадров. Пункт 3.

2 Положения допускает их хранение также в соответствующем подразделении таможенного органа согласно установленному порядку. Для текущей работы используется заверенная копия должностной инструкции, которая выдается должностному лицу, проходящему службу в данной должности, и начальнику соответствующего отдела или структурного подразделения таможенного органа (п. 3.3 Положения).

Схожие положения содержатся и в других ведомственных актах. Кроме того, отдельными ведомственными приказами утверждены типовые должностные инструкции, которые можно использовать при подготовке должностных инструкций на местах. В качестве примера приведем следующие правовые акты:

  • Приказ ФСИН России от 05.06.2008 N 379 «Об утверждении Порядка подготовки должностной инструкции работника уголовно-исполнительной системы»;
  • Приказ МВД России от 12.01.1998 N 19 «Об утверждении типовых должностных инструкций некоторых категорий сотрудников отрядов милиции особого назначения органов внутренних дел Российской Федерации и Типового положения о медицинской части отряда милиции особого назначения (ОМОН) органа внутренних дел Российской Федерации»;
  • Приказ Минкультуры РСФСР от 05.11.1980 N 645 «Об утверждении типовых должностных инструкций работников музеев».

В рассмотренном выше порядке принимаются должностные инструкции в виде отдельного документа. Возможен также вариант оформления должностной инструкции в качестве приложения к трудовому договору, однако он более приемлем для коммерческих организаций с небольшим количеством одинаковых должностей и возможностью установить должностные обязанности под конкретного работника.

На практике у кадровой службы возникает вопрос о порядке изменения должностной инструкции — нужно ли уведомлять сотрудника или возможно произвести ее изменение в одностороннем порядке? Ответ на этот вопрос был дан в Письме N 4412-6.

В частности, указано, что, если внесение изменений в должностную инструкцию связано с изменением обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ), работника необходимо заблаговременно письменно уведомить об этом.

Тогда изменения в должностную инструкцию вносятся лишь после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений. Если же внесение в нее изменений не влечет за собой изменение обязательных условий трудового договора, можно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, необходимо подготовить дополнительное соглашение и внести одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию.

В указанном Письме Роструд рекомендует при подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений учитывать требования ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Этот государственный стандарт в разд. 2 определяет состав реквизитов документов. Требования к их оформлению приведены в разд. 3. В частности, в п. 3.11 указан порядок оформления даты утверждения документа, а в п. 3.

16 даны образцы грифов утверждения документов. Пункт 3.18 устанавливает требования к заголовку текста, п. 3.20 содержит порядок составления текста документа, а п. 3.25 включает в себя сведения о заверении подлинности подписи должностного лица. В п. 3.

26 указан порядок заверения копии документа подлиннику, о чем важно помнить сотрудникам кадровых служб. Оригиналы должностных инструкций должны храниться в отделе кадров, а на рабочих местах находятся их заверенные копии.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Утверждаю ¦
¦ ___________________________________ ¦
¦ наименование должности руководителя ¦
¦ ¦
¦ ___________________________________ ¦
¦ личная подпись, расшифровка подписи ¦
¦ "__" _________ 2008 г. N ___ ¦
¦ ¦
¦ Должностная инструкция ¦
¦ инспектора отдела кадров __________________________ ¦
¦ (наименование организации) ¦
¦ ¦
¦ I. Общие положения ¦
¦ ¦
¦ 1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные ¦
¦ обязанности, права и ответственность инспектора отдела кадров. ¦
¦ 2. Инспектор отдела кадров назначается на должность и освобождается ¦
¦ от должности в установленном действующим трудовым законодательством ¦
¦ порядке приказом руководителя предприятия. ¦
¦ 3. Инспектор отдела подчиняется начальнику отдела кадров ¦
¦ организации. ¦
¦ 4. На должность инспектора отдела кадров назначается лицо, имеющее ¦
¦ высшее профессиональное образование, без предъявления требований к ¦
¦ стажу работы. ¦
¦ 5. Инспектор отдела кадров руководствуется в своей работе ¦
¦ законодательством Российской Федерации, уставом организации, ¦
¦ нормативными документами организации, документами отдела кадров ¦
¦ организации и настоящей должностной инструкцией. ¦
¦ 6. Инспектор отдела кадров должен знать: структуру отдела кадров ¦
¦ организации; распределение обязанностей между руководством; порядок ¦
¦ учета личного состава, оформления пенсий, ведения и хранения трудовых ¦
¦ книжек и личных дел работников; тарифно-квалифицированные ¦
¦ характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых ¦
¦ профессий рабочих; порядок исчисления стажа работы; правила составления ¦
¦ и оформления документов; правила внутреннего трудового распорядка, ¦
¦ правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной ¦
¦ санитарии и противопожарной защиты, а также обладать навыками работы на ¦
¦ персональном компьютере, уметь работать с людьми и владеть нормами ¦
¦ деловой этики. ¦
¦ ¦
¦ II. Обязанности ¦
¦ ¦
¦ 7. Инспектор отдела кадров обязан: ¦
¦ - вести учет личного состава организации, оформлять установленную ¦
¦ документацию по кадрам; ¦
¦ - осуществлять оформление приема, перевода и увольнения работников ¦
¦ организации в соответствии с трудовым законодательством, положениями, ¦
¦ инструкциями, приказами; ¦
¦ - формировать и вести личные дела работников организации, ¦
¦ своевременно вносить в них изменения, связанные с трудовой ¦
¦ деятельностью; ¦
¦ - готовить необходимые документы для квалификационной и ¦
¦ аттестационной комиссий и представления работников организации к ¦
¦ поощрениям и награждениям; ¦
¦ - изучать движение кадров и причины их текучести, принимать участие ¦
¦ в разработке мероприятий по их устранению; ¦
¦ - заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить ¦
¦ подсчет трудового стажа, выдавать справки о трудовой деятельности ¦
¦ работников организации; ¦
¦ - вести записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях ¦
¦ работников организации; ¦
¦ - оформлять документы, необходимые для назначения пенсий работникам ¦
¦ организации, а также семьям, потерявшим кормильца; ¦
¦ - вести текущий архив личных дел и оформлять документы по истечении ¦
¦ установленных сроков хранения к сдаче в архив; ¦
¦ - оформлять больничные листы на работников организации; ¦
¦ - вести учет предоставления отпусков работникам организации, ¦
¦ осуществлять контроль за составлением и соблюдением графиков ежегодных ¦
¦ отпусков; ¦
¦ - контролировать состояние трудовой дисциплины в организации и ¦
¦ соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка; ¦
¦ - вести учет нарушений трудовой дисциплины; ¦
¦ - обеспечивать составление установленной отчетности о работе с ¦
¦ кадрами; ¦
¦ - вести учет прохождения медицинских осмотров работников ¦
¦ организации; ¦
¦ - вводить сведения работников организации в электронную базу данных ¦
¦ и поддерживать ее в актуальном состоянии; ¦
¦ - выполнять иные распоряжения начальника отдела кадров и ¦
¦ руководителя организации. ¦
¦ ¦
¦ III. Права ¦
¦ ¦
¦ 8. Инспектор отдела кадров имеет право: ¦
¦ - докладывать руководству отдела кадров обо всех выявленных ¦
¦ недостатках в пределах своей компетенции; ¦
¦ - вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с ¦
¦ предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями. ¦
¦ ¦
¦ IV. Ответственность ¦
¦ ¦
¦ 9. Инспектор отдела кадров несет ответственность: ¦
¦ - за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, ¦
¦ предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с ¦
¦ действующим трудовым законодательством; ¦
¦ - за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил ¦
¦ противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на ¦
¦ предприятии, - в соответствии с действующим законодательством РФ. ¦
¦ ¦
¦ С должностной ¦
¦ инструкцией ознакомлен ___________ _______________________ ¦
¦ (подпись) (расшифровка подписи) ¦
¦ Второй экземпляр ¦
¦ получил на руки ___________ _______________________ ¦
¦ (подпись) (расшифровка подписи) ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Классификация

Основной особенностью должностной инструкции является ее создание к определенной должности, а не по отношению к личности труженика. То есть указанный документ изначально разрабатывается на основании конкретных должностей, присутствующих в штатном расписании, таким образом, полностью охватывая весь объем работы на предприятии с его дальнейшим распределением между специалистами и работниками.

Перейти  Как провести расторжение договора купли-продажи квартиры?

Должностной регламент государственного служащего

Статьей 47 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» предусмотрено, что профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя и являющимся составной частью административного регламента государственного органа.

