Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)

Как сделать конверт для уакциона в делопроизводство

Нормы закона

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются.

Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).

Устанавливаем параметры

Для начала нужно понять, конверты какого формата закупила наша компания. Если неизвестно, то берем в одну руку линейку, в другую конверт и измеряем его стороны.

Как сделать конверт для уакциона в делопроизводство

Открываем Word и находим вкладку верхнего меню «Рассылки». Переходим в нее и видим, что первая слева группа команд называется «Создание» и содержит две кнопки: «Конверты» и «Наклейки». Нас интересуют именно шаблон конверта в Word, так то кликаем по этой кнопке.

Открывается окошко с двумя вкладками: Конверты и Наклейки. На самом деле, неважно, на какую из кнопок группы команд мы нажмем, потому что в любом случае будет открыто это окно, просто активны будут разные вкладки. У нас конверты.

Прежде всего задаем формат конверта. Для этого, игнорируя пока что все поля, сразу нажимаем на кнопку «Параметры».

Открывается очередное окно «Параметры конверта», в котором тоже две вкладки: Параметры конверта и Параметры печати.

Выбираем формат именно наших конвертов.

Здесь же можно настроить место расположения адреса и обратного адреса, задать шрифты.

Теперь переходим во вкладку этого же окна «Параметры печати». Здесь выбираем принтер и устанавливаем положение конверта в лоток принтера. Когда все будет готово, нажимаем ОК.

Перейти  Что надо сделать для вступления в наследство

Обложки

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

  • стандартными
  • нестандартными
  • длительного хранения

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Опись – всему голова

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

  • наименование документа;
  • дату составления описи;
  • заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
  • перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
  • фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

Закрытое акционерное общество

«Восток»

Санкт-Петербург 00.00.0000

Опись документов

N

п/п

Дата документа Заголовок документа Номера

листов

Количество листов Примечание
1
2
3

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

Сохраняем шаблон конверта в Word

Возвращаемся в наш файл и вновь кликаем по кнопке «Конверты». Открывается то же самое окно «Конверты и наклейки», но теперь в нем есть наш обратный адрес.

В том же окне «Конверты и наклейки» задаем любой адрес, чтобы посмотреть, как он будет выглядеть. Если что-то не устраивает в настройках по умолчанию, форматируем его вручную. После этого конверт можно отправлять на печать.

Шаблон конверта Word готов. Убираем из него адрес получателя (настройки этого поля при этом сохраняются) и сохраняем его как шаблон. Для этого идем во вкладку Файл и выбираем команду «Сохранить как». В качестве формата файла выбираем «Шаблон ворд».

Как пронумеровать листы?

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

  • нумеруются именно листы, а не страницы;
  • опись нумерации не подлежит;
  • при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
  • номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
  • нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
  • если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
  • если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;
  • листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
  • лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
  • если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
  • если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
  • склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.
Перейти  Как сделать временную регистрацию иностранному гражданину по месту пребывания

Украшаем конверт в ворде

Простейший вариант украсить конверт в ворде к Новому году – поместить на него тематический рисунок. У меня это будет рождественская композиция.

Как сделать конверт для уакциона в делопроизводство

Чтобы добавить ее на конверт, отправимся во вкладку верхнего меню «Вставка», в группе команд «Иллюстрации» выберем кнопку «Рисунок» и нажмем на нее. Выберем рисунок с жесткого диска, нажмем на кнопку вставить, и картинка появится на конверте.

Настроим ее размер и положение на странице. Если картинка вдруг окажется обрезанной, то это означает, что частично она задела поле, предусмотренное для текста на конверте. Не расстраиваемся, а кликаем по картинке правой кнопкой мыши и в меню выбираем команду «Обтекание текстом» (иконка с собачкой). Выбираем вариант обтекания текстом, при котором наш картинка видна полностью.

Такая картинка пусть не очень много, но все-таки кусочек новогоднего настроения и радости детишкам принесет.

Ошибки в нумерации

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер.

Как сшивать документы?

центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом.

Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Перейти  Оформлю кредит на себя за процент: суть схемы, риски для кредитного донора

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки.

После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2.

конверт из бумаги своими руками

Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

Добавление рисунка на цветной фон

Очень важно при выборе рисунка для украшения конверта выбирать такой, на котором изображен один четкий объект на белом фоне. Тогда можно будет красиво поместить этот объект на цветной фон. У меня это будет красная елочка, а дополнительно – снежинки из коллекции Word.

После того, как елочка окажется на конверте, ее будет окружать некрасивое пятно ее белого фона. Чтобы задать фон, нужно кликнуть сначала по картинке, а потом по кнопке «Работа с рисунками», которая появится на самом верху рабочего окна.

Не нужно требовать от этой кнопки слишком многого: все-таки, это ворд, а не фотошоп. Но простые рисунки здесь можно обработать вполне прилично.

Как добавить картинку с жесткого диска, показано выше. Коллекцию ворд открывает соседняя кнопка «Картинка». При нажатии на нее справа открывается область задач «Картинка», в которой есть строка поиска.

Простой клик по результату поиска добавит картинку в документ. Настраиваем положение снежинок на конверте.

конверт своими руками

Точно так же можно украсить конверт в ворде логотипом компании, подложкой, любой надписью или объектом.

Images by Gualberto107, Tanya3597 // www.freedigitalphotos.net

Заверительная надпись

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов).

Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров.

Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector