Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)

Имеет ли право работник кадровой службы, при обращении по телефону сотрудников гос. органов, давать информацию о факте работы сотрудника на нашем предприятии?

Обязанности работодателя, принявшего на работу бывшего госслужащего

Статьей 64.1 ТК РФ установлены особые условия заключения трудового договора с бывшими государственными и муниципальными служащими. Так, граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами РФ, после увольнения с государственной или муниципальной службы (далее для целей настоящей статьи они упоминаются в качестве «бывших госслужащих») в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы. Поскольку форма такого уведомления не установлена, он может сообщить об этом работодателю устно.

Борис Чижов, заместитель начальника отдела делопроизводства Управления делами Федеральной службы по труду и занятости:

«Полагаю, что такие сведения бывший госслужащий должен представить именно в письменном виде, а копию зарегистрированного в установленном порядке документа хранить у себя. А если предъявить устно, то работодатель забудет, кадровик уволится – и поди докажи, что госслужащий подавал необходимые сведения!»

Следует отметить, что данную информацию специалист по кадрам нового работодателя, как правило, может выявить и самостоятельно из записей в трудовой книжке принимаемого работника.

Идентичные требования к бывшему госслужащему в части его обязанности при заключении трудовых договоров и (или) гражданско-правовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте федеральной государственной службы закреплены и в Указе Президента РФ от 21.07.

В отношении бывших госслужащих установлены ограничения. Так, бывший госслужащий имеет право замещать должности и выполнять работу на условиях гражданско-правового договора в коммерческих и некоммерческих организациях, если отдельные функции по государственному управлению этими организациями входили в должностные (служебные) обязанности федерального государственного служащего, с согласия соответствующей комиссии по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных служащих и урегулированию конфликта интересов. Такое ограничение действует в течение двух лет со дня увольнения с федеральной государственной службы и только в отношении лиц, занимавших должности, перечисленные в Указе Президента РФ от 18.05.2009 № 557 «Об утверждении перечня должностей федеральной государственной службы, при назначении на которые граждане и при замещении которых федеральные государственные служащие обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей». Среди указанного перечня имеются должности работников прокуратуры РФ, МВД РФ, следственного комитета при прокуратуре РФ, ФСИН России, ФСО России, ФСКН России, ФСБ России и т.д.

Те же требования установлены и статьей 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» (далее – ФЗ «О противодействии коррупции»).

Частью 3 ст. 12 ФЗ «О противодействии коррупции» закреплены последствия для работника несоблюдения им (бывшим госслужащим) требования об уведомлении нового работодателя о прежнем месте работы (службы).

Однако темой настоящей статьи все же является другая сторона медали – установленные законодательством РФ обязанности работодателя в отношении принимаемых на работу бывших госслужащих.

Согласно той же ст. 64.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с бывшими госслужащими в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами РФ.

Постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 № 700 «О порядке сообщения работодателем при заключении трудового договора с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение 2 лет после его увольнения с государственной или муниципальной службы о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы» установлен перечень сведений, которые должен отразить работодатель в своем письме, направляемом работодателю бывшего госслужащего по последнему месту его службы. К ним отнесены:

  • а) фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина (в случае, если фамилия, имя или отчество изменялись, указываются прежние);
  • б) число, месяц, год и место рождения гражданина (страна, республика, край, область, населенный пункт);
  • в) должность государственной или муниципальной службы, замещаемая гражданином непосредственно перед увольнением с государственной или муниципальной службы (по сведениям, содержащимся в трудовой книжке);
  • г) наименование организации (полное, а также сокращенное (при его наличии));
  • д) дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому гражданин принят на работу;
  • е) дата заключения трудового договора и срок, на который он заключен (указывается дата начала работы, а в случае, если заключается срочный трудовой договор, – срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора);
  • ж) наименование должности, которую занимает гражданин по трудовому договору в соответствии со штатным расписанием, а также структурное подразделение организации (при его наличии);
  • з) должностные обязанности, исполняемые по должности, занимаемой гражданином (указываются основные направления поручаемой работы).