  1. Квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, замещающему соответствующую должность гражданской службы, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности.
  2. Должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы.
  3. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения.
  4. Перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений.
  5. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений.
  6. Порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями.
  7. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа.
  8. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Результаты исполнения гражданским служащим должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы или включении гражданского служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.

Примерные должностные регламенты утверждаются соответствующим органом по управлению государственной службой.

Как было сказано выше, в настоящее время приняты и действуют отдельные ведомственные Приказы, устанавливающие порядок подготовки должностных регламентов. В качестве примеров можно назвать:

  • Приказ ФСК России от 20.02.2007 N 40 «Об утверждении примерной формы должностного регламента федерального государственного гражданского служащего органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ»;
  • Приказ Минздравсоцразвития России от 21.11.2006 N 793 «О должностных регламентах федеральных государственных гражданских служащих, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы в Минздравсоцразвития России»;
  • Приказ Федеральной антимонопольной службы от 28.04.2006 N 116 «Об утверждении типовой формы должностного регламента государственного гражданского служащего Федеральной антимонопольной службы»;
  • Приказ Генпрокуратуры России от 16.10.2006 N 92 «Об утверждении примерных должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих органов Прокуратуры Российской Федерации»;
  • Приказ Судебного департамента при ВС РФ от 31.03.2008 N 69 «Об утверждении типовых должностных регламентов заместителей начальников управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации»;
  • Письмо Рособразования от 29.12.2006 N 17-3-09/164 «О должностном регламенте руководителей образовательных учреждений»;
  • Приказ Судебного департамента при ВС РФ от 21.02.2006 N 18 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих аппаратов судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации».
Перейти  Пошаговая инструкция к сделке купли-продажи квартиры

ТК РФ не содержит комментариев и в отношении вопроса, кто составляет должностные инструкции на предприятии, являющемся государственным. Вместе с тем деятельность госучреждений, как правило, регламентирована специальными положениями, утвержденными на соответствующем уровне органов исполнительной власти, и практика введения ДИ для госслужащих, сотрудников бюджетных учреждений распространена практически повсеместно.

Как мы указали выше, разработка ДИ производится в соответствии с утвержденными положениями для той или иной сферы деятельности, например:

  • Приказом ФТС России «Об утверждении положения о порядке разработки и утверждения ДИ сотрудника таможенного органа» от 11.08.2009 № 1458. В приложении 5 к данному приказу обозначены должности лиц, ответственных за разработку, согласование и утверждение ДИ для каждого уровня управления.
  • Приказом Госнаркоконтроля РФ «Об утверждении положения о порядке разработки и утверждения ДИ…» от 25.11.2003 № 235. Распределение обязанностей по контролю за разработкой, а также по согласованию и утверждению ДИ производится в соответствии с приложением 3 и т. д. 

Также имеются, например, рекомендации Министерства труда РФ по разработке ДИ для госслужащих федеральных органов исполнительной власти, согласно которым руководитель такого органа утверждает ДИ для своих заместителей и начальников структурных подразделений. Для остальных же должностей инструкции типовые (см. письмо Минтруда РФ от 13.03.1996 № 482-ВК).

Итак, обязанность по разработке должностных инструкций на частном предприятии может быть возложена на любого сотрудника — в соответствии с положением о должностных инструкциях или по приказу руководителя.

Кто разрабатывает?

Сразу отметим, что Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) такого термина, как должностная инструкция (далее — ДИ), не содержит в принципе, поэтому ее отсутствие в организации не будет нарушением законодательства.

Как правило, в создании практически любого локального акта участвует юрист учреждения.

Но так как речь идет именно о кадровой документации, к разработке инструкций могут быть привлечены и следующие специалисты:

  • менеджер по персоналу;
  • специалист из отдела, по которому инструкции и разрабатываются, — к примеру, тот же бухгалтер либо же экономист для уточнения обязанностей по узкопрофильной области.

Нюансы подготовки

Однако в ряде случаев даже простой процесс может вызвать определенные трудности в некоторых ситуациях.

В частности, в рамках ТК РФ индивидуальный предприниматель обязан соблюдать нормы ТК РФ, поэтому при необходимости и большом объеме труда оформить инструкции на каждого работника будет целесообразно с использованием вышеописанных правил.

Однако если занятость у ИП предполагает разовый либо периодический характер, достаточно будет срочного договора с указанием всех основных условий сотрудничества.

https://www.youtube.com/watch?v=drFQ_Sv2Rzo

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector