Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Регионы (добавочный обязательно):
8 (800) 550-71-06 (доб. 112, бесплатно)

Выдача подотчет директору по приказу

Понятие подотчетных денег

Новые правила подотчета 2019 представляют собой следующий порядок последовательных действий:

  1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
  2. Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
  3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
  4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, можно утвердить запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо от 21.07.

2017 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе об разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.

С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме.

Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.

По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Отчет по командировочным

Специальные условия определены для командировочных расходов. Отчитаться по ним работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.

Деньги могут предоставляться на самые разные цели:

  • приобретение оргтехники и канцелярских принадлежностей, бытовых товаров
  • оплату бензина
  • командировочные расходы и т.д.

Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.

Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.

Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.

Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.

Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности).

Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.

Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков.

Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.

Все приказы, издаваемые в компании, подлежат обязательному хранению. Длительность этого периода определяется либо правилами учетной политики, установленной внутри компании, либо законодательством РФ.

После того, как данный срок окончится, приказ можно либо передать в архив, либо уничтожить (с соблюдением процедуры, также указанной в законодательстве).

Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.

Вначале бланка напишите:

  • наименование организации;
  • наименование приказа;
  • его номер, дату, место составления.

После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:

  • обоснование и основание для создания приказа;
  • на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
  • максимальный размер сумм;
  • период, на который они могут выдаваться;
  • работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
  • ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.

Выдача подотчет директору по приказу

Приказ о назначении подотчетных лиц – образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.

Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах — образец его оформления будет представлен ниже — содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.

Подробнее об отчетах читайте в нашей статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия. Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств.

Локальный акт — приказ о подотчетных лицах — должен содержать следующие реквизиты:

  • в шапке — наименование компании;
  • дату (даты) составления/утверждения документа;
  • список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
  • информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);
  • Ф. И. О. и подпись руководителя;
  • Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.

Приказ о подотчетных лицах образца 2018-2019 годов должен содержать указание о предельном сроке, на который могут выдаваться деньги под отчет. Дело в том, что в соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.

Однако существуют нормативные ограничения по конечной дате сдачи отчета — не позднее трех дней после завершения срока, на который были выданы средства под отчет. Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.

О других нововведениях в расчетах с подотчетными лицами читайте здесь.

Составляем приказ о подотчетных лицах - образец 2017-2018

К категории подотчетных могут относиться любые работники предприятия:

  • секретари, которые получают из кассы деньги на приобретение канцтоваров, материалов для оргтехники и прочего офисного оборудования,
  • завхозы, которым деньги выдаются для покупки бытовых или хозяйственных принадлежностей. Также к подотчетным лицам относятся специалисты, часто бывающие в командировках, им авансом под отчет выдаются средства для оплаты билетов, гостиниц, представительских расходов и т.п.,
  • водители, получающие «наличку» для оплаты бензина и прочих топливных жидкостей, запчастей тоже имеют статус подотчетных,
  • бухгалтеры и кассиры предприятий.

Отдельно можно выделить сотрудников филиалов и структурных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и получающих деньги на осуществление хозяйственных и иных расходов из основной кассы предприятия.

  1. Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
  2. Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
  3. После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.
  1. Заявление на выдачу под отчет директору возможно только при условии траты наличных денег на ведение хозяйственной деятельности предприятия.
  2. Чтобы оформить распоряжение по выдаче подотчетных сумм, необходимо состоять в трудовых или гражданско-правовых отношениях с предприятием, выдающим деньги.
  3. Изучить образец заявления, в котором изложены принципы выдачи наличных денег под отчет. Как правило, в образце содержится информация о сумме и дате, когда берутся денежные средства. Обязательным является подтверждение оформленного документа у руководителя компании. Если приказ о подотчетном лице на директора оформляется путем перечисления денежной суммы на безналичный счет, документальное подтверждение тоже необходимо. Об этом сообщают представители Министерства финансов РФ в письме № 03-11-11/42288 от 25.08.14.
  4. Передача подотчетных денег руководителю, как и любому другому сотруднику, происходит при единовременном оформлении ордера расходно-кассовых операций по форме ОКУД 0310002.
  5. Получить деньги под отчет по заявлению возможно лишь при отсутствии задолженности по ранним запросам, а после выдачи подотчетной суммы получатель должен в течение 3 дней произвести отчет по затратам и представить соответствующие документы в бухгалтерию.
  6. Документы по отчету необходимы для тщательного анализа и проверки расходов. После этого генеральному директору или главному бухгалтеру предприятия предстоит определить срок, за который произойдет полное погашение выданной суммы. Следует учитывать, что, согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, максимальная сумма по выдаче денежных средств таким способом не определена. Поэтому сроки и сумму руководство предприятия может определить по своему усмотрению.
Перейти  Процедура изменения сроков выплаты заработной платы как правильно оформить документы о переносе даты выдачи зарплаты

Сроки выдачи денежных средств

Поэтому более логичным будет составление распорядительного документа, например приказа о выдаче средств в подотчет.

В распорядительном документе должны фиксироваться (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):

  • дата и регномер;
  • Ф. И. О. подотчетника;
  • сумма и период, на который она выдана;
  • виза руководителя компании или ИП.

Можно ли составить один приказ на подотчет для нескольких сотрудников, узнайте .

Выдача подотчет директору по приказу

Авансовый отчет по выдаваемым самому директору подотчетным средствам также должен быть предоставлен в бухгалтерию, а остатки возвращены в кассу не позднее 3 дней после завершения срока, на который они предоставлялись под отчет, либо же (если директор находится в командировке или он вышел на больничный) в течение 3 дней после даты выхода руководителя на работу.

Многие считают, что раз директор сам у себя запрашивает выдачу средств под отчет, то заявление или приказ составлять не нужно. Это мнение ошибочно.

Руководитель вправе составить заявление о выдаче подотчетных сумм. Но оформляться оно будет несколько иначе.

Директор в данном случае обладает особым правовым статусом, т. к. он одновременно представляет собой и наемного сотрудника организации, и ее руководителя (ст. 40 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ и ст. 11, 16, 20, 273 Трудового кодекса).

Основным отличием случая оформления заявления подотчет директору является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе.

В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).

А тот факт, что директор визирует свое заявление, хоть и будет выглядеть несколько абсурдным, но не является ошибкой с точки зрения соблюдения кассовой дисциплины. Отсутствие разрешающей визы директора на своем заявлении также не выглядит неправомерным.

В крупных компаниях, где предусмотрено несколько должностей директоров, такая ситуация может быть успешнее разрешена, когда заявление директора о подотчете завизирует, к примеру, исполнительный директор.

  • распорядительный документ юрлица;
  • письменное заявление подотчетника.
  • Напомним, что до 19.08.2017 письменное заявление подотчетного лица было обязательным (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У в ред., действ. до 19.08.2017). Теперь же организация сама решает, как обосновать выдачу наличных.

    В таком заявлении, составленном в произвольной форме, должна быть информация о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. На заявлении должны стоять подпись руководителя и дата. Аналогичные сведения, а также Ф.И.О.

    Если организация решит использовать заявку на выдачу денежных средств под отчет, образец ее можно посмотреть здесь.

    Приказ о выдаче денежных средств в подотчет: образец

    Общество с ограниченной ответственностью «Светотехника» 109544, г. Москва, б-р Энтузиастов, д.11 ИНН 7705217099 / КПП 770501001

    ПРИКАЗ № 37к О выдаче денежных средств под отчет

    г. Москва 13.09.2017

    В целях осуществления расходов работниками ООО «Светотехника»

    1. Выдать под отчет менеджеру Гаврикову С.П. наличные денежные средства из кассы в размере 35 000 рублей на командировочные расходы; 2. Установить срок, на который выданы денежные средства, — до 29.09.

    Директор и учредитель одно и то же лицо, МП на УСН. Должен ли директор писать заявление, и на чье имя, о выдаче подотчетных сумм из кассы, с расчетного счета? Или правильнее учесть это в учетной политике?

    Выдавайте руководителю деньги под отчет в том же порядке, что и обычному работнику. Никаких исключений из правил для генерального директора нет.

    То есть директор, желающий получить деньги под отчет, точно так же на каждую сумму должен писать заявление (п. 6.3 Указания № 3210-У). Подавая заявление на выдачу денег под отчет, директор пишет такие же формулировки, что и любой другой сотрудник.

    Если подотчетные деньги перечисляются на карты сотрудников, тогда в заявление следует добавить еще такое поле, как «Реквизиты банковской карты».

    Обоснование. Выдать деньги под отчет вы можете только на основании заявления от работника (абз. 1 п. 6.3 Указания № 3210-У). Причем заявление следует брать и при выдаче средств из кассы и при их перечислении на личные или зарплатные карты сотрудников (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

    Составляется заявление на подотчет в произвольной форме, но обязательно там должны быть отражены следующие реквизиты: требуемая сумма наличных, срок, на который выдаются деньги, дата, подпись руководителя или предпринимателя (п. 6.

    3 Указания № 3210-У). Причем каких-либо ограничений по размеру подотчетных и срока, на который они выдаются, в законодательстве нет. Под отчет можно выдать любую сумму и на любой срок, если это одобрил руководитель.

    Так вот, чтобы ваши работники каждый раз сами не ломали голову, что писать в заявлении, вы можете сделать для них единый шаблон. Каждый раз они будут заносить туда свои данные. Примерный образец шаблона мы представили ниже.

    ООО «Зеленый дом»

    работающего в должности

    __менеджера по закупкам_

    Заявление

    Прошу выдать мне под отчет наличные денежные средства в сумме _50 000 _

    (_Пятьдесят тысяч____) руб. для покупки _отделочных_материалов________.

    (сумма прописью) (цель выдачи денежных средств)

    ___для ремонта офиса на срок пять календарных дней.

    (количество дней, на которые выдаются деньги)

    (дата) (подпись) (расшифровка подписи)

    Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует

    Бухгалтер Леонова__ А.В. Леонова

    Генеральный директор Поляков А.П. Поляков

    (подпись) (расшифровка подписи)

    Оформляйте такое заявление при каждой выдаче денег работникам, включая руководителя. Поскольку для него никаких исключений не предусмотрено. Однако бланк для директора составьте с несколько иными формулировками.

    Например, вместо «Прошу выдать…» напишите «Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере…». Ведь руководитель не может сам у себя просить деньги. В конце заявления предусмотрите место только для одной подписи директора. Она будет одновременно и разрешающей.

    Если же вы перечисляете деньги под отчет на карты работникам, то тогда добавьте в шаблон заявления еще такое поле как «Реквизиты карты». Туда работник будет вписывать наименование банка, его БИК, корреспондентский счет, ИНН/КПП, номер лицевого счета своей карточки. А к авансовому отчету в последствие приложит документы, подтверждающие оплату этой картой.

    Ну и еще один реквизит, который лучше отразить в заявлении — это сведения об отсутствии задолженности у работника по ранее выданным суммам. Их важно отметить, поскольку вы можете выдать сотруднику деньги под отчет, только если он отчитался по предыдущим суммам (абз. 3 п. 6.

    3 Указания № 3210-У). Если нет — то перечислять подотчетные средства работнику нельзя. За игнорирование этой обязанности фирму могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а предпринимателя — на 4000 — 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

    Судьи в таких вопросах обычно поддерживают налоговиков. И подтверждают, что выдача под отчет денег работнику, имеющему задолженность, является административным нарушением (постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 22.08.2014 № А45-5774/2014 и Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.02.2014 № 09АП-47328/2013).

    Поэтому, чтобы не попасть под штрафы, проверяйте информацию об отсутствии долгов в заявлении. Тогда руководитель станет подписывать заявление только после соответствующей визы бухгалтера.

    Отчитаться по суммам, полученным под отчет, сотрудники должны не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на которые они выданы. Или в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки, если деньги были выданы на нее (п.

    Выдача подотчет директору по приказу

    Подотчетнику необходимо составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расход денег — копии чеков, накладные и пр. (п. 6.3 Указания № 3210-У). Без оправдательных бумаг утверждать авансовый отчет нельзя.

    Вам же, как бухгалтеру, надо следить за тем, чтобы сотрудники отчитывались о полученных и истраченных средствах во время. Поскольку если это не будет сделано, то выданные под отчет средства вам придется посчитать задолженностью работника и удержать их из его зарплаты.

    Если же вы решите не взыскивать долг, то на подотчетные надо будет начислить страховые взносы. Такой невыгодный вывод содержится в новом письме ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250. Правда, если работник предоставит авансовый отчет с подтверждающими документами, то взносы придется пересчитать в сторону уменьшения.

    Таким образом, чтобы избежать столь сложной процедуры, которой советуют придерживаться чиновники, а также обезопасить себя от возможных штрафов и доначислений со стороны контролеров всегда проверяйте сроки по подотчету.

    • номер и дату составления;
    • наименование компании;
    • полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, ФИО;
    • максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
    • цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.
    Перейти  Как забыть бывшую жену которую любишь если есть ребенок

    Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

    ООО «Зеленый дом»

    Заявление

    Мы советуем добавить в бухгалтерскую учетную политику информацию о том, что вы можете выдавать суммы в подотчет как через кассу, так и на карты работников. Даже если пока вы выдаете только наличные. Ведь дополнительное условие вас ни к чему не обяжет, а возможно, в будущем вам потребуется перечислять подотчетные средства на карту.

    Примерный образец формулировок мы представили ниже.

    Выдача подотчет директору по приказу

    Общество с ограниченной ответственностью

    Приложение к приказу от 29.12.2014 № 64

    Учетная политика для целей бухгалтерского учета

    10. Порядок расчетов с подотчетными лицами

    10.1. Денежные средства работникам под отчет на хознужды, закупку горюче-смазочных материалов и командировочные расходы организация выдает наличными или перечисляет на зарплатные и личные банковские карты работников.

    10.2. Способ выдачи подотчетных средств работник указывает в заявлении, которое должен подписать генеральный директор организации или его заместитель.

    10.3. По окончании срока, на который выданы подотчетные суммы, работник должен в течение трех рабочих дней в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие расходы документы. Неиспользованный остаток денег он вносит в кассу организации независимо от способа получения (наличными или на карту).

    Один важный момент — оформляя платежку на перечисление подотчетных сумм на карту, в назначении платежа укажите, что это подотчетные средства. Тогда не будет никаких сомнений, что суммы вы выдали именно под отчет, а не в качестве зарплаты.

    Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 6.3 Указания № 3210-У). По смыслу приведенной нормы она является императивной, иными словами, установленное данной нормой требование является обязательным для применения и не может быть изменено локальным нормативным актом организации либо учетной политикой.

    При этом необходимо учитывать, что выдача денежных средств под отчет подразумевает, что физическое лицо после совершения операций в интересах юридического лица должно отчитаться об израсходованных средствах, приложив к отчету оправдательные документы, а также вернуть остаток неизрасходованных сумм (при их наличии).

    Специалисты Минфина России (письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610) пояснили, что, поскольку денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены, организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры для обеспечения этого.

    Если срок для сдачи авансового отчета пропущен, то работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ).

    При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка сотрудника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

    Кроме того, компания вправе принять решение о прощении долга подотчетному лицу (ст. 415 ГК РФ).

    Отметим, что на сегодняшний день за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет, заключающееся в выдаче средств лицу, которое не отчиталось за ранее предоставленные под отчет суммы, административная ответственность не предусмотрена (в частности, ст. 15.

    Выдача подотчет директору по приказу

    1 КоАП РФ не называет такое нарушение в качестве основания для применения предусмотренных ею мер административной ответственности) (пост. Девятого ААС от 13.05.2013 № 09АП-10884/13, от 31.01.2013 № 09АП-34612/12).

    Деньги, выданные под отчет, нельзя расценивать и как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ).

    При этом при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды исходят из фактических обстоятельств в каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении ВАС РФ (пост.

    Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12) указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей.

    Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно статье 210 Налогового кодекса указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

    Из анализа арбитражной практики можно сделать вывод, что если подотчетные суммы действительно были израсходованы, расходы обоснованы и документально подтверждены (в том числе с помощью документов, оформленных с нарушениями установленного порядка), ТМЦ (работы, услуги) оприходованы (приняты на учет) организацией, то в таком случае денежные средства, выданные работнику под отчет, не облагаются НДФЛ.

    Если же документальное подтверждение производственной направленности полученных директором под отчет денежных средств отсутствует, в этом случае, по мнению автора, велик риск переквалификации рассматриваемых сумм в доход, подлежащий обложению НДФЛ (пост. АС УО от 21.10.2015 № Ф09-7527/15, ФАС СЗО от 09.06.2014 № Ф07-3694/2014).

    В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга признается доходом физического лица и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Это обусловлено тем, что доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами 23 и 25 Налогового кодекса (ст. 41 НК РФ).

    При прощении долга с физического лица снимается обязанность по его возврату и у него появляется возможность распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению, то есть у физлица возникает экономическая выгода и, соответственно, доход в размере суммы прощенной задолженности.

    Судьи сочли доводы ПФР необоснованными и поддержали выводы судов первой инстанции (пост. Первого ААС от 11.04.2013 № 01АП-3952/12 по делу № А43-14173/2012) о том, что суммы, полученные под отчет на хозяйственные нужды организации, не соответствуют понятию дохода в смысле, придаваемом указанному понятию законодательством, поэтому они не подлежат учету в качестве базы для начисления страховых взносов.

    Таким образом, в данной ситуации не исключено, что при проверке правильности исчисления страховых взносов организации будут доначислены страховые взносы на подотчетные суммы, не возвращенные в кассу организации.

    В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга, по мнению представителей ФСС России, также подлежит обложению страховыми взносами. Об этом свидетельствует судебная практика (пост. АС ВВО от 25.12.

    2015 № Ф01-5400/15, АС ПО от 07.05.2015 № Ф06-22902/15, АС УО от 06.04.2015 № Ф09-3743/14, ФАС СЗО от 17.03.2014 № Ф07-819/14). В указанных постановлениях суды поддержали компании и признали, что сумма прощенного долга (речь идет о прощении долга, возникшего из договора займа) не подлежит обложению страховыми взносами.

    Если организация освобождает физическое лицо от возврата денежных средств, то такая операция может быть квалифицирована как дарение. В соответствии со статьей 572 Гражданского кодекса по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом.

    Как указал Президиум ВАС РФ (Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 21.12.2005 № 104), квалифицирующим признаком дарения является его безвозмездность (п. 1 ст. 572 ГК РФ). При этом гражданское законодательство исходит из презумпции возмездности договора (п. 3 ст. 423 ГК РФ).

    Поэтому прощение долга является дарением только в том случае, если судом будет установлено намерение кредитора освободить должника от обязанности по уплате долга в качестве дара. Следует отметить, что в случае передачи подарка (в том числе в виде денежных сумм) работнику по договору дарения объекта обложения страховыми взносами не возникает (письмо Минтруда России от 22.09.2015 № 17-3/В-473, п. 5 письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260).

    О том, кто такие подотчетные лица, а также об особенностях синтетического и аналитического учета расчетов с ними мы рассказывали в нашей консультации. В этом материале напомним о порядке документального оформления выдачи денежных средств под отчет и изменениях, произошедших в этом порядке в 2017 году.

    ООО «Зеленый дом»

    Заявление

    Прошу выдать мне под отчет наличные денежные средства в сумме _50 000_

    ___для ремонта офисана срок пять календарных дней.

    БухгалтерЛеонова__ А.В. Леонова

    Генеральный директорПоляковА.П. Поляков

    Учетная политика для целей бухгалтерского учета

    Рассмотрим как оформить приказ, чтобы избежать ненужных споров в налоговыми органами.

    Выдача подотчет директору по приказу

    Составить приказ нужно в свободной форме. Однако содержать он должен четко сформулированную, а не «размытую» информацию. Если информация будет представлена в неточном виде, то организацию могут привлечь к административной ответственности за неправильное ведение кассовых документов.

    Штраф при этом составит 50 000 рублей. Помимо этого сотруднику на подотчетные средства могут начислить НДФЛ, если проверяющие налоговые инспекторы посчитают выданные денежные средства за доход работника.

    Отчетность по потраченным деньгам

    Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:

    • квитанции;
    • товарные и кассовые чеки;
    • проездные билеты;
    • прочие, подтверждающие оплату бланки.

    Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.

    Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.

    Если работник потратил свои деньги, это не является подотчетом!

    Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.

    Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ.

    Онлайн журнал для бухгалтера

    Как производится выдача денежных средств в подотчет? По какой форме подавать заявку на выдачу денежных средств? По какой форме издавать приказ о выдаче денег? В какие сроки нужно уложиться? Какие изменения в этой части действуют с 2018 года? Давайте разберем актуальный порядок выдачи денежных средств подотчет.

    Перейти  Продление гарантии после гарантийного ремонта

    Выдача подотчет директору по приказу

    В целях соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п.п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Следовательно, под отчет деньги можно выдать, в том числе, подрядчику.

    Заявление о выдаче денег: нужно ли оно?

    Специально предусмотренной ответственности для юрлиц за нарушение порядка оформления заявления или распорядительного документа на выдачу средств под отчет не существует. Однако работники налоговой службы при проверке соблюдения кассовой дисциплины на предприятии, обнаружив отсутствие бумаг на подотчет, могут вменить нарушение:

    • Порядка хранения сумм наличности, превышающих установленный лимит. Основанием для наложения ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП России для налогового инспектора чаще всего служит вывод, что средства из кассы были выданы неправомерно, а значит, должны оставаться в кассе. При превышении лимита излишки наличности должны в тот же день быть сданы в банк. Существует неблагоприятная для налогоплательщиков судебная практика, основанная на таких выводах (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК).
    • Порядка соблюдения кассовой дисциплины в целом.

    Но есть и положительная для налогоплательщиков практика, благодаря которой ясно, что не все судьи усматривают необходимость наложения ответственности за такие нарушения кассовой дисциплины, как отсутствие документов на подотчет (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

    В то же время, если есть существенные (по мнению налоговиков) нарушения кассовой дисциплины, такие как отсутствие указаний о сроках выдачи средств под отчет, судьи обычно принимают сторону работников налоговой службы (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).

    Для того чтобы избежать наложения штрафа (если проверка уже началась), можно воспользоваться своим правом и предоставить затребованные документы на следующий день (п. 31 регламента, утвержденного приказом Министерства финансов от 17.10.2011 № 133н).

    Выдача подотчет директору по приказу

    Исправлять подобного рода ошибки следует лишь за последние 2 месяца, ведь в соответствии с п. 1 ст. 4.5 КоАП срок давности для наложения административной ответственности составляет 2 месяца от даты совершения нарушения.

    Больше информации об ответственности за нарушение кассовой дисциплины — в нашей статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

    ВАЖНО! Если подотчетные средства перечисляются на платежную карту (зарплатную, корпоративную), заявление от подотчетника или распорядительный документ, по мнению финансового ведомства РФ, также необходимо. Об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

    Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.

    Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У. С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления.

    На что опираться при создании приказа

    Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.

    В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.

    Процесс выдачи денег

    Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:

    • оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
    • после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
    • оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):
    Проводка Операция
    Д 71 — К 50 Работнику выданы деньги под отчет

    Выданные под отчет деньги не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

    Стоит заметить, что выдача денежных средств в подотчет учредителю или директор не запрещена. Однако стоит понимать, что никаких «поблажек» для руководителей в этой части не предусмотрено. Так, например, учредитель, как и любой другой сотрудник, обязан вернуть полученные подотчетные средства.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

  • оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
  • Как издавать приказ о выдаче денег: пример

  • после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
  • оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):
  • Особенности выдачи

    В любом случае нужно помнить, что данные правила действуют для каждого сотрудника компании. И директор, который является ее главным лицом, по трудовому законодательству имеет такие же права на получение подотчетных денег. Но и в этой ситуации появляются вопросы: как правильно выдать деньги под отчет директору.

    Для этого важно объяснить некоторые особенности:

    1. Руководитель по законодательству имеет трудовые взаимоотношения с собственным предприятием, поэтому процесс выдачи денег под отчет генеральному директору осуществляется на основании стандартных правил для всех сотрудников.
    2. Главная особенность при оформлении выдачи денег под отчет заключается в том, что генеральному директору придется самостоятельно заверить заявление. Согласно вышеупомянутому Указанию под номером 3210-У, для правомерного получения денег под отчет в такой ситуации необходимо наличие именно заявления, а не другого документа. Следование законодательному указанию позволит устранить риски при ведении отчетности о расходовании денежных средств перед контролирующими органами.
    3. Делаем вывод, что выдача подотчетных сумм директору предприятия происходит на основании общих правил, которые справедливы по отношению ко всем сотрудникам. В данном случае любой человек, связанный трудовым договором с компанией, не должен иметь задолженности по предыдущим суммам под отчет.

    1. Руководитель по законодательству имеет трудовые взаимоотношения с собственным предприятием, поэтому процесс выдачи денег под отчет генеральному директору осуществляется на основании стандартных правил для всех сотрудников.
    2. Главная особенность при оформлении выдачи денег под отчет заключается в том, что генеральному директору придется самостоятельно заверить заявление. Согласно вышеупомянутому Указанию под номером 3210-У, для правомерного получения денег под отчет в такой ситуации необходимо наличие именно заявления, а не другого документа. Следование законодательному указанию позволит устранить риски при ведении отчетности о расходовании денежных средств перед контролирующими органами.
    3. Делаем вывод, что выдача подотчетных сумм директору предприятия происходит на основании общих правил, которые справедливы по отношению ко всем сотрудникам. В данном случае любой человек, связанный трудовым договором с компанией, не должен иметь задолженности по предыдущим суммам под отчет.

      zhazhda.biz

      Смотрите еще:

      • Как оформить эцп в казначействеДоверенность на получение ЭЦП
        Обновление: 2 марта 2018 г.
        Доверенность на получение электронной подписи (образец)
        Для формирования ЭЦП юридическому лицу следует обращаться в специализированный удостоверяющий центр. Если при получении сертификата на ЭЦП от имени юридического лица выступает не руководитель, а […]
      • Законы о воссоединении семьиРеализация программы воссоединения семьи в РФ
        По разным причинам члены одной семьи могут быть разбросаны по разным странам. Постоянное проживание в других государствах создает множество помех для общения и нормального функционирования семьи. Именно поэтому существует программа воссоединения семьи в России, […]
      • Как начисляется налоги на зарплатуНалоги на заработную плату
        Заработная плата является главным и основным доходом большинства физических лиц и законодательно рассматривается как прибыль. Именно поэтому зарплата всегда подвергается обязательному налогообложению во всех странах, в том числе и в России.
        Налоги являются одним из средств […]
      • Неуплата налога ндфлОтветственность за неуплату налогов физическими лицами
        В нашей юридической практике наиболее часто встречающимися вопросами по поводу налогообложения физических лиц являются:
        Какие предусмотрены наказания и штрафы за неуплату налогов?
        Предусмотрена ли уголовная ответственность за неуплату налогов […]
      • 13 налог наследствоСуществует ли налог на наследство и сколько нужно платить?
        При наследовании движимого и недвижимого имущества, денежных средств, материальных ценностей платить налог на наследство в 2018 году по завещанию не нужно.
        Данное обязательство было отменено еще 10 лет назад. Сейчас единственный платеж, подлежащий […]
      • Декларация по налогу о продаже автомобиляЗаполнение и документы для 3-НДФЛ при продаже автомобиля
        Каждый любитель авто однажды приходит к решению продать машину. В данной ситуации закон обязывает граждан уплачивать налог с реализации имущества в размере 13% от стоимости сделки. Подготовка отчётности порой оказывается непреодолимым препятствием для […]
      • Пенсии военным вдовам 2018 годКак получить две пенсии вдове военного пенсионера в 2018 году
        Вас постигло несчастье, и ваш супруг, военный пенсионер, умер? Вы боитесь, что не сможете прожить на одну пенсию? В 2015 году Госдума озаботилась этим вопросом и приняла закон, согласно которому вдовы и вдовцы данной категории смогут получать […]
      • Возврат налога за покупку автомобиля в 2014 годуНалоговый вычет при покупке автомобиля
        Последнее обновление 2018-01-01 в 10:50
        Один из наиболее популярных видов льгот — это вычет на приобретение имущества. Он составляет 13% от стоимости покупки, но не более чем 2 000 000 руб.
        Можно ли вернуть 13 процентов с покупки машины?
        Возврат налога при покупке […]
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Юридическая помощь
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

    Adblock detector