Письмо оформляется на бланке организации и подписывается ее руководителем либо уполномоченным лицом, подписавшим трудовой договор со стороны работодателя. Подпись работодателя заверяется печатью организации (печатью кадровой службы).

Письмо должно быть направлено работодателю бывшего госслужащего по последнему месту его службы в 10-дневный срок со дня заключения трудового договора с данным гражданином (в соответствии с требованиями ч. 2 ст. 64.

Пример 1

Образец уведомления

Для работодателя согласно ч. 5 ст. 12 ФЗ «О противодействии коррупции» неисполнение обязанности об уведомлении предыдущего работодателя госслужащего о приеме последнего на работу признается правонарушением и влечет ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях РФ (далее – КоАП РФ) предусмотрена ответственность за незаконное привлечение к трудовой деятельности государственного служащего (бывшего государственного служащего). Согласно ст. 19.

29 КоАП РФ привлечение к трудовой деятельности либо выполнению работ или оказанию услуг на условиях гражданско-правового договора в случаях, предусмотренных федеральными законами, государственного или муниципального служащего (бывшего государственного или муниципального служащего), замещающего (замещавшего) должность, включенную в перечень, установленный нормативными правовыми актами Российской Федерации, с нарушением требований, предусмотренных ФЗ «О противодействии коррупции», влечет наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц – от 20 000 до 50 000 рублей;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 20 000 до 50 000 рублей;
  • на юридических лиц – от 100 000 до 500 000 рублей.

Состав правонарушения:

Объект правонарушения: государственный порядок управления.

Объективная сторона: бездействие, выражающееся в неуведомлении представителя нанимателя (работодателя) по прежнему месту службы принимаемого на работу бывшего государственного или муниципального служащего.

Установленные сроки: 10 дней с момента заключения трудового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим, замещавшим должность государственной или муниципальной службы, входящую в перечень, установленный нормативными правовыми актами РФ.

Субъект правонарушения: должностные лица организаций-работодателей, индивидуальные предприниматели и юридические лица.

Субъективная сторона: как умысел, так и неосторожность. Наличие вины: виновное правонарушение. В ходе проверочных мероприятий и сбора доказательств установление наличия или отсутствия вины правонарушителя обязательно. Если будет установлено отсутствие вины работодателя, он не может быть привлечен к административной ответственности. (Например, если работник при приеме на работу представил подложные документы или же сообщил, что впервые поступает на работу.)

Подведомственность: дела об административном правонарушении, предусмотренном ст. 19.29 КоАП РФ, рассматриваются судьями (ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).

На этапе получения повестки или запроса из прокуратуры работодатель, наскоро изучив свежее законодательство в области противодействия коррупции, понимает, что ответственности не избежать. И… начинает изыскивать возможности уйти от ответственности.

К сожалению, все эти варианты уже кем-то когда-то были опробованы. Как показала практика, предпринятые меры, увы, не приводят к ожидаемому результату. Работодателя все равно наказывают! В качестве таких уловок известны попытки:

  1. «Переделать» трудовой договор в гражданско-правовой. Бесполезность меры заключается в следующем: ст. 19.29 КоАП РФ установила ответственность за «привлечение к трудовой деятельности либо выполнение работ или оказание услуг на условиях гражданско-правового договора …».
  2. «Переделать» даты приема на работу: аннулировать приказ (распоряжение), трудовой договор; признать недействительной запись в трудовой книжке. Нерезультативность меры заключается в следующем: любые ответы на запросы прокуратуры в фонды, в которые отчислялись взносы работодателем за период работы бывшего госслужащего у работодателя-нарушителя, покажут, что соответствующие взносы производились. Это послужит доказательством наличия между бывшим госслужащим и работодателем трудовых отношений.
  3. Настаивать на имеющемся факте отправки соответствующего уведомления по почте. Отсутствие смысла так делать заключается в следующем: ответ на запрос прокуратуры в управление почтовой связи выявит лукавство работодателя.
  4. Не представлять прокуратуре трудовой договор. Нерезультативность данной меры заключена в следующем: отсутствие трудового договора не оказывает влияния на возможность привлечения к административной ответственности по ст. 19.29 КоАП РФ. Фактическое допущение к работе в соответствии с ч. 2 ст. 67 ТК РФ признается возникновением трудовых отношений и лишь обязывает работодателя оформить трудовой договор в письменной форме в установленные сроки, но никак не означает отсутствия трудовых отношений.
  5. Часть 2 ст. 67 Трудового кодекса РФ

    Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

    В ходе проведенной во исполнение п. 1 Совместного плана по противодействию коррупции на 1 полугодие 2011 года проверки исполнения законодательства о муниципальной службе и о противодействии коррупции прокуратурой Моргаушского района Чувашской Республики было установлено, что ИП Вязов А.Н., осуществляя предоставленное ст. 22 ТК РФ право, принял на работу в соответствии со ст. 67 ТК РФ, фактически допустив к выполнению трудовой функции, гражданку, ранее занимавшую должность муниципальной службы «ведущий специалист-эксперт администрации Тораевского сельского поселения Моргаушского района ЧР» и вопреки требованиям ч. 4 ст. 12 ФЗ «О противодействии коррупции» не выполнил обязанности по сообщению в десятидневный срок о заключении трудового договора с данной гражданкой представителю нанимателя (работодателю) муниципального служащего по последнему месту его службы, то есть в администрацию Тораевского сельского поселения Моргаушского района ЧР.

    Постановлением Мирового судьи судебного участка № 1 Моргаушского района ЧР от 31.01.20116 ИП Вязов А.Н. привлечен к административной ответственности по ст. 19.29 КоАП РФ и ему назначено наказание в виде штрафа в размере 20 000 рублей.

  6. Отрицать факт приема на работу. Копию трудовой книжки представить без последней записи о приеме на работу. «Скорректировать» записи в книге движения трудовых книжек. Практика показывает, что такая совокупность мер противодействия лишь заставляет правоохранителей тщательнее собирать доказательную базу. Исходя из любой отчетности организации, можно выявить наличие в штате (или за штатом) работника, уплату за него взносов, налогов и пр.
  7. Иные виды мер, менее распространенных, но также не достигающих цели работодателя уйти от ответственности.
Перейти  Как оспорить штраф за парковку на газоне

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год. Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами. Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами. Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Локальные нормативные акты, книги, журналы учета

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

— Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек);

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1);

— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

— Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;

— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

— Трудовой кодекс.

Кроме этого, существует достаточное количество ведомственных нормативных актов, которыми регламентированы делопроизводство, порядок ведения личных дел или урегулированы иные аспекты трудовых отношений. Эти акты также необходимо изучить и применять при инспектировании кадровой документации.

Начнем с того, что на основании ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Следующие документы также необходимо проверить.

1. Правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. 189 ТК РФ этот документ регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

2. Инструкции по охране труда. Они обычно состоят из требований охраны труда перед началом работы, во время нее и по окончании, а также содержат порядок действия в аварийных ситуациях. Разрабатываются эти инструкции исходя из должности работника, его профессии или вида выполняемой им работы, на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда, межотраслевых или отраслевых правил по охране труда, требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций — изготовителей оборудования, технологической документации организации, с учетом конкретных условий производства на основе Методических рекомендаций.

3. Положение о хранении и защите персональных данных работников (или иной документ, устанавливающий порядок их хранения и использования). Составление данного локального акта обязательно в силу требований ст. 87 ТК РФ.

4. Положение об оплате труда или иной локальный нормативный акт, регламентирующий систему оплаты труда в учреждении и премирования сотрудников. Это положение обязательно в силу ст. 135 ТК РФ — системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Помимо названных существуют и другие необходимые документы — обязательные для некоторых организаций в силу специфики их деятельности, например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, положение о коммерческой или иной охраняемой законом тайне.

— коллективный договор;

— договор о коллективной материальной ответственности;

— положение об адаптации работников;

— положение о порядке прохождения испытательного срока;

— положение о проведении аттестации работников.

Рекомендуем особо внимательно отнестись к проверке должностных инструкций. С одной стороны, они не являются обязательными, с другой — на основании ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция, а она прописывается либо в трудовом договоре, либо, чтобы его не загружать, в должностной инструкции. Поэтому иногда инструкция просто необходима.

Перейдем к журналам, среди которых, как и среди локальных нормативных актов, есть обязательные для ведения.

Наименование журнала Нормативный акт
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Пункты 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, форма установлена приложением 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Те же
Журнал учета проверок Статья 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141

Имеет ли право работник кадровой службы, при обращении по телефону сотрудников гос. органов, давать информацию о факте работы сотрудника на нашем предприятии?

— журналы учета трудовых договоров, приказов по личному составу, личных дел, листов нетрудоспособности;

— журнал ознакомления с локальными нормативными актами;

— журнал выдачи командировочных удостоверений, справок.

Проверяя журналы и книги учета, обратите внимание на их оформление. Все листы журналов должны быть пронумерованы, сами журналы прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены руководителем организации.

Никаких исправлений в журналах регистрации не допускается. Также необходимо удостовериться, что в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним заполнены все графы, в ней нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана.

Примечание. Анализ системы регистрации и систематизации документов очень важен, поскольку даёт информацию о том, как в учреждении организована система хранения документов.

Судебная практика: простые и сложные дела

Судебная практика по привлечению к ответственности по ст. 19.29 КоАП РФ очень немногочисленна. Статья 64.1 ТК РФ и ст. 19.29 КоАП РФ были введены Федеральным законом от 25.12.2008 № 280-ФЗ1 и начали действовать только с 10.01.2009.

Однако в связи с наличием пробелов в законодательстве (долгое время не было перечня должностей, с занятием которых законодатель связывал обязанности бывшего госслужащего и его нового работодателя в области противодействия коррупции;

данный перечень был введен лишь Указом Президента РФ от 18.05.2009 № 557), затруднена была как реализация работодателем своей обязанности по уведомлению бывшего нанимателя вновь принятого работника о приеме его на работу, так и привлечение работодателя к административной ответственности за неисполнение требований закона2.

Таким образом, формирование обширной практики, по сути, началось лишь с конца 2010 года.

Как было ранее…

Многие дела «разваливались» в суде в связи с наличием пробелов в законодательстве. Так, до 22.09.2010 (даты вступления в силу постановления Правительства РФ от 08.09.2010 № 700) не было единообразного порядка предоставления предыдущему работодателю сведений о приеме бывшего госслужащего.

Мировой судья 225 судебного участка Сергиево-Посадского судебного района Московской области постановлением от 06.07.20103 производство по делу в отношении ООО «ЧОП***» о совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 19.29 КоАП РФ, прекратил за отсутствием в его действиях состава административного правонарушения.

В основание отказа судом были положены доводы ООО «ЧОП***» о том, что обязанность по уведомлению преды­дущего работодателя о приеме на работу бывшего госслужащего установлена ст. 12 ФЗ «О противодействии коррупции» и ст. 64.1 ТК РФ. Однако поскольку в настоящее время законодательством не установлен порядок извещения работодателем при заключении трудового договора с бывшим госслужащим предыдущего работодателя госслужащего, суд признал представленные ООО «ЧОП***» доказательства достаточными для обоснования исполнения ООО «ЧОП***» своей обязанности. Копия письма, выписка из журнала учета исходящей документации Ассоциации частных охранных предприятий, ответ управления почтовой связи о пересылке соответствующего письма от указанной даты в адрес бывшего работодателя (ИФНС России по г. Сергиев Посад) легли в основу отказа в привлечении ООО ЧОП «****» к административной ответственности. Между тем доказательств того, что пересылке подлежало именно письмо-уведомление о приеме на работу бывшего госслужащего, так и не было представлено.

Перейти  Правила парковки на придомовой территории многоквартирного дома

Как стало сейчас…

Проверкой соблюдений требований законодательства в области противодействия коррупции занимается прокуратура. Получая сведения об увольнении государственного служащего с государственной службы, данный орган продолжает наблюдать за дальнейшей карьерой бывшего госслужащего в течение двух лет.

После получения органами прокуратуры информации (в том числе от самого бывшего госслужащего, его бывших коллег по госслужбе, из иных источников) об устройстве данного гражданина на работу новый работодатель становится центром внимания для них.

После истечения десятидневного срока, в течение которого новый работодатель должен направить соответствующее уведомление о приеме на работу бывшего госслужащего, а также истечения возможных и максимальных сроков пересылки, прокуратура начинает проверку.

Запросы, повестки, формирование «дела»… С учетом уже сложившейся практики дела по административным правонарушениям, предусмотренные ст. 19.29 КоАП РФ, условно можно подразделить на «простые» и «сложные».

Мировой судья судебного участка № 3 г. Нижнекамска Кожевников В.А. постановлением от 31.03.20114 привлек к административной ответственности по ст. 19.29 КоАП РФ директора ООО «ххх» С. и назначил ему наказание в виде штрафа в размере 20 000 рублей. Как установил суд, С., будучи директором ООО «ххх», 19.11.2010 принял на работу К., специалиста 1 разряда, должность которой относится к должностям федеральной государственной гражданской службы. В соответствии с ч. 4 ст. 12 ФЗ «О противодействии коррупции» работодатель при заключении трудового договора с гражданином, замещавшим должность государственной или муниципальной службы, обязан в течение 2 лет после увольнения гражданина с государственной службы в 10-дневный срок сообщить о заключении такого договора представителю нанимателя государственного или муниципального служащего по последнему месту службы в порядке, установленном нормативными актами РФ. С. в установленный законом 10-дневный срок не сообщил о приеме на работу К., пояснив в ходе судебного заседания, что он не знал о том, что нужно сообщать в 10-дневный срок, поэтому сообщил лишь 03.12.2010.

В основу обвинения положены приказ о принятии на работу от 19.11.2010 К., список сообщений.

Подписка

Как уже было сказано, довольно часто виновный работодатель (юридическое лицо) не находит в себе силы отрицать очевидное нарушение требований закона. Именно поэтому в настоящее время дела в основном возбуждаются в отношении должностных лиц, а не юридических.

Однако в случае активного сопротивления работодателя при очевидных обстоятельствах привлечению к административной ответственности прокуратура возбуждает административное производство и в отношении юридического лица.

А к нему, как известно, санкции намного строже. В этом случае суд не так лоялен к действиям и желаниям правоохранителей, он зачастую ограничивается наказанием должностного лица работодателя, не привлекая к ответственности юридическое лицо в целом.

Мировым судьей Динского района вынесено постановление о привлечении директора ООО «Аура» к административной ответственности по ст. 19.29 КоАП РФ с назначением штрафа в размере 20 000 рублей (в связи с несообщением ООО «Аура» в администрацию муниципального образования Динского района информации о заключении трудового договора с бывшим начальником управления архитектуры и градостроительства, главным архитектором администрации Малюк А.Н.). В отношении же юридического лица ООО «Аура» мировым судьей применена ст. 2.9 КоАП РФ, и хозяйствующий субъект освобожден от административной ответственности в связи с малозначительностью совершенного правонарушения. Прокуратура Динского района считает постановление мирового судьи Динского района о вынесении юридическому лицу ООО «Аура» устного замечания незаконным и необоснованным, в связи с чем указанное постановление обжаловано в Динской районный суд Краснодарского края. К сожалению, результат обжалования на момент подписания журнала неизвестен5.

Что проверяем?

Мы не будем рассматривать, как проводит аудит консалтинговая организация на основании гражданско-правового договора, а остановимся на внутреннем аудите. Порядок его проведения зависит от целей. Можно проверить все сферы ведения и оформления кадровых документов, а можно лишь один участок, например, трудовые договоры.

В любом случае первым шагом к началу аудита будет издание приказа о проведении проверки, которым назначается проверяющий или создается комиссия по проведению аудита. В приказе же можно определить тему проверки.

Приведем примерный образец приказа.

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная школа N 72»

16 мая 2012 года г. Нижний Новгород

Приказ N 42

о проведении кадрового аудита

Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,

1. Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление приема на работу и предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» с 28 мая по 5 июня 2012 года.

2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

— заместителя директора по административно-хозяйственной работе Золотову О. Л.;

— учителя русского языка и литературы Парамонову В. С.;

— юрисконсульта Лопухова И. Р.

4. Представить отчет о проведенной проверке до 08.06.2012.

5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

Директор Комова /Л. В. Комова/

Волкова А. Г. 16.05.2012, Волкова

Золотова О. Л. 16.05.2012, Золотова

Парамонова В. С. 16.05.2012, Парамонова

Лопухов И. Р. 16.05.2012, Лопухов

Если тема проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь подготовить необходимые документы. Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию.

1. Штатное расписание. Скажем сразу, что о данном документе в Трудовом кодексе есть лишь упоминание, но указания на обязательность его составления нет. Постановлением N 1 унифицирована форма этого документа — Т-3.

Отметим, что контролирующие органы, будь то государственная инспекция труда, прокуратура или налоговики, практически всегда его запрашивают: из расписания ясны структура учреждения, фонд оплаты труда, надбавки и доплаты работникам.

2. График отпусков. Обязательность данного документа не ставится под сомнение, так как в ст. 123 ТК РФ прямо говорится, что ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не менее чем за две недели до наступления нового года. Форма графика Т-7 также унифицирована Постановлением N 1.

3. Личные карточки — формы Т-2 и Т-2ГС (МС). Их обязательно ведут на каждого работника, так как с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке — в ней в силу п. 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

4. Личные дела. Обязанность по их ведению установлена для отдельных категорий работников, к которым относятся государственные гражданские служащие, муниципальные служащие, сотрудники таможенных органов и пр.

Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Для государственных служащих субъекта РФ порядок ведения личного дела устанавливается нормативными актами этого субъекта. Например, для служащих г. Москвы он определен Указом мэра г. Москвы от 15.06.

5. Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) также должен быть в каждом учреждении, поскольку ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Обратите внимание! Раньше органы государственной власти, управления государственных внебюджетных фондов, управления территориальных государственных внебюджетных фондов, местного самоуправления, бюджетные учреждения, органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы России, для учета рабочего времени пользовались табелем по форме 0504421, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н.

6. Трудовые книжки установленного образца являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязан каждый работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Обратите внимание! Проверьте, назначено ли лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, все ли они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Кроме этого, просмотрите записи в трудовых книжках — они должны быть сделаны на основании приказов.

7. Трудовые договоры или служебные контракты. Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

— о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);

Перейти  Как обращаться к судье в гражданском процессе при разводе

— о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);

— о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);

— о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а);

— о поощрении (формы Т-11, Т-11а);

— о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).

Данные унифицированные формы должны применять все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности (п. 2 Постановления N 1).

Проверяя данные приказы, необходимо убедиться в наличии документов — оснований для их издания. Довольно часто они отсутствуют — ссылка в приказе на соглашение, заявление или иной документ есть, а самого его нет. Это нарушение.

9. Приказы по основной деятельности. Необходимо проверить наличие в них подписей руководителя, виз согласования. Напомним, что такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу.

Отметим, что надо не просто проверить наличие данных документов, но и обратить внимание на то, как они составлены. Например, в силу требований ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя. Статьей 57 ТК РФ определены условия, которые должны быть включены в текст трудового договора.

А вот со служебным контрактом все обстоит иначе. Помимо того, что федеральным законом определено его содержание, Указом Президента РФ от 16.02.2005 N 159 утверждена примерная форма контракта о прохождении государственной гражданской службы и замещении должности государственной гражданской службы.

Поэтому проверьте, чтобы контракты соответствовали требованиям законодательства не только по содержанию, но и по форме. А в части содержания отметим, что, например, важнейшим объектом проверки приказов об увольнении будет указание в них причины и основания увольнения.

На основании ст. 84.1 ТК РФ они должны быть указаны в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи. Проверяя содержание трудовых договоров, заострите внимание на наличии условий, которые в силу ст. 57 ТК РФ обязательны для включения в их текст.

Доказательства правонарушения: «стандартный» набор

Как уже было указано, инициатором привлечения должностных лиц организаций и юридических лиц является прокуратура, проводящая в рамках своей компетенции соответствующие проверки соблюдения законодательства в области борьбы с коррупцией.

На отдельном примере выясним, какие доказательства совершения факта правонарушения и наличия вины используются данным органом при формировании административного материала и подготовке его к рассмотрению в суде.

Фабула дела: С.А.Ю. с 01.12.2006 работала в администрации сельского поселения Лозовский сельсовет в должности ведущего специалиста, которая в соответствии с законом Липецкой области от 02.07.2007 № 67-ОЗ «О реестре должностей муниципальной службы Липецкой области» относится к старшей группе должностей муниципальных служащих. 30.11.2009 С.А.Ю. была уволена по собственному желанию из администрации сельского поселения Лозовский сельсовет. 01.09.2010 она принята на работу в ООО «РУБИКОН» на должность главного бухгалтера. Однако от генерального директора ООО «Рубикон» Мамедова Р.Г. в десятидневный срок сведения о заключении трудового договора с С.А.Ю. в администрацию сельского поселения Лозовский сельсовет не поступали.

Решение суда: постановлением мирового судьи Чаплыгинского судебного участка № 2 Липецкой области от 23.12.2010 по делу № 5-589/20107 к административной ответственности по ст. 19.29 КоАП РФ был привлечен генеральный директор ООО «РУБИКОН» Мамедов Р.Г., который был подвергнут административному наказанию в виде штрафа в доход государства в сумме … рублей.

Документы, положенные судом в основу решения:

  • постановление о возбуждении дела об административном правонарушении,
  • объяснения С.А.Ю., Мамедова Р.Г,
  • акт проверки от 15.12.2010,
  • копия трудовой книжки С.А.Ю.,
  • контракт с генеральным директором от 19.07.2010,
  • справка об увольнении С.А.Ю. из администрации сельского поселения Лозовский сельсовет,
  • приказ от 01.09.2010 о приеме на работу С.А.Ю. главным бухгалтером ООО «РУБИКОН»,
  • трудовой договор от 01.09.2010 № 1 с С.А.Ю.

Обратите внимание! Поскольку Мамедов Р.Г. признал свою вину в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 19.29 КоАП РФ, прокуратуре не потребовалось доказывать факт неисполнения Мамедовым Р.Г. обязанности по уведомлению предыдущего работодателя работника (писать и получать запросы из управления почтовой связи, курьерской службы и пр.).

Аудит программного обеспечения

В настоящее время большинство учреждений ведет кадровую документацию с помощью специализированных программных продуктов, а это значит, что проверять придется и их.

Инспектируя, обязательно проверьте, обеспечивает ли программа возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями действующего законодательства (возможно, что разработчики программного продукта «потеряли» отдельные необходимые реквизиты), все ли унифицированные формы содержатся в программе, насколько часто она обновляется, все ли формы документов актуальны.

Следующий немаловажный аспект, который нужно проверить, — порядок доступа к программному обеспечению и (или) создаваемой кадровой документации. При этом необходимо выяснить, кто из сотрудников компании связан с обработкой данных о персонале, и удостовериться в том, что система исключает возможность доступа к электронным формам документов тех сотрудников, в чьи служебные обязанности не входит работа с такими данными.

Аудит программного обеспечения работы кадрового подразделения позволит определить возможные каналы несанкционированного доступа или утраты кадровой информации, а также оценить целесообразность использования конкретного программного продукта.

Итак, в ходе аудита кадровой документации проверяются наличие обязательных документов, правильность оформления, а также соответствие содержания документов требованиям законодательства.

Сам процесс проведения проверки лучше документировать, чтобы потом при составлении итогового отчета не забыть что-нибудь важное.

Наказывают всех!

Казалось бы, правоохранители нацелены на сбор штрафов за нарушение ФЗ «О противодействии коррупции» в казну, вот и акцентируются на несчастных нарушителях – индивидуальных предпринимателях (ИП) да обществах с ограниченной ответственностью. Это не так.

Так, в отношении главы Ики-Бурульского сельского муниципального образования прокурором района возбуждено дело об административном правонарушении, предусмотренном ст. 19.29 КоАП РФ. 22.02.2011 постановлением мирового судьи Ики-Бурульского судебного участка он признан виновным и ему назначено наказание в виде штрафа в размере 20 000 руб.8

Нормативная база для проверки кадровой документации

— Трудовой кодекс.

Последним этапом проверки документов станет составление отчета, в котором будет описано текущее состояние дел, указаны проблемные зоны и возможные риски. Также обычно в отчете дают рекомендации по устранению выявленных нарушений трудового законодательства и недочетов, а также сообщают о возможном наказании, если нарушения не будут устранены (см. на стр. 45).

В случае аудита кадровой документации при смене руководства кадровой службы или специалиста по кадровому делопроизводству к заключению дополнительно нужно составить акт приема-передачи дел, приложением к которому будет перечень трудовых книжек (с указанием Ф. И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)).

В заключение отметим, что при периодическом проведении аудита кадровой документации у работодателя есть возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов — штрафов, приостановления деятельности организации, уголовной ответственности.

И помните, правильное ведение кадровой документации — залог успешного разрешения конфликтов с работниками и контролирующими органами.

Выявленные нарушения Нарушенный нормативный акт Возможное наказание Рекомендации по исправлению
1. Штатное расписание и документы по оплате труда
Установлена вилка окладов в штатном расписании Статьи 3, 20, 22, 132 ТК РФ. Нарушен принцип одинаковой оплаты за равный труд Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ) Разработать дифференцированную систему оплаты труда, например, ввести доплату работникам, имеющим дополнительные качества
2. Трудовые книжки
В раздел «Сведения о поощрении» внесена запись о приеме на работу Пункт 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ) Оформить вкладыш в трудовую книжку и перенести в него ошибочно внесенные в раздел «Сведения о поощрении» записи
3. Приказы об увольнении работника
В основании расторжения не указывается часть статьи Трудового кодекса Формы Т-8, Т-8а, ст. 84.1 ТК РФ Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ) Указывать в дальнейшем
4. Журналы регистрации и учета кадровых документов
Нет журнала учета мероприятий по контролю Статья 16 Федерального закона N 294-ФЗ Оформить
5. Иные нарушения
Не проводится проверка на наличие дисквалификации при приеме работников на руководящие должности Статья 32.11 КоАП РФ Административный штраф до 100 000 руб. (ст. 14.23 КоАП РФ) Перед заключением трудового договора с работниками, претендующими на руководящую должность, направлять запрос о возможной дисквалификации физического лица в ФНС, ведущую реестр дисквалифицированных лиц

Бывают и казусы…

15.02.2011 постановлением мирового судьи судебного участка № 1 в Новоторъяльском районе Мосунов В.А. был признан виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 19.29 КоАП РФ. Ему назначено наказание в виде административного штрафа в размере 20 000 рублей. Новоторъяльский районный суд Республики Марий Эл своим решением от 31.03.2011 по делу № 10-4/2011 постановление мирового судьи отменил и возвратил дело на новое рассмотрение тому же мировому судье9.

Мосунов В.А., освобожденный от должности председателя комитета по оперативному управлению муниципальным имуществом и земельными ресурсами администрации МО «Новоторъяльский муниципальный район» и уволенный из администрации МО «Новоторъяльский муниципальный район» 02.06.2009 с должности, которая отнесена к главной должности муниципальной службы, обязан был в течение 2 лет в случае последующего трудоустройства сообщить работодателю сведения о последнем месте своей службы, а также сообщить в десятидневный срок о заключении трудового договора работодателю по последнему месту службы. При назначении 21.12.2010 на должность директора ООО

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